Excel et la gouvernance des données : comment les concilier ?


La donnée est aujourd’hui la pierre angulaire de l’entreprise. Aucune décision ne se prend sans une bonne analyse d’indicateurs construits à partir de sources multiples. Parmi ces sources, les classeurs Excel occupent une place de choix. Seulement, comment superviser tous ces fichiers échappant au contrôle de la DSI à l’heure de la gouvernance des données ? Faut-il les remplacer ? Faut-il contraindre les utilisateurs à utiliser des applications connectées au SI ?

Et si finalement la réponse était plus simple que ce que l’on pouvait imaginer…

La forte présence d’Excel dans les métiers

forte presence excel entrepriseNos chers tableurs sont présents partout : au marketing, au département financier, au service commercial, à la production… Tout le monde a un jour utilisé Excel. Les fichiers peuvent s’ouvrir dans quasiment tous les pays de la planète et c’est l’une des seules applications avec lequel on peut ouvrir un fichier datant de 1987. Il faut reconnaître qu’ Excel n’a pas son pareil en terme d’interopérabilité.

Son côté couteau suisse fait d’Excel l’allié de très nombreux salariés. Face à un ERP trop souvent perçu comme rigide, par exemple, la souplesse et la rapidité d’Excel apparaissent aux yeux des utilisateurs comme un espace de liberté sans contrainte, permettant de gagner un temps considérable. En effet, avec des DSI faisant face à des budgets de plus en plus contraints et  des projets aux délais de plus en plus courts, chacun a appris à se débrouiller par lui-même.

Tous les services enrichissent alors leurs classeurs remplis de formules plus alambiquées les unes que les autres. Chaque propriétaire de fichier Excel est fier de son petit bijou construit au fur et à mesure de ses années de labeur. Alors prenez garde DSI : hors de question de les mettre aux oubliettes !

Impossible d’en faire table rase

impossible supprimer excelEn tant que DSI vous devez avoir parfois très envie de reléguer tous ces classeurs au placard, seulement vous le savez encore mieux que quiconque : c’est impossible. Vous vous attireriez les foudres de tous les utilisateurs quotidien d’Excel. Exercer votre métier dans de bonnes conditions est déjà assez difficile comme cela. Pas la peine de tendre le bâton pour se faire battre.

Ensuite, même si en terme de gouvernance des données, Excel est loin d’être une solution idéale, il reste très souvent le seul outil disponible pour tous les métiers, une sorte de bien commun, presque un phénomène culturel ! Prenons l’exemple des trésoriers : les logiciels TMS ne leur apportant pas toute la souplesse dont ils ont besoin, ils sont obligés d’utiliser en complément des processus Excel (voir notre article “Prévisions de trésorerie : le panorama des pratiques”).

De plus, même si de nombreux fichiers sont mal construits et contiennent des erreurs, n’oublions pas les quelques perles rencontrées ici et là. Des classeurs Excel à forte valeur ajoutée, concentrant une véritable expertise au niveau métier qu’il est largement préférable de conserver plutôt que de chercher à les remplacer par un autre outil.

Alors comment lier les exigences de gouvernance de données et les classeurs Excel “maison” ?

La conciliation de l’inconciliable ?

alternative excelUne solution existe pour remettre les utilisateurs d’Excel dans le “droit chemin” du data management et surtout pour les aider à fiabiliser la construction de leurs KPIs. Cela vous permettra également d’intégrer une partie des données du shadow IT à votre SI et donc de renforcer votre politique de gouvernance de données.

Cette solution se nomme Gathering Tools et elle va bientôt devenir votre meilleure partenaire pour mener à bien votre stratégie d’urbanisation des données. Grâce à ses capacités, vous pourrez limiter drastiquement les effets pervers d’Excel et ne conserver que ses vertus et son esprit.

Fini les macros inutiles et les problèmes de versioning par exemple. Vous et/ou le propriétaire du fichier pourrez verrouiller les champs critiques et ne laisser “libres” que les cellules à remplir. Avec Gathering Tools la gestion des multiples versions de fichier Excel, très souvent à la source d’erreurs, n’est elle aussi plus qu’un mauvais souvenir. L’utilisateur est en mesure de savoir combien de versions lui ont été envoyées, par qui et quand.

Et ce n’est qu’un aperçu… Découvrez dans le détail comment Gathering Tools peut vous aider à lier Excel et la gouvernance des données.

 

Livre Blanc Excel versus Système d'information