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Gathering Tools en quelques mots

Comment consolider Excel ? Grâce à Gathering Tools. La solution convertit vos processus de collecte de données sous Excel en workflow sécurisés, prêts à être intégrés dans votre système d’information, et sans plus de dépendance technique à Excel. Nous utilisons le terme « conversion » à dessein : Gathering Tools convertit littéralement votre existant Excel, afin de diminuer à la fois les coûts de maintenance de vos processus, mais également la gestion du changement pour vos utilisateurs.

Vous le savez, des processus de collecte de données Excel existent dans votre organisation (voir notre infographie sur l’utilisation des tableurs en entreprise). Ils sont fréquemment complexes et volumineux car ils matérialisent un contexte fonctionnel dans toute sa richesse. Ces processus fonctionnent, ils créent des données dont votre organisation a besoin et, de ce point de vue, ils représentent un investissement important. Bien évidemment, l’utilisation d’Excel comme outil de collecte présente un certain nombre de risques (sécurité, conformité, traçabilité, etc.) et engendre d’importants coûts de maintenance. Pour autant, le fait que l’outil Excel présente des lacunes implique-t-il que les documents Excel que vos services ont créés n’ont aucune valeur ? Nous ne le croyons pas.

Gathering Tools vous propose donc de consolider vos données tableurs en reproduisant votre existant Excel dans une solution sécurisée et intégrée à votre système d’information, sans n’avoir plus aucune adhérence technique à Excel.

(Pour aller plus loin : « Excel et la gouvernance des données : comment les concilier ?« )


Conversion des classeurs Excel en formulaires

Comment fiabiliser votre existant Excel sans utiliser Excel ? Voici notre méthode : avec Gathering Tools vous convertissez vos fichiers Excel en formulaires ou tableaux de bord, dans notre format de document. Pas d’inquiétude, vous pourrez toujours ré-exporter vos documents au format Excel – ou LibreOffice – si vous le désirez. Chaque fonctionnalité du classeur d’origine (formules, formats de nombres, graphiques, règles de gestion…) est fidèlement reproduite, quelle que soit la volumétrie et la complexité. De plus, de nombreuses nouvelles fonctionnalités sont implémentées afin de remplacer les macros VBA et ainsi diminuer les coûts de maintenance. Gathering Tools implémente des contrôles de cohérence empêchant l’utilisateur de transmettre des données incomplètes ou incohérentes (comme en témoigne le retour d’expérience du Groupe BIC sur la construction des prévisions de trésorerie).

Les feuilles de calculs fonctionnent en mode déconnecté, la connexion n’étant requise que pour la transmission et la synchronisation des données, Gathering Tools peut ainsi être déployé sur un périmètre international sans contraintes de performances. Nos clients peuvent ainsi déployer notre solution de consolidation excel sur la totalité de leur réseau (filiales, usines, magasins, entités…) afin de pouvoir collecter les données terrain au niveau le plus fin. Enfin, vous pouvez inclure dans vos processus de collecte des utilisateurs travaillant dans d’autres organisations que la vôtre.

Vous pouvez ainsi garantir aux utilisateurs que la nouvelle solution de consolidation de données tableur reprendra toutes les fonctionnalités et l’ergonomie des documents existants : c’est de cette façon que Gathering Tools vous offre plus de qualité de données et moins de gestion du changement.


Synchronisation à votre Système
d’information

Gathering Tools permet de transformer les structures des classeurs Excel (onglets, tableaux, listes, plages…) en compartiments de données qui sont associés aux objets de votre système d’information ou d’une base de données locale.

Ainsi, chaque utilisateur travaille sur un tableur dont les données sont pré-alimentées par des informations de références, des chiffres des périodes précédentes… Et en retour, chaque information modifiée ou créée dans un document est intégrée dans le SI ou la base de données. Gathering Tools étant agnostique en matière de base de données, il agit comme un connecteur d’intégration entre les données métier et le SI central pour devenir un levier d’urbanisation, comme le montre le témoignage de Danone.


Synchronisation à l’environnement local

La plupart des processus de collecte de données basés sur Excel sont récurrents et les volumes de données échangées peuvent être très significatifs. Dans ce contexte, demander une ressaisie des données n’est pas envisageable, d’autant que, fréquemment, les données tableur qui sont demandées en central existent déjà chez vos correspondants. Comment leur permettre de réutiliser l’information dont ils disposent sans leur demander de se conformer à un format rigide imposé depuis le siège ?

Avec Gathering Tools, les utilisateurs peuvent convertir leurs formulaires en classeurs (Excel ou LibreOffice). Les documents ainsi exportés sont pleinement fonctionnels (formules, graphiques, etc.) et contiennent des balises permettant d’en importer les données d’un clic vers le formulaire, même si le classeur Excel a été localement modifié ! Les utilisateurs peuvent donc créer des liens pérennes entre les formulaires et leur écosystème local (autres classeurs, outils, bases de données, etc.), sans risque pour l’intégrité de vos données.

Cette capacité est particulièrement précieuse lorsque vous ne pouvez pas imposer un format de saisie unique à vos correspondants, ainsi que nous le rapporte notre client Oney, car elle permet de faire converger des utilisateurs ayant chacun leurs documents, leurs écosystèmes et leurs méthodes de travail vers un format de données unique et immédiatement consolidable. Gathering Tools ou la consolidation de feuilles de calcul en toute simplicité !


Processus et Worflow

En fonction de leurs droits, les Gestionnaires et Valideurs peuvent gérer le workflow de processus de collecte de données : savoir quels destinataires ont effectivement transmis des données, comparer les versions, diffuser des relances et des notifications, demander des corrections, etc. De plus, Gathering Tools permet de gérer les workflow non-prédictifs : vous n’avez pas à définir nominativement la totalité des utilisateurs affectés par votre processus. Grâce à un jeu de délégations, le workflow « apprendra » à identifier les différents acteurs, tout en laissant aux valideurs la capacité d’autoriser ou de restreindre les droits des utilisateurs. Ainsi, Gathering Tools permet ainsi de combiner souplesse et sécurité pour consolider les données  issues de tableurs.

(Pour aller plus loin, retrouvez tous nos articles dédiés aux solutions de consolidation de fichiers Excel)

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