Que vous soyez ou non équipé d’un logiciel de gestion de trésorerie (TMS – Treasury Management System), Excel occupe une place majeure dans votre activité. Vous employez le tableur tous les jours et il est probable que les données auxquelles vous voulez donner sens viennent de multiples sources : système d’information, collaborateurs, partenaires, départements et filiales…
Dès lors, la question de la traçabilité de vos processus Excel revêt une importance capitale. Essayons d’y voir un peu plus clair.
Prenons un exemple : vous êtes trésorier au siège d’une entreprise internationale et devez produire régulièrement des prévisions de trésorerie au niveau du groupe. Pour cela, il vous faut organiser les remontées de données depuis chacune de vos 20 filiales.
La méthode la plus commune (celle que vous suivez peut-être aujourd’hui) sera de créer un template sous Excel pour que les trésoriers de chacune de vos filiales le remplissent. Vous le mettez à disposition sur votre Sharepoint ou l’envoyez par mail à chacun. De votre côté, vous créez un deuxième fichier Excel où tous les retours seront agrégés. Et pour pouvoir relancer les trésoriers retardataires : une feuille sur le coin de votre bureau qui vous permet de noter qui vous a répondu.
C’est une solution. Mais est-elle optimale ?
Problématique numéro 1 : agrégation des résultats
Vous avez reçu toutes les réponses de vos filiales : il faut donc les reporter dans votre fichier de synthèse. En route pour les “copier/coller” ! Problème : vous devrez convertir un grand nombre de données (taux de change, devises, unités de mesure…). Attentivement, vous convertissez et agrégez toutes les informations de chaque filiale. Malheureusement, vos résultats ne semblent pas cohérents : une erreur a dû se glisser lors de la récolte des données.
Conséquence : vous devez donc rechercher l’origine de l’erreur parmi tous les fichiers reçus… Bon courage !
Sinon, vous pouvez utiliser Gathering Tools. Les collaborateurs reçoivent votre formulaire Gathering Tools (copie conforme de votre fichier Excel habituel) et cliquent sur “envoyer”. Les données saisies seront automatiquement envoyées et proposées à l’intégration dans votre base, réduisant ainsi le nombre d’erreurs dues au “copier/coller”. Si une information n’est pas cohérente lors de la tentative de transmission, une pop-up apparaît avec l’origine de l’erreur, incitant l’utilisateur à la corriger pour autoriser l’envoi des données. Résultat : des données beaucoup plus fiables et un gain de temps inestimable pour vous.
Problématique numéro 2 : versioning
Le trésorier de votre filiale suédoise, Nils, vous a envoyé ses données mercredi à 10h35. Vous les renseignez immédiatement dans votre tableau. Vous notez sur votre papier que vous avez reçu les informations concernant la Suède.
Jeudi matin, Nils se rend compte qu’il vous a envoyé les chiffres de la mauvaise période. Il corrige immédiatement et vous renvoie un autre tableau. Pressé, vous ouvrez l’email et constatez qu’il vous a renvoyé le même fichier. Pensant à une erreur de sa part, vous ignorez l’email.
Conséquence : vos prévisions de trésorerie sont fausses, mais vous ne le savez pas.
Sinon, vous pouvez utiliser Gathering Tools qui regroupe toutes les réponses reçues en indiquant les informations suivantes : émetteur, date et heure, commentaires. Ainsi, si vous recevez plusieurs versions, vous pouvez voir en un coup d’oeil laquelle est la plus récente. De plus, l’émetteur peut insérer un commentaire vous indiquant des informations supplémentaires. Cela vous permettra de réduire le nombre d’erreurs et d’obtenir l’historique de tous les échanges avec la filiale concernée.
Problématique numéro 3 : contrôle des réponses
John, votre interlocuteur pour la filiale anglaise, vous envoie son fichier en précisant que le tableau est incomplet et qu’il vous fournira les données manquantes plus tard. Mécaniquement, vous notez sur votre feuille que vous avez reçu les informations de la filiale anglaise.
A quelques jours de la deadline d’envoi des fichiers de la part de vos filiales, vous décidez d’envoyer une piqûre de rappel aux retardataires ! Vous consultez votre feuille de suivi. Le nom de John est coché : vous ne le relancez pas.
Conséquence : vos prévisions de trésorerie sont fausses, mais vous ne le savez pas.
Sinon, vous pouvez regrouper tous vos processus Excel dans un seul et même outil structurant : Gathering Tools. Toutes les réponses reçues sont reportées automatiquement. Le logiciel catégorise les répondants et non-répondants ainsi que les réponses complètes ou non, ou encore présentant des erreurs. Vous pouvez ensuite relancer les bons interlocuteurs en quelques clics. Cela vous fera gagner du temps et réduira le nombre d’erreurs.
Finalement, vous pourrez remercier Nils et John. Grâce à eux, vous vous êtes rendus compte des failles critiques de vos processus Excel. La bonne nouvelle, c’est que vous avez trouvé la solution pour y remédier.
