La prévision des ventes fait partie des missions principales des directeurs commerciaux. Leur capacité à anticiper avec précision et fiabilité leurs résultats est considérée comme un très précieux atout pour l’activité de leur société. Au contraire, un directeur incapable de donner des projections ancrées dans la réalité ou qui se révèleraient systématiquement fausses risque de voir sa carrière dans l’entreprise fortement écourtée. Bien entendu, n’est pas médium qui veut… et d’ailleurs, une boule de cristal serait d’une utilité limitée. Fournir des chiffres pertinents n’est pas une mince affaire. Effectivement, prévoir les ventes sous-entend modéliser les comportements clients et la complexité des marchés.
Nous vous proposons ici d’analyser les principaux freins à la construction de prévisions de qualité mais surtout comment les lever.
Collecte de données collaborative et prévision des ventes : LE défi à relever
La plupart des directeurs commerciaux se contentent de générer des forecasts tous les trimestres, voire tous les semestres… Pourquoi ne pas aller vers une fréquence plus élevée ? Car ces processus sont tellement fastidieux que l’idée d’avoir à fournir des projections tous les mois, voire toutes les semaines est inconcevable. En effet, pour une prévision des ventes de qualité, utile au pilotage stratégique et surtout tactique, il est nécessaire de réaliser un reporting multi-échelle . Cela suppose de collecter énormément de données provenant du terrain, auprès de diverses sources, de collaborer avec le contrôle de gestion commerciale, de consolider, d’intégrer, etc. En clair, de longues heures de travail sur des fichiers de type Excel le plus souvent. Pas une partie de plaisir, comme en témoigne l’un de nos clients, DSI dans le monde du retail : “Pour nos prévisions de ventes, Excel prend les informations dans plusieurs applications (notre ERP et les logiciels de gestion magasins) et le datawarehouse. Cependant nous rencontrons divers problèmes avec les tableaux sous Excel. La collaboration est difficile, car nous n’utilisons pas toujours les mêmes référentiels de données. Ensuite, nous ne pouvons pas reprendre les macros et formules simplement. La volumétrie de plus en plus importante des données accroît ces problématiques. Nous avons donc de sérieuses difficultés à aller dans la finesse pour nos prévisions de ventes. Enfin, le problème de la dépendance se pose. Les personnes maîtrisant la maintenance et les évolutions de ces fichiers sont très peu nombreuses.”
Une des étapes les plus chronophages reste donc la collecte de données. Demander à tous les responsables commerciaux au sein des filiales, agences ou autres de remplir des fichiers Excel avec un délai imparti est un vrai parcours du combattant. Avec pour résultat : des relances répétées pour avoir les données dans les temps, de multiples versions du même fichier, des données incohérentes malgré les macros mises en place pour verrouiller au maximum…
Comment améliorer cela ? Et bien, grâce à une application ressemblant trait pour trait à Excel, et qui fiabilise le process de collecte. Gathering Tools vous permet en effet de reproduire l’environnement tableur (et donc ne pas “perturber” les commerciaux contributeurs), mais d’avoir une vraie gestion collaborative. Les utilisateurs en charge de la prévision des ventes peuvent ainsi suivre, en fonction de leurs droits, l’avancement de la saisie globalement, mais également entité par entité. Ils peuvent aussi directement valider, invalider, demander des corrections et envoyer des notifications.
La consolidation et la restitution aux commerciaux et autres services
Après la collecte, les phases “consolidation” et “restitution” font leur entrée en scène. Malheureusement, elles ne sont pas vraiment synonymes de plus de sérénité. En effet, consolider des dizaines de fichiers Excel complexes en s’assurant de la cohérence des données n’est pas une tâche aisée. Là encore, Gathering Tools permet de répondre à la problématique. Il est ainsi possible, au préalable, d’empêcher la transmission de documents incomplets mais également de créer des règles autorisant l’ajout ou la suppression d’enregistrements avec vérification de la cohérence des données. Les fichiers sont ensuite directement synchronisés au système d’information ce qui permet de bénéficier d’une seule et même version des indicateurs, pour tous.
Maintenant que les prévisions de vente sont consolidées, il est indispensable de les partager, car c’est tout de même le but ultime de la manœuvre. Bien sûr, il n’est pas question de fournir un tableau illisible et modifiable en partie. L’idéal est de présenter les données acquises grâce à de la datavisualisation, en fonction des profils (DG, finance, production, logistique, achats…). Ce qui nécessite, encore une fois, une synchronisation parfaite au SI, une grande finesse des données et une construction saine des fichiers sources.
Mais, finalement, ne serait-il pas possible d’aller encore plus loin en alimentant les commerciaux (voire d’autres fonctions comme le marketing ou la production) avec des données provenant de la prévision des ventes ? C’est ce qu’explique Sylvain Baduel, Responsable BI d’Edilians : “Nous avons eu de très bons retours des commerciaux sur cette nouvelle manière de fonctionner. En effet, en échange de leurs prévisions, ils reçoivent des données qu’ils n’avaient pas à leur disposition auparavant et qui leur sont très utiles.” (pour lire le témoignage dans son intégralité, c’est ici.) Comment cela est-il possible ? Grâce à Gathering Tools dont les fichiers nourrissent les divers logiciels métiers directement et en direct. Plus besoins de créer de passerelles sur-mesure et difficiles à maintenir ! Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter nos experts.
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