Pourquoi penser à GT pour remplir vos objectifs IT ?


En tant que DSI, vous êtes au service du business mais aussi des métiers. Vous devez être en mesure de délivrer le bon service au juste prix, le tout en conservant agilité et expertise. Évidemment, la sécurité ne doit pas non plus être sacrifiée au nom des évolutions rapides du SI. Les métiers exigent donc une haute qualité de service, mais les directions générales exigent une baisse des coûts. Vous devez alors jongler entre ces injonctions paradoxales et choisir les technologies, les architectures et l’organisation appropriées pour rester performant.

Alors, comment réussir à concilier les impératifs de la DSI et la qualité de service interne ? En partie grâce à Gathering Tools. C’est un allié à ne pas négliger pour remplir vos objectifs. Pourquoi ? Réponses dans cet article !

Améliorer l’intégrité des données de votre SI

intégrité SIL’analyse des données est de plus en plus stratégique et les bénéfices attendus sont nombreux : 62 % des entreprises comptent sur l’analyse des données pour augmenter la productivité et générer des économies en améliorant les processus internes, pour 55 % c’est la connaissance client qui prime, 53 % d’entre elles souhaitent augmenter leur réactivité*… La liste est encore longue.

Miser sur l’analyse des données suppose qu’elles soient de qualité et c’est là toute la difficulté. Selon IDC, 12% des utilisateurs métiers se définissent comme des “experts Excel” et ils passent jusqu’à 28 heures par semaine à travailler leurs données dans un tableur** avec tous les risques que cela comporte (mauvaises ressaisies, données incohérentes, etc.). Avec Gathering Tools, vous pouvez automatiser les échanges de données descendants et ascendants entre le SI et les documents métier. Vous vous assurez ainsi qu’il existe “une version unique de la vérité”, et permettez aux utilisateurs de produire des analyses de qualité, basées sur les données de référence.

Réduire le shadow IT

shadow ITLe cas cité ci-dessus sous-entend que les métiers respectent vos bonnes pratiques IT et font l’effort d’intégrer leurs données au SI. Malheureusement, ils agissent parfois dans l’ombre, faisant fi des règles de data management. Pourquoi en arrivent-ils là ? Premièrement, car la disponibilité d’applications dans le Cloud le permet beaucoup plus facilement (selon une étude Frost & Sullivan, plus de 80 % des employés admettent utiliser des solutions informatiques sans l’accord formel de leur DSI). Deuxièmement, car ils ont appris à “faire sans vous”. Les métiers vous sollicitaient peut-être plus à une époque, mais à force de s’entendre dire non ou de devoir attendre des mois pour la réalisation de leur demande, ils ont fini par ne plus vous faire entrer dans la boucle. Soyons clairs, ce n’est pas de votre faute. En tant que DSI, vous avez des raisons tout à fait légitimes de refuser ou votre équipe est tout simplement débordée et ne peut pas être aussi réactive qu’elle le voudrait.

Cela dit, vous n’êtes pas totalement démunis. En gardant GT à l’esprit, vous pourrez répondre rapidement et à des coûts raisonnables à de nombreuses requêtes des métiers. Sylvain Moreau, le DSI d’Edilians l’a bien compris : “[…] nos projets avec Gathering Tools ne s’arrêtent pas là [NDLR : aux premiers projets réalisés]. Ces beaux exemples ont fait foisonner les idées d’utilisation de la solution en interne. Chaque département y voit désormais son intérêt, car, finalement, Excel est partout. D’autant que les projets GT sont très rapides à mettre en œuvre. En quelques jours/homme, il est possible de développer une application métier répondant parfaitement aux besoins.

Décommissionner les licences logicielles

asset managementLes coûts de licences logicielles sont un des postes de dépenses importants des entreprises. Problème ? 93 % des organisations admettent débourser de l’argent pour des logiciels sous-utilisés (shelfware) et près de 25 % considèrent que leurs dépenses logicielles sont gaspillées, selon une étude Flexera et IDC. Cela s’explique par de la suracquisition, des migrations vers de nouvelles solutions, une fusion/acquisition génératrice de doublons, ou encore des réductions d’effectif. Les raisons conduisant une entreprise à se retrouver en situation de sur-licensing sont variées et les possibilités de décommissionner peu fréquentes.

Pourtant, avec Gathering Tools, vous avez la possibilité d’arrêter d’utiliser des applications métiers aux coûts de licence exorbitants pour faire de la simple collecte de données. Par exemple, la finance utilise une licence EPM simplement pour collecter des données et les intégrer dans le bon format au SI ? Et bien avec un document Gathering Tools, vous pouvez “déplacer” la fonction de collecte dans un outil pour lequel le nombre d’utilisateurs n’a pas d’impact sur le coût des licences, et ne donner une licence EPM qu’aux utilisateurs en charge de l’analyse : un bon moyen d’optimiser les coûts !

Diminuer les risques en matière de cybersécurité

sécurité excelLe marché de la cybersécurité est en croissance de 9 % par an***. Les entreprises ont bien compris l’urgence de mettre en place de véritables stratégies de protection dans ce domaine. Cependant, 41 % d’entre elles pensent qu’avoir une informatique fiable et sécurisée devient plus difficile d’année en année. En effet, les architectures des systèmes d’information sont de plus en plus complexes, les brèches se multiplient avec la plus grande mobilité des salariés mobiles, le BYOD, l’hébergement d’applications critiques hors des murs de l’entreprise, etc. Néanmoins, une grande partie des failles de sécurité provient d’actes très simples comme le partage de fichiers Excel par mail.

Gathering Tools n’est pas un logiciel de cybersécurité et ne résoudra pas tous vos problèmes, mais il peut supprimer les failles importantes liées à l’usage intensif d’Excel. En sécurisant les processus basés sur des tableurs, en ajoutant une gestion des droits, l’impossibilité d’exporter des données, vous limiterez très fortement les risques. Une première victoire non négligeable.

*Etude IDC – Analyse de données, Big Data et IA : où en sont les entreprises françaises ? Juillet 2018
**Etude IDC – The State of Self-Service Data Preparation and Analysis Using Spreadsheets in Europe, Novembre 2017
***Le nouveau paradigme de la cybersécurité – PAC, CXP 2018