Les dessous de l’expertise Gathering Tools


Depuis 2003, Gathering Tools édite et intègre sa solution de collecte automatisée de données de type Excel. Ces seize années ont mené l’entreprise vers différents projets, différentes entreprises et différents interlocuteurs. Ils ont tous enrichi la vision et la méthode qui est aujourd’hui utilisée au sein de GT. Ce sont aussi grâce à eux que l’expertise de  Gathering Tools est si riche et pointue. Voici un florilège des principaux points forts de l’expertise GT.

Une double compétence pour casser les silos

décloisonner entrepriseL’expertise de Gathering Tools repose sur une base essentielle : la capacité à comprendre d’une part, les problématiques métiers et d’autre part, celles de la DSI afin de créer une passerelle entre ces deux mondes parfois si lointains. Pour ce faire, nous sommes très exigeants dans nos recrutements et notre politique de formation interne. Nous demandons à nos futures recrues de maîtriser les environnements Excel, utilisés par le métier, aussi bien que les bases de données SQL, l’environnement de la DSI. Grâce à cette double connaissance, nous pouvons mettre en harmonie les besoins métiers et les objectifs IT. 

Dans les entreprises où la relation DSI / métiers peut parfois être complexes, déployer GT est en effet l’occasion de recréer du lien, de fluidifier les échanges. Yannis RAFFIN, Business Intelligence – IT Corporate chez GEODIS en témoigne : “L’acquisition de Gathering Tools s’est faite pour deux raisons principales. La première est que, côté IT, nous voulions compléter notre offre de solutions autour de la donnée. L’idée était de disposer d’un process de collecte intégré, fiable et sécurisé pour, notamment, enrichir notre portail de reporting. La seconde, tout aussi importante, est que les métiers souhaitaient bénéficier de workflow de collecte de données très intuitifs, proposant des fonctionnalités avancées de suivi, de traçabilité et de mise en place de règles de gestion complexes. Nous avons alors fait converger ces intérêts complémentaires grâce à GT.

Suite à son déploiement, nous avons parlé en interne de la solution et elle a rapidement fait des émules. Même si l’utilisation est restée au départ assez confidentielle, le bouche-à-oreille a fait son oeuvre et les métiers sont venus à nous avec de nombreuses idées de projet. Ce sont soit des remplacements de processus existants, soit de nouvelles idées de collecte pour du reporting. La relation entre l’IT Corporate et les directions métiers a donc clairement pris un nouveau tournant grâce à GT !

Une méthode projet agile et collective

méthode projet agileToujours dans un souci de réflexion collective et de co-construction, nous avons établi notre méthode projet de manière à ce que toutes les parties prenantes  soient réunies dès les prémices. En effet, démarrer un projet GT pour la fonction trésorerie d’un grand groupe, sans prévenir la DSI dès le départ, peut être source de ralentissements ou de coûts supplémentaires. Si les spécificités du SI ne sont pas prises en compte dès le démarrage, l’intégration des données pourrait se révéler plus compliquée que prévue.

Afin que le projet réponde à tous les besoins, ceux des métiers et de la DSI, nous fonctionnons donc collectivement et par itération afin de conserver une grande agilité. C’est seulement de cette manière que nous pouvons challenger et améliorer les processus métiers existants. Ils peuvent, par exemple, tester à tout moment les formulaires développés grâce au module Answer. Mais cette souplesse s’inscrit toujours dans le cadre d’étapes d’avancement clairement définies. Pour avoir plus de détails c’est ici : “La méthodologie projet GT (agrémentée de précieux conseils)”.

Des possibilités de formation adaptées à tous les profils

formation data qualityLa seule étape de formation “obligatoire” au logiciel Gathering Tools concerne les gestionnaires de campagne. Nous leur recommandons vivement de suivre un module d’une demi-journée de formation pour apprendre à gérer toutes les subtilités de la gestion de campagne GT et ainsi profiter de toute sa richesse fonctionnelle. Pour les contributeurs aux campagnes, quelques minutes de démonstrations suffisent dans la plupart des cas, puisque GT reprend trait pour trait l’univers Excel qui leur est familier. Ils ne sont donc pas perdus, bien au contraire !

Pour les clients qui souhaitent acquérir des licences de développement pour une totale autonomie dans la création de projet, nous avons mis en place un programme de formation plus poussé. Il comporte deux niveaux de formation, ainsi qu’une certification.

Un support réactif et modulable

support Gathering ToolsCe n’est pas un point très original mais il est toutefois central : le support client. Il est évidemment inclus dans les tarifs de maintenance et notre équipe est disponible tous les jours ouvrés de 09h00 à 18h00. Nous traitons toutes les questions, les plus basiques comme les plus complexes. La seule distinction que nous faisons concerne la nature de la demande : concerne-t-elle les fonctionnalités du logiciel GT ou une remise en cause du processus lié à son utilisation ?

Grâce à notre équipe support, nos clients peuvent automatiser en toute autonomie leurs processus type Excel, sécuriser les workflows de tableurs ou encore fiabiliser les processus de validation des flux de travail sous Excel.

Bien évidemment, l’expertise Gathering Tools et sa diffusion ne s’arrêtent pas là. Nous organisons chaque année un club utilisateurs pour que cette expertise, et celle de nos clients, soit partagée de vive voix, au travers d’exemples concrets. D’ailleurs, si vous souhaitez présenter l’un de vos projets à la communauté GT, la prochaine édition se tiendra début 2020 !