Comment fiabiliser le suivi des effectifs RH ?


Les indicateurs sont légion aux ressources humaines. Avec les différentes règlementations, demandes émanant des dirigeants, des salariés, toutes les raisons sont bonnes pour en générer de nouveaux… Il est donc nécessaire d’avoir accès à des données de qualité, fiables et homogènes. Néanmoins, ce n’est pas toujours si évident, notamment dans les entreprises aux multiples filiales. Prenons l’exemple du suivi des effectifs : indicateur essentiel du tableau de bord RH, son calcul s’avère très souvent compliqué. Voyons donc pourquoi cet indicateur est si stratégique ? Quelles sont les raisons qui le rendent si difficile à consolider ? Existe-t-il une solution simple pour améliorer cet état de fait ?

Le suivi des effectifs RH : un indicateur stratégique

fiabiliser le suivi des effectifs RHLe suivi de l’effectif de l’entreprise est un indicateur particulièrement stratégique, très prisé par les entités métiers mais aussi par les dirigeants de façon plus générale. On retrouve d’ailleurs cet indicateur dans les rapports annuels, au même niveau que le chiffres d’affaires ou l’investissement R&D.

Au niveau RH, l’analyse des effectifs est synonyme de gestion des compétences, des savoir-faire. Les RH le savent mieux que quiconque, les salariés sont la ressource la plus précieuse de l’entreprise. La gestion de cette ressource n’est donc pas à prendre à la légère. Le calcul des effectifs permet d’ailleurs de prendre des décisions souvent lourdes de sens : campagnes de recrutement, accroissement de la mobilité interne, plans de formation, etc. Vous pourrez aussi en tirer d’autres indicateurs, très précieux eux aussi : pyramide des âges, le taux d’ancienneté, le taux de turnover et bien plus…

Malheureusement, le suivi des effectifs est loin d’être simple à mettre en œuvre.

 

Un suivi des effectifs encore trop souvent instable

construction indicateurs RHGlobalement la construction des indicateurs RH est un réel problème dans les entreprises. Selon l’étude Deloitte sur les tendances RH de 2016, 45% des DRH estiment avoir en leur possession des données de mauvaise qualité, ce qui complique le “HR Analytics”.

Pourtant, le calcul des effectifs est nativement intégré dans les SIRH et de nombreux logiciels spécialisés permettent également sa digitalisation. Cependant, de très nombreuses entreprises dépendent encore des fichiers Excel pour la construction de cet indicateur. Pourquoi ? Notamment car toutes les filiales n’accèdent pas forcément au SIRH ou au logiciel spécialisé, pour des raisons techniques ou de coûts, et envoient donc leurs chiffres par d’autres moyens.

C’est par exemple le cas chez Bouygues Construction : “Si nous connaissons bien les personnes employées en France, c’était beaucoup plus compliqué concernant les 30 000 collaborateurs travaillant hors de l’Hexagone. […] D’un trimestre sur l’autre, nous pouvions constater d’importantes variations d’effectifs sur une structure de par l’utilisation d’une feuille de calcul non sécurisée.” (retour d’expérience : Grégory Foulon, responsable SIRH de Bouygues Construction). Comment justifier ensuite ces écarts auprès de la direction ? Comment éviter de passer des heures et des heures à tenter de consolider tous ces fichiers Excel ?

 

5 KPI à suivre pour optimiser le suivi des effectifs RH

 

1 – L’ancienneté

Un suivi des effectifs efficace exige de savoir si l’entreprise parvient à conserver ses ressources humaines sur la durée. Ainsi, l’ancienneté moyenne est un excellent KPI puisqu’il permet d’illustrer assez facilement la capacité de rétention : une valeur faible peut signifier que des recrutement sont fréquents, tandis qu’un chiffre plus élevé est un signe que les employés ont tendance à faire carrière (et donc qu’ils sont a priori satisfaits de leur situation).

 

2 – Le taux de turnover

Le taux de turnover représente à quelle fréquence des rotations de personnel sont effectuées sur une période. Turnover et ancienneté sont deux indicateurs bien différents malgré leur apparente ressemblance !
Concrètement, un taux de turnover élevé signifie que la plupart de l’effectif de l’entreprise sur la période a été renouvelé. Inversement, un taux plus faible traduit peu de départs et peu d’arrivées.
Un taux de turnover élevé n’est pas forcément un mauvais signe, notamment dans des secteurs employant de la main d’œuvre « peu qualifiée ». Par contre, un turnover élevé peut aussi signifier que les collaborateurs ne sont pas satisfaits. Il est donc indispensable pour le service RH d’identifier les causes de cette insatisfaction : politique de rémunération, équilibre vie professionnelle/personnelle, culture d’entreprise…

 

3 – L’âge moyen et le taux de répartition homme/femmes

Le suivi des effectifs doit aussi permettre de mesurer si la masse salariale est plutôt en début de carrière où proche de la retraite et de mettre en lumière d’éventuelles disparités entre les sexes.
L’outil le plus courant pour mesurer ces deux indicateurs étroitement liés est la pyramide des âges. Les chiffres issus de cette pyramide peuvent être utilisés dans une optique inclusive (favoriser l’embauche de seniors, accroître le pourcentage de femmes dans les effectifs, etc.) mais aussi pour anticiper des enjeux RH de fond. Par exemple, une moyenne d’âge élevée doit alerter sur la nécessité de prévoir des embauches à court ou moyen terme.

 

4 – La répartition entre CDD et CDI

L’évolution de la répartition entre les types de contrats sur une certaine période peut être utile aux services RH dans le cadre d’efforts visant à réduire le taux de turnover ou à mieux capitaliser sur les talents existants. Une forte proportion de salariés en CDD est en effet un facteur indéniable de turnover, alors qu’une politique d’embauche privilégiant les CDI tend à réduire ce taux.

 

5 – Le taux d’absentéisme

Enfin, observer le taux d’absentéisme s’analyse en rapportant le nombre de jours d’absence déclarés à l’effectif voulu. A l’échelle d’un service par exemple, il peut être très utile pour détecter des périodes de sous-effectifs (afin de mieux planifier l’étalement des congés). A l’échelle de l’entreprise dans son ensemble, il peut être révélateur du mal-être des salariés : stress, dépressions, burnouts… Pour cela, la différenciation entre absence de courtes et longues durées ainsi que le type de congé (congé payé, congé maladie, RTT…) apporte aussi son lot d’informations complémentaires.

 

Toutefois, ces indicateurs, même identifiés, peuvent être difficile à mesurer, du fait d’une qualité des données trop faible. Pourtant, il ne s’agit pas d’une fatalité.

 

Gathering Tools : LA solution pour fiabiliser le suivi des effectifs

performance RHPour faire face à cette problématique de qualité de données, certaines entreprises, comme Bouygues Construction, ont trouvé la solution. Elle s’appelle Gathering Tools : “Cette brique de collecte d’information complète bien notre outil groupe de reporting pour la collecte de nos indicateurs RH. En outre, le mode de distribution des formulaires de collecte par messagerie électronique et leur « look » de tableur « type Excel » correspondent bien aux besoins des utilisateurs.Grégory Foulon, responsable SIRH de Bouygues Construction.

Gathering Tools, grâce à sa capacité à reprendