« Gathering Tools : socle de notre reporting »

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base de données excelPar Amandine Dressler, Responsable compostage et Responsable SME
au SMICTOM Alsace Centrale


 Contexte général

Le SMICTOM (Syndicat Mixte Intercommunal de Collecte et de Traitement des Ordures Ménagères) d’Alsace Centrale est un Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) ayant la compétence collecte et traitement des déchets sur un territoire de 90 communes, regroupées en 7 Communautés de Communes. Cela représente une population de 127 000 habitants.

Le SMICTOM gère plusieurs établissements correspondant à notre périmètre de compétence :

  • 8 déchetteries
  • 1 centre de tri
  • 1 centre de stockage
  • 1 centre de compostage

Bien évidemment, les différents services du SMICTOM effectuent de nombreux échanges de données avec ce réseau. Cependant, eu égard au faible nombre de correspondants impliqués, il n’avait jamais été envisagé de nous doter d’outils pour automatiser ces flux, et tout reposait sur des échanges de classeurs Excel. Pourtant, si le nombre d’acteurs impliqués dans ces échanges est effectivement assez faible, le nombre d’indicateurs échangés est lui très important. En effet, outre les échanges de données inhérents à toute organisation multi-sites, le SMICTOM est soumis à la norme ISO 14001, qui impose un système de management environnemental basé sur un suivi de plan d’actions. Par ailleurs, nous recevons régulièrement des demandes d’indicateurs de la part de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME) et, plus largement, la préservation de l’environnement étant une thématique citoyenne, notre service com est régulièrement amené à publier des indicateurs afin de souligner nos efforts dans ce domaine.

Notre problématique

En 2015, le contrôle de gestion a initié une réflexion visant à nous doter d’un outil. L’objectif était triple :

  • Fiabiliser les processus : comme dans tout processus basé sur des échanges de classeurs Excel, il arrivait que des utilisateurs renvoient des documents incomplets, ou modifient les structures des documents, écrasent les formules, etc.
  • Sécuriser les données : notre ancien processus exigeait des utilisateurs qu’ils stockent leurs classeurs Excel, après les avoir complétés, sur un emplacement réseau partagé. Il arrivait que les documents puissent être modifiés ou altérés après leur stockage
  • Surtout, il devenait nécessaire de diminuer les couts de maintenance. Si l’on prend le seul exemple du contrôle de gestion, notre processus se déroulait de la façon suivante :
    1. Génération des fichiers de collecte pour tous les services avec mise à jour des données de la période précédente
    2. Génération / mise à jour de fichiers de calcul contenant de très nombreux liens vers les classeurs de collecte
    3. Génération / mise à jour de fichiers de restitution contenant là encore de nombreux liens vers les fichiers de calcul

Notre système était donc fragile et chronophage. De plus, de façon très pragmatique, nous touchions aux limites techniques d’Excel : à cause du trop grand nombre de liens entre les classeurs, notre système se révélait instable. Le nombre d’indicateurs à traiter n’étant pas amené à diminuer, il nous fallait une solution.

Choix de Gathering Tools

Dans une grande entreprise, les utilisateurs peuvent se tourner vers leur service informatique mais au SMICTOM, notre structure est bien plus légère. Nous disposons simplement d’un référent informatique qui se charge de la gestion de nos prestataires. Et c’est lui qui nous a mis sur la piste de Gathering Tools. En effet, il pilotait notre relation avec la société Actinvision qui réalisait pour nous des prestations de business intelligence, et cette société lui avait parlé de la solution Gathering Tools.

Nous nous sommes donc mis en relation avec Actinvision, nous leur avons décrit notre problématique et ils nous ont présenté Gathering Tools dont ils sont intégrateurs au travers de leur partenariat avec l’éditeur. Très rapidement, nous avons compris que ce produit correspondait à ce que nous attendions, avec une fonctionnalité que nous ne pensions pas trouver sur le marché : la capacité à capitaliser sur notre matériel actuel de documents Excel.

Car c’était là notre crainte : nous sommes une petite structure et nous craignions que notre projet, visant à redévelopper la totalité de nos formulaires et tableaux de bord avec toutes leurs formules de calcul et règles de gestion ne soit tellement long qu’il soit hors cadre, budgétairement parlant. Aussi, lorsque les consultants d’Actinvision nous ont montré que Gathering Tools permettait de reproduire tous nos classeurs Excel dans leurs mises en formes, leurs formules, tous leurs graphiques et leurs règles, nous avons compris que cela représenterait autant de travail en moins pour la rédaction du cahier des charges, et autant de développement en moins pour le projet ! Surtout, il s’agissait d’une exigence de notre direction, qui ne voulait pas que le projet génère une charge de gestion du changement. Nous avons donc rapidement contractualisé avec l’éditeur.

Retour d’expérience

Tout d’abord, je dois reconnaitre que notre relation ave Actinvision fut dès le départ excellente : ils avaient déjà eu l’occasion de réaliser des projets Gathering Tools dans différents contextes et cette expérience nous rassurait beaucoup durant la période de réalisation et de test du projet.

Le périmètre d’implémentation recouvrait très exactement notre périmètre d’échanges Excel, et il a très peu évolué depuis. Nos collectes de données sont principalement dédiées au contrôle de gestion : collecte des coûts et des tonnages, indicateurs de performances pour le centre de tri, taux de valorisation, etc. Nous collectons également des indicateurs RH, qualité, ainsi que de nombreuses données inhérentes à notre système de management environnemental.

Pour le contrôle de gestion, le reporting est mensuel mais les utilisateurs peuvent compléter leurs données quand ils le souhaitent. Tous les jours à 18h, nous effectuons une consolidation et les tableaux de bord sont automatiquement publiés.

Bénéfices

Les bénéfices de Gathering Tools sont très visibles : tous nos classeurs Excel sont maintenant convertis au format .QSTX, et ces nouveaux documents, tout en reproduisant fidèlement nos anciens fichiers tableurs, nous apportent la qualité de données que nous attendions car ils ne peuvent plus être altérés. Pour autant, cela ne gène pas nos utilisateurs car ils peuvent s’ils le souhaitent, re-convertir les fichiers .QSTX en classeurs Excel ! Surtout, tous nos documents sont maintenant structurés et synchronisés à notre base de données centrale : il n’y a plus de « base de données Excel », plus aucun lien entre fichiers et tout est automatisé !

La console de pilotage du workflow est également très appréciable : je peux relancer d’un clic les utilisateurs n’ayant pas fourni leurs données à temps, l’outil gère les différentes versions et le processus de validation des données diminue très sensiblement le nombre d’itérations nécessaires à l’obtention des données.

Le gain de temps est donc très simple à mesurer pour moi : auparavant, il me fallait 15 jours pour préparer tous les fichiers, et 5 autres jours pour contrôler la qualité des données collectées. Aujourd’hui, tout cela est totalement automatisé. Le retour sur investissement est donc bien présent.

Nous sommes donc globalement satisfaits, et Gathering Tools est dorénavant notre unique outil transactionnel entre le siège et les services. Nous envisageons prochainement d’étendre le périmètre de l’outil afin de prendre en compte l’atteinte des objectifs.