Trésorier : Comment limiter les erreurs dans vos processus Excel ?


Le trésorier est un homme-clé de l’entreprise. Directement rattaché à la direction, les données qu’il consolide ont, chaque jour, un impact considérable sur la bonne santé de celle-ci. Au sein d’une entreprise internationale, le trésorier Groupe a un rôle plus important encore. Collaborant avec les trésoriers de chaque filiale, il est le garant de la vision Cash du groupe. Mais la pression et les contraintes de temps sont fortes, et les risques d’erreurs dans la manipulation des classeurs Excel nombreux.
Petit tour d’horizon des erreurs les plus fréquentes dans les processus Excel d’un trésorier de groupe, et comment les éviter.

Les erreurs de vos collaborateurs

erreurs trésorerie collaborateursEn tant que trésorier de groupe international, vous recevez régulièrement de nombreux fichiers Excel de chacune de ses filiales. Face aux flots de données qui vous sont livrées, il est évident que vous ne pouvez pas tout contrôler.

Les erreurs de calcul, la mauvaise position d’une virgule, des données saisies dans la mauvaise cellule, l’utilisation d’une formule erronée… sont autant d’erreurs courantes qui se glissent dans les fichiers qui vous sont transmis par les filiales et qui impactent vos productions : budget de trésorerie, prévisions de trésorerie, tableau des flux de trésorerie, etc.

Bref ! Quelque soit la solidité apparente de vos processus Excel, si vous ne parvenez pas à limiter les erreurs de vos collaborateurs et homologues de filiales dans les fichiers qu’ils vous envoient, vous prenez un risque considérable.

Et ce risque, qui d’autre que vous l’assumera ?

Les verrous qui ne verrouillent rien

macros VBA trésorerieAfin de limiter les erreurs de vos collaborateurs, vous accordez sans doute un grand soin aux classeurs Excel que vous leur envoyez. Vous construisez peut-être des templates verrouillés, avec de nombreuses macros VBA. C’est un bon réflexe pour limiter les erreurs dans les données qui vous seront remontées.

Mais savez-vous que ces macros ne sont plus maintenues par Microsoft depuis 2013 ? Allez-vous investir votre temps dans des processus non-pérennes ? Et puis, vous le savez bien : les simples “copier-coller” ou “enregistrer sous” que feront immanquablement les trésoriers de vos filiales élimineront automatiquement (à l’insu de leur plein gré, pourrait-on dire) toutes ces protections…

Conséquence : votre tableau n’est plus sécurisé, et c’est la porte ouverte à toutes les erreurs de saisie et de calcul imaginables !

Vos propres erreurs (oui, cela aussi est possible)

erreurs trésorier ExcelVous recevez quotidiennement un grand nombre de données que vous devez ressaisir manuellement. C’est un travail fastidieux et chronophage qui demande pourtant une grande attention. Stressé et fatigué par cette pratique répétitive, les “copier-coller” deviennent automatiques… Une erreur dans la ressaisie ou un chiffre reporté dans la mauvaise cellule peut se traduire au final par une perte sèche non-négligeable pour votre groupe. Croyez-nous : les exemples sont légion.

Autre cas de figure : les erreurs liées à l’utilisation des mauvais taux de change. Le fichier Excel que vous avez reçu ce matin de la part de votre filiale de Toronto a été construit hier par votre homologue canadien. Mais depuis hier, celui-ci a bien évidemment évolué et vous ne vous en êtes pas rendus compte… Vous pestez contre le manque de traçabilité inhérent à vos processus Excel : et vous avez raison ! Toutes ces erreurs ont des conséquences sur votre prévision de trésorerie au niveau Groupe. Votre pilotage sera incertain, vous allez perdre beaucoup de temps à contrôler tous vos fichiers et cela présente des risques réels pour la vision Cash que vous entendez développer.

Comment éviter ces erreurs ?

Afin de pallier ces problématiques, il existe pourtant une solution. Celle-ci a pour particularité de ne changer ni vos processus habituels ni vos fichiers Excel existants.

éviter erreurs tresorerie ExcelQuasiment transparente pour vos collaborateurs et vous-même, cette solution permet en revanche de :

  • lier tous les fichiers Excel qui circulent à un fichier unique que vous maîtrisez,
  • verrouiller les “templates” de reportings que vous demandez à vos filiales,
  • contrôler la cohérence à la source, ainsi que les données incomplètes et erreurs de versioning,
  • lier vos Excel à votre environnement local et à votre système d’informations,
  • construire des workflows fins et assurer une traçabilité sans faille.

Cette solution, c’est Gathering Tools.