Est-il envisageable, pour un contrôleur de gestion, de se passer d’Excel ? Certains, en effet, préfèrent d’autres outils pour fiabiliser leurs processus et la qualité de leurs données. Mais quand ils y parviennent, souvent avec l’aide de leur DSI, ils conservent toujours une bonne raison de ressortir une feuille de calcul. Excel serait-il donc une sorte de langue maternelle du contrôle de gestion, qu’on n’oublie jamais, qui rassure et qui sert toujours ?
Excel dans l’ADN du contrôleur de gestion
Tout petit déjà, vous utilisiez un tableur…. Les contrôleurs de gestion ne se souviennent peut-être pas tous de leur première utilisation d’Excel. Mais une chose est sûre : c’était bien avant qu’ils soient en poste, pendant leur formation. Tableau de bord, consolidation budgétaire, analyse d’écart, simulation, planification… dès l’école, Excel s’impose comme le couteau suisse du contrôleur de gestion. Rien d’étonnant à ce qu’il figure toujours en bonne place au catalogue des formations de la DFCG, qui en fait la promotion avec le slogan “Toutes nos conversations finissent-elles dans un tableau Excel ?”
Dans l’entreprise, le tableur est aussi devenu un langage d’échange universel entre le contrôle de gestion et ceux qui gèrent des budgets. Pour “remonter” leurs dépenses, prévisionnelles ou engagées, un chargé de marketing, un acheteur, un chef d’atelier rempliront la feuille de calcul qu’on leur a fournie, afin d’alimenter les “workflows” de consolidation… En outre, certains contrôleurs de gestion ont atteint un niveau d’expertise tellement avancé sur Excel que la DSI redoute d’avoir à assurer la maintenance ou la portabilité de leurs tableaux, lestés de macros et fonctions financières.
Se passer d’Excel ? Oui, mais….
Les contrôleurs de gestion sont aussi les mieux placés pour cerner les limites des tableurs : workflows peu sécurisés, difficulté à gérer des gros volumes de données, défauts de qualité des informations collectées… À force de se demander si la version V3_OK du budget marketing était vraiment Ok, beaucoup ont opté pour des solutions de gestion de la performance financière (EPM ou CPM). Au prix de déploiements (et de budgets) conséquents, ils y ont gagné des fonctionnalités très adaptées à leur métier : simulation, analyse d’écarts, write back…
Mais Excel n’a pas disparu pour autant. La preuve : les solutions d’EPM proposent des plug-in pour synchroniser leurs données avec le tableur de Microsoft. Car tous les utilisateurs “finaux” n’ont pas accès à cet outil métier et une partie du workflow reste basé sur des feuilles de calcul. Quant aux contrôleurs de gestion, sitôt privés d’Excel, ils continuent à l’utiliser pour faire des “petits traitements” spécifiques en toute autonomie, y compris à partir de données issues de l’EPM : analyses ad-hoc, reformatage d’informations, tableaux de bord spécifiques, etc. Certains vont même jusqu’à vérifier des résultats produits par l’EPM avec leurs anciens classeurs, formules et macros affinées pendant de longues années. Chassez le naturel….
Fiabiliser ses processus Excel
Difficile donc, pour les contrôleurs de gestion, de tirer un trait sur un outil qui imprègne à ce point leur pratique professionnelle. Impossible toutefois de se reposer uniquement sur des fichiers Excel dont on mesure chaque jour les failles et les coûts cachés (voir notre infographie sur l’utilisation des tableurs en entreprises). Et si la solution était de conserver les processus existants basés sur des tableurs, tout en les fiabilisant ?
C’est l’approche que propose Gathering Tools, et qu’ont retenue les équipes de contrôle de gestion du SMITCOM d’Alsace Centrale. Plutôt que d’avoir à reconstruire tout un pan de l’activité métier, moyennant des “workshops” avec la DSI et un investissement logiciel lourd, Gathering tools permet de sécuriser les flux de données, d’ajouter des contrôles de cohérence et des niveaux de validations, et de conserver les règles de gestion existantes. Mieux : les feuilles de calcul sécurisées ressemblent en tout point aux fichiers auxquels elles se substituent. Car c’est dans leur langue maternelle que les contrôleurs de gestion s’expriment le mieux.
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