Témoignage Client. Danone : « Passer du Shadow IT au Managed IT. Simplement. »

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Marc Bartholme, Directeur Data To Insights (D2I), Danone

Marc Bartholme, Directeur Data To Insights (D2I), Danone

“En tant que Directeur Data To Insights (D2I), ma mission est d’aider Danone à devenir une organisation « Data-Centric ». Notre équipe a une conviction : la donnée est un actif, gisement de valeur trop peu exploré. L’équipe supervise ainsi la plupart des projets relatifs à la Business Intelligence, au Master Data Management et à la gestion de la performance durable. Dans le cadre de la gestion de la performance durable (« Nature »), D2I opère des solutions de publication d’indicateurs tels que l’empreinte carbone ou la consommation d’eau.

Mais revenons quelques années en arrière. En 2012, lorsque Danone a découvert la solution Gathering Tools, je dirigeais aussi l’équipe Web Solutions. Comme dans la plupart des grands groupes, nous savions pertinemment que les utilisateurs mettaient en place de nombreux processus de collecte de données. Beaucoup de ces processus étant informels, ils ne justifiaient pas toujours l’allocation d’un budget d’implémentation d’une solution IT et les métiers s’en remettaient classiquement aux outils bureautiques (mass mailings, envois de formulaires Word ou Excel). En revanche, lorsqu’ils qu’ils venaient nous trouver, notre réponse était toujours la même : nous réalisions un site web.

Développement web : efficace jusqu’où ?

Le développement web était une pratique parfaitement établie dès lors que les outils bureautiques montraient leurs limites en termes d’effort de suivi de la collecte et de la consolidation de l’information ainsi collectée. Et les utilisateurs, de leur côté, commençaient à venir nous demander un portail de saisie web de plus en plus fréquemment. Ces demandes systématiques pour l’implémentation des besoins métiers en matière de collecte de données commençaient à nous interroger. En effet, même si la technologie était maitrisée, les coûts demeuraient élevés, parfois jusqu’à 200 jours. De plus, tous ces sites web représentaient autant de développements spécifiques, qu’il fallait ensuite maintenir.

Enfin, les utilisateurs, sachant ce que nous étions capables de réaliser, étaient très exigeants en matière d’ergonomie, de design, ce qui renchérissait d’autant le coût des projets sans apporter de réelle plus-value fonctionnelle et nous avons peu à peu réalisé que notre modèle atteignait ses limites et n’avait pas de sens économique. Pour un groupe comme le notre, le développement spécifique ne peut pas être une réponse au shadow IT. C’est à ce moment qu’un utilisateur de la Finance nous a parlé de Gathering Tools, et nous en avons rapidement réalisé le potentiel.

Gathering Tools, outil de lutte contre le Shadow IT

Pour un groupe comme Danone, le Shadow IT dans le domaine de la collecte de données est un problème si vaste que le développement spécifique ne peut pas être une réponse. D’un autre côté, ne rien faire face à la prolifération de processus bureautiques ne peut pas non plus tenir lieu de stratégie. C’est dans cette optique que nous avons commencé à travailler avec Gathering Tools, dont le positionnement était pleinement en phase avec notre réflexion. En permettant de transformer les classeurs Excel utilisés par les services métier en formulaires sécurisés et synchronisés au Système d’Information, Gathering Tools nous a permis de remporter un certain nombre de succès :

