Excel : le deuxième ERP de votre entreprise ?


Depuis près de vingt ans, les analystes prédisent la mort de ce cher tableur Excel… Les plateformes d’analyse intelligente, interconnectées, plébiscitées par les DSI et les dirigeants devaient remplacer les feuilles de calcul. Pourtant, en 2019, Excel est toujours bien présent dans les entreprises, quelle que soit leur taille. C’est ce que prouve une récente étude IDC sur l’état de la data science et de l’analytique. Les dataworkers (soit tous les collaborateurs travaillant sur ou avec des données) sont 88 % à utiliser des tableurs pour leurs activités et passent 60 % de leur temps sur ces outils. Mais peut-on pour autant affirmer qu’Excel est le second ERP de l’entreprise ?

Excel : la bête noire de la DSI et le meilleur ami des métiers ?

Excel DSI

Les dataworkers se comptent par millions, ne serait-ce qu’en France. En effet, ce terme n’englobe pas seulement les spécialistes de la donnée comme les data scientists, les data architects, etc. Il comprend également les contrôleurs de gestion, analystes marketing, gestionnaires de stocks et bien d’autres. En clair, toutes les personnes ayant à traiter de gros volumes de données au quotidien. Selon l’étude IDC, cette population passe en moyenne 7 heures par semaine à mettre à jour manuellement des formules, des tableaux croisés dynamiques, des cellules, etc. 

Pourquoi passent-ils par la case tableur, chronophage et fastidieuse, alors qu’ils ont souvent accès à des logiciels métiers puissants et spécialisés ? Et bien souvent à cause de la complexité de ces solutions, ainsi que de leur rigidité. Impossible (ou presque) de faire coller le logiciel TMS aux besoins très spécifiques de la trésorerie groupe, par exemple. Par conséquent, les métiers intègrent Excel comme un maillon supplémentaire de la chaîne de traitement des données. L’autre raison souvent citée est relative à la complexité des données : référentiels différents, données non structurées, problèmes de fiabilité… Résultat ? Difficile de transférer les données telles quelles. Il faut alors passer des heures dans les feuilles de calcul pour la data preparation… 

Cependant, tout n’est pas lié aux logiciels ou aux données elles-mêmes. Les dataworkers sont aussi souvent résistants au changement et aiment conserver leurs bonnes vieilles habitudes… Tandis que, pendant ce temps, la DSI s’arrache les cheveux à essayer de réduire au maximum l’utilisation des tableurs, afin de réduire les risques qu’ils génèrent.

Dark data, confidentialité, sécurité, la liste des défauts d’Excel est longue

dark data

Prenons un exemple très parlant, celui de TIBCO Software qui, en 2014 a fait perdre 100 millions de dollars à ses actionnaires, car, lors de la vente de l’entreprise, gérée par Goldman Sachs, une erreur s’était glissée dans un fichier Excel… Des dizaines de cas similaires dont nous n’entendrons jamais parler existent certainement. Selon une étude de Tagetik, 88 % des feuilles de calcul utilisées dans les processus de budgétisation, de planification et de prévision contiendraient des erreurs, 88 %… Alors même si cela ne provoque heureusement pas de scandale comme chez TIBCO, il est simple de se rendre compte du temps (et donc de l’argent) perdu à corriger ces erreurs.

À la forte perte de productivité provoquée par les outils tableurs, viennent également s’ajouter les questions de confidentialité et de sécurité. Les DSI le savent mieux que personne : un fichier Excel, malgré tous les efforts de son gestionnaire, n’est pas confidentiel et encore moins sécurisé ! Presque n’importe qui peut y avoir accès, il est facilement modifiable (même truffé de VBA !), et toutes les données peuvent être récupérées en quelques clics.

Enfin, ces précieuses données échappent au SI dans la plupart des cas. Elles vivent leur vie dans leurs tableaux et ne voient jamais la lumière des politiques globales de data management. De ce fait, l’entreprise est privée de sources stratégiques d’information et peut prendre des décisions biaisées. Comment est-il possible d’y remédier ?

Comment ramener Excel dans le giron du SI ?

système information excel

Suite aux éléments développés ci-dessus, il serait tout à fait objectif de considérer Excel comme un élément central de l’entreprise. Au point de le qualifier d’ERP ? Nous n’irons pas jusque-là…. Évidemment, la richesse fonctionnelle et la puissance d’un progiciel de gestion ne peuvent en aucun cas être concurrencées par un tableur. Néanmoins, du point de vue d’un DSI, mais aussi d’un dirigeant qui souhaite disposer de toutes les données disponibles dans son entreprise pour prendre des décisions éclairées, de multiples informations gérées sous Excel sont aussi stratégiques que celles présentes dans un ERP. Il est donc indispensable de les ramener dans le giron du SI. Comment ? Grâce à Gathering Tools.

Pour comprendre, voici un extrait d’un de nos témoignages clients, celui de Bruno Ducros, Responsable Business Intelligence chez Geodis : “ Nous avons besoin de ces données dans notre SI, or lorsqu’elles sont contenues dans des classeurs Excel, force est de constater qu’elles nous échappent.

Notre première tentative consistait à établir des formats de fichiers Excel standards, de les verrouiller afin que leur structure soit respectée et d’en extraire les données via notre ETL. Sur le principe, tout le monde était d’accord. Mais à l’usage, l’ETL interrompait souvent son travail d’extraction, car les fichiers avaient été déformés par les utilisateurs. Toutes les discussions sur ce sujet se concluaient par le fait que les utilisateurs avaient réellement besoin de modifier les fichiers… […]

Gathering Tools nous apporte la structure qui manquait aux fichiers Excel : concrètement, l’outil convertit chaque « structure Excel » (tableau, plage de cellules…) en structure SQL que nous pouvons synchroniser à notre convenance avec notre système d’information. De plus, l’outil permet d’améliorer significativement la qualité des données grâce aux contrôles de cohérence intégrés, qui n’autorisent la transmission des données que lorsque celles-ci sont jugées conformes, et grâce au workflow qui permet de structurer les échanges et de n’intégrer dans notre SI que les données préalablement validées. “ Pour avoir d’autres exemples parlant des capacités de notre solution, voici d’autres témoignages à consulter.

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