Fiabiliser le suivi des effectifs RH


Les indicateurs sont légion aux ressources humaines. Avec les différentes règlementations, demandes émanant des dirigeants, des salariés, toutes les raisons sont bonnes pour en générer de nouveaux… Il est donc nécessaire d’avoir accès à des données de qualité, fiables et homogènes. Néanmoins, ce n’est pas toujours si évident, notamment dans les entreprises aux multiples filiales. Prenons l’exemple du suivi des effectifs : indicateur essentiel du tableau de bord RH, son calcul s’avère très souvent compliqué. Voyons donc pourquoi cet indicateur est si stratégique ? Quelles sont les raisons qui le rendent si difficile à consolider ? Existe-t-il une solution simple pour améliorer cet état de fait ?

Le suivi des effectifs RH : un indicateur stratégique

fiabiliser effectif RHLe suivi de l’effectif de l’entreprise est un indicateur particulièrement stratégique, très prisé par les entités métiers mais aussi par les dirigeants de façon plus générale. On retrouve d’ailleurs cet indicateur dans les rapports annuels, au même niveau que le chiffres d’affaires ou l’investissement R&D.

Au niveau RH, l’analyse des effectifs est synonyme de gestion des compétences, des savoir-faire. Les RH le savent mieux que quiconque, les salariés sont la ressource la plus précieuse de l’entreprise. La gestion de cette ressource n’est donc pas à prendre à la légère. Le calcul des effectifs permet d’ailleurs de prendre des décisions souvent lourdes de sens : campagnes de recrutement, accroissement de la mobilité interne, plans de formation, etc. Vous pourrez aussi en tirer d’autres indicateurs, très précieux eux aussi : pyramide des âges, le taux d’ancienneté, le taux de turnover et bien plus…

Malheureusement, ce suivi des effectifs n’est pas si simple à réaliser…

Un suivi des effectifs encore trop souvent instable

construction indicateurs RHGlobalement la construction des indicateurs RH est un réel problème dans les entreprises. Selon l’étude Deloitte sur les tendances RH de 2016, 45% des DRH estiment avoir en leur possession des données de mauvaise qualité, ce qui complique le “HR Analytics”.

Pourtant, le calcul des effectifs est nativement intégré dans les SIRH et de nombreux logiciels spécialisés permettent également sa digitalisation. Cependant, de très nombreuses entreprises dépendent encore des fichiers Excel pour la construction de cet indicateur. Pourquoi ? Notamment car toutes les filiales n’accèdent pas forcément au SIRH ou au logiciel spécialisé, pour des raisons techniques ou de coûts, et envoient donc leurs chiffres par d’autres moyens.

C’est par exemple le cas chez Bouygues Construction : “Si nous connaissons bien les personnes employées en France, c’était beaucoup plus compliqué concernant les 30 000 collaborateurs travaillant hors de l’Hexagone. […] D’un trimestre sur l’autre, nous pouvions constater d’importantes variations d’effectifs sur une structure de par l’utilisation d’une feuille de calcul non sécurisée.” (retour d’expérience : Grégory Foulon, responsable SIRH de Bouygues Construction). Comment justifier ensuite ces écarts auprès de la direction ? Comment éviter de passer des heures et des heures à tenter de consolider tous ces fichiers Excel ?

Gathering Tools : LA solution pour fiabiliser le suivi des effectifs

performance RHPour faire face à cette problématique de qualité de données, certaines entreprises, comme Bouygues Construction, ont trouvé la solution. Elle s’appelle Gathering Tools : “Cette brique de collecte d’information complète bien notre outil groupe de reporting pour la collecte de nos indicateurs RH. En outre, le mode de distribution des formulaires de collecte par messagerie électronique et leur « look » de tableur « type Excel » correspondent bien aux besoins des utilisateurs.Grégory Foulon, responsable SIRH de Bouygues Construction.

Gathering Tools, grâce à sa capacité à reprendre l’existant Excel sans changer les processus ayant fait leur preuve, est réellement plébiscité des équipes RH. En effet, elle permet de s’épargner de longues phases de conduite du changement, compliquées à gérer, tout en fiabilisant les workflows de suivi des effectifs (pour ne citer que cet aspect). Fini les erreurs de ressaisies, la gestion infernale des différentes versions, les risques de pertes de fichiers, etc. En clair, ce sont des gains de productivité et de sérénité assurés !

Bien évidemment, les possibilités de Gathering Tools ne s’arrêtent pas au suivi des effectifs RH. Tous les processus Excel peuvent être fiabilisés grâce à cette application. RSE, bilan social, gestion des éléments variables de paie… Tous vos indicateurs RH dépendant d’Excel ont à y gagner !

suivi effectif RH Excel