Budget base zéro : peut-on collecter toutes les données terrain ?


Née dans les années 1970 dans l’administration américaine, la méthode du budget base zéro connaît depuis environ cinq ans une nouvelle jeunesse. Reconnue comme booster de croissance dans les entreprises, elle exige de la part des contrôleurs de gestion des capacités de collecte et de consolidation plus complexes que les budgets classiques. Zoom sur une méthode qui fait la chasse aux dépenses inutiles…

Budget Base Zéro, priorité à la création de valeur

EPM finesse des donnéesLe principe du budget base zéro (BBZ) est simple : partir d’une page blanche et mettre un revenu en vis-à-vis de chaque dépense. Contrairement aux méthodes classiques “par reconduction”, où les prévisions sont basées (à la hausse ou à la baisse) sur celles d’une période précédente, le budget base zéro privilégie la production de valeur et pousse chaque manager à être créatif.

Ce sont les startups à croissance rapide (en mode growth hacking), où chaque dépense doit générer un revenu, qui ont donné un nouveau souffle au budget base zéro.  Dans la foulée, des entreprises de toute taille s’en sont emparées. TPE, PME, ETI et grandes société confondues, elles étaient 11 % à y recourir en France en 2017*. Aux Etats-Unis, 75 %  des multinationales utilisant le BBZ en 2018 l’ont adopté au cours des trois dernières années**.

Dans tous les cas, la méthode est reconnue pour éliminer des dépenses inutiles… et aider à financer la transformation digitale. Revers de la médaille : la collecte de données, l’élaboration budgétaire et le contrôle de gestion sont plus complexes. Avec le BBZ, le processus prévisionnel s’allonge et son automatisation requiert une attention particulière. Certaines entreprises optent d’ailleurs pour un déploiement partiel, ou le réservent à leurs activités nouvelles.

Budget base zéro, trop détaillé pour l’EPM ?

Budget base zero EPMIntrinsèquement, un budget base zéro suppose une collecte de données fines issues du terrain (“bas de l’échelle” ou bottom-up). Les directions financières des grandes entreprises vont naturellement s’appuyer sur leur solution EPM pour bâtir leur référentiel de données, formaliser les processus de consolidation, de simulation… jusqu’à un certain point.

Un BBZ implique en effet de descendre jusqu’à un niveau très détaillé des dépenses. Sauf à multiplier le nombre d’utilisateurs (et les coûts de licences), et sans garantie de performance, un EPM peinera à atteindre une telle profondeur de données. Avant d’être intégrées dans l’outil, les données feront donc très probablement l’objet d’une collecte à l’échelle d’une équipe, d’une filiale ou d’un département. Cet à-côté de l’EPM, réalisé sous Excel, devra être sécurisé par les contrôleurs de gestion.

Budget base zéro et Excel : combiner différents niveaux de granularité

EPM granularité donnéesSur des plus petits périmètres, les TPE, PME ou ETI jusqu’à 1000 salariés, peuvent très bien construire leur BBZ en démarrant du terrain. La meilleure approche consiste à laisser à chaque équipe, chaque département la liberté de compiler sous Excel ses données en respectant, bien sûr, la logique dépense-coût du BBZ.

Le processus budgétaire devra ensuite consolider, toujours avec Excel, ces données “locales” pour permettre des analyses, un reporting et des simulations à l’échelle globale.  Les contrôleurs de gestion disposeront ainsi d’un processus de collecte agglomérant des données fines, produites avec les niveaux de granularité pertinents pour chaque métier. En revanche, l’ensemble devra être fiabilisé pour pallier les travers des processus Excel.

Avec Gathering Tools, les responsables du budget, appuyés par leur DSI, vont pouvoir bâtir des documents de saisie rigoureusement identiques à l’existant Excel, que chaque responsable d’équipe ou département viendra alimenter à partir de ses propres données BBZ. Gathering Tools sera le garant de la fiabilité des données, empêchant toute transmission de données contrevenant aux règles de gestion. Il assurera le suivi des versions et des validations, garantira la cohérence des informations et la qualité des données.

Les contrôleurs de gestion pourront donc compter sur un processus de construction de BBZ automatisé et fiabilisé. Ils auront même la possibilité de redescendre jusqu’au niveau de données le plus fin, en retraçant toutes les étapes de la construction d’un chiffre. Autrement dit, jusqu’à la base zéro…

* Priorités du directeur financier 2018, PwC/DFCG
** ZBB : ce que cache l’emballement actuel, Accenture 2018

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