  • Améliorer l’efficience de l’informatique en se focalisant sur les vrais besoins : les utilisateurs ont besoin de sécuriser leurs collectes de données, de les animer (gestion de campagnes workflows de validation) et de consolider les données collectées. Tout le reste (un joli site, des animations captivantes…) est clairement du nice to have.
  • Améliorer la relation entre l’IT et les métiers. Il faut être clair : l’éradication d’Excel est une utopie. C’est la raison pour laquelle de nombreux outils proposent des add-ins, des plug-ins, bref une interface Excel pour que les utilisateurs accèdent finalement au Système d’Information. Cependant, demander aux utilisateurs de renoncer à tous les documents qu’ils avaient patiemment construits au profit d’une interface totalement différente est un important facteur de risque. Danone compte 150 Business Units et plus de 300 sites : si chaque projet doit générer du change management, notre position n’est plus tenable. Le positionnement de Gathering Tools permet justement de résoudre ce problème : en préservant toute l’apparence et les fonctionnalités des classeurs Excel que les utilisateurs avaient mis en œuvre et en supprimant la technologie Excel du processus, nous fiabilisons ce qu’ils ont créé dans une technologie que nous maîtrisons. Plutôt que de se battre contre les utilisateurs, nous passons du shadow IT à un Managed IT.

Retour d’expérience, Bénéfices.

Dès les premiers projets réussis, nous avons commencé à communiquer en interne autour de la solution. Nous avons aujourd’hui une quinzaine de projets différents en production sur Gathering Tools. Certains projets sont assez ambitieux, avec plusieurs centaines d’utilisateurs, d’autres sont très ciblés. Dans l’ensemble, on peut dire que c’est un outil que nous « vendons » bien, en expliquant aux métiers qu’ils ne vont rien perdre de leur investissement et qu’ils vont gagner du temps. Et de fait, le retour des utilisateurs est très positif : ils constatent rapidement le gain de temps, proportionnel au nombre d’utilisateurs et apprécient le confort apporté par la solution mais surtout, ils reconnaissent que Gathering Tools a contribué à donner une autre image de l’IT : nous pouvons proposer des solutions avec un coût raisonnable et un time-to-market efficace.

De notre côté, nous avons observé les bénéfices suivants :

  • En premier lieu, Gathering Tools nous a permis une nette réduction des coûts. Là où certains projets web pouvaient consommer plusieurs centaines de jours, les projets GT consomment en moyenne entre 15 et 20 jours/homme. Nous avons même récemment réalisé un projet en 6 jours !
  • Gathering Tools nous a permis d’améliorer la qualité des données. En intégrant les contrôles de cohérence en amont de la collecte, en gérant une traçabilité complète et s’interfaçant avec nos référentiels, nous parvenons à fusionner les besoins métiers avec les données de référence. Cela va nous permettre de matérialiser le cycle de vie des données, et représente un pas important dans notre marche vers la digitalisation de nos processus.
  • Gathering Tools représente enfin un gain en matière d’urbanisation. Auparavant, les données échangées sur des supports bureautiques nous échappaient. Aujourd’hui, 30% des données collectées via Gathering Tools alimentent notre Data Warehouse Groupe, les autres sont entreposées dans des dépôts dédiés, et demeurent disponibles. Ceci est fondamental pour nous car si, à l’heure actuelle, la plupart des restitutions sont encore réalisées par les équipes IT, la volonté de Danone est d’aller vers du self-service BI, que nous avons commencé à expérimenter. De ce fait, les utilisateurs se réapprorient les données qu’ils créent, au bénéfice de leur expertise métier.

D’une culture « Business Solution » à une culture « Business Transformation »

Nous pensons que le premier rôle de l’IT, c’est le conseil. Chaque division, département, fonction, a ses propres besoins et nous faisons le lien. C’est cette vision transversale des processus qui nous rend crédibles pour conseiller le métier. Pour chaque demande que l’on nous fait, nous devons comprendre la finalité métier, quitte, le cas échéant, à ne pas réaliser le projet s’il s’avère que la plus-value est trop peu significative.

Nous avons choisi Gathering Tools car c’est un outil cohérent avec notre démarche : en nous permettant de mieux collaborer avec les métiers, en leur permettant de s’approprier les projets, et en nous permettant d’être plus réactifs dans nos déploiements, Gathering Tools a contribué à faire reculer le Shadow IT et accroître le périmètre des données urbanisées, avec une forte adhésion des utilisateurs. C’est une étape de plus sur notre chemin vers la transformation par les données.