Data Management : comment étendre son périmètre en entreprise ?


En ces temps de RGPD (ou GDPR pour les anglophones), le data management est plus que jamais d’actualité. Opportunité ou contrainte, là n’est pas la question. Puisque la mise en conformité est un passage obligatoire pour toutes les entreprises européennes, c’est la parfaite occasion pour remettre à plat les processus liés à la gestion du patrimoine de données. Néanmoins, étendre le périmètre du data management au sein d’une entreprise n’est pas toujours chose aisée… Voici donc quelques pistes à étudier sérieusement du côté de la DSI.

Reprendre la main sur l’intégrité des données

gestion patrimoine donnéesLes DSI le savent mieux que quiconque : tirer parti de toute la valeur des données en entreprise est un challenge très difficile à relever. Premièrement car ces masses de data sont éparpillées au sein des différents départements. Réussir à les agréger est un parcours du combattant, certaines restent presque toujours en dehors du scope de la DSI (voir notre article sur le sujet “Projets digitaux : la problématique du “last mile””). 39% des DSI déclarent, d’ailleurs, ne pas avoir recensé toutes les sources internes de données. Deuxièmement, les données présentes dans le SI et utilisées pour générer différents indicateurs stratégiques ne sont pas toujours de bonne qualité. Seulement 20% des DSI déclarent disposer d’outils de contrôle de la qualité des données. Alors comment est-il possible de reprendre la main sur l’intégrité de ces données ?

Vous pouvez, grâce à des solutions telle que Gathering Tools, accroître facilement votre maîtrise des processus échappant habituellement à votre contrôle. En proposant aux métiers de conserver leurs méthodes de travail tout en les sécurisant, sans aucune conduite du changement, vous serez en mesure d’obtenir une donnée “estampillée DSI”. Le tout avec agilité et sans débloquer de budget pharaonique.

Rationaliser les licences logiciels

réduire coûts licencesLes DSI se retrouvent souvent seuls face aux problématiques épineuses de gouvernance de données. Pour preuve, 45% d’entre eux affirment que leur direction générale n’a pas défini de stratégie autour du patrimoine de données et sa valorisation. Toutefois, en ce qui concerne l’optimisation des coûts et les réductions de budgets, les pressions sur les directions des systèmes d’informations sont souvent fortes. Cela peut se comprendre, au vu des budgets plus que conséquents parfois dépensés pour des logiciels qui s’avèrent finalement inutilisés (voir l’exemple des solutions SIRH présenté dans l’article suivant “Quelles alternatives au Core Model RH ?”). Alors, pourquoi ne pas  profiter de ce contexte de rationalisation des coûts pour étendre le périmètre du data management par la même occasion ?

En effet, le data management implique de mobiliser de nombreux leviers pour parvenir à l’objectif ultime d’un patrimoine data totalement sous contrôle. Parmi ces leviers, la rationalisation des licences logiciels (ou application management) est clairement une clé de réussite. Diminuer le nombre de logiciels utilisés dans l’entreprise sous-entend diminuer le nombre de sources alimentant le SI. Moins de sources équivaut à un contrôle simplifié des données entrantes et de leur qualité et à une réduction des coûts qui fera certainement plaisir à la direction générale. Chez Gathering Tools, nous sommes totalement conscient de cet enjeu et c’est pour cette raison que, selon les besoins, une seule licence administrateur est nécessaire au bon fonctionnement du logiciel. Pour les “simples” contributeurs, seul le module “GTAnswer”, très léger à installer, est suffisant. Par ailleurs, notre solution permet également de réduire considérablement les coûts de licences associés à d’autres logiciels comme les ERP, les logiciels financiers, SIRH etc. Un article viendra d’ailleurs prochainement illustré cela, sur le blog.

Impliquer les utilisateurs

gestion données métiersPas de data management sans implication de la direction générale, certes, mais surtout sans implication des utilisateurs. Même si les relations entre métiers et DSI ne sont pas toujours au beau fixe, à cause du shadow IT notamment, il est indispensable d’impliquer tous les utilisateurs. Pour cela il faut que la DSI s’efforce d’adapter son discours et ses méthodes pour convaincre chaque département du bien-fondé des démarches de data management. Bien sûr, il existe des solutions qui permettent de grandement faciliter ce processus.

Vous l’aurez deviné, Gathering Tools fait partie de ces “solutions miracles” qui mettent tout le monde d’accord. Notre article “DSI, devenez le héros de votre boîte !” est d’ailleurs révélateur de ce phénomène. En résumé, grâce à GT, vous pouvez valoriser les processus métiers Excel existants en les copiant quasiment à l’identique dans le logiciel. Bien sûr, vous apportez la “CIO touch” en les fiabilisant et en ajoutant des workflows de validation si besoin. Les utilisateurs ont donc une solution rapidement opérationnelle, qui met en valeur leur expertise, tout en leur évitant de devoir agir dans l’ombre, en dehors du SI.

Pour en savoir plus, rien de mieux que des cas concrets d’utilisation de Gathering Tools. Bonne lecture !

Source : étude CIO “Quelles pratiques de data management à l’heure du GDPR ?“ Janvier 2018
Livre Blanc DSI collecte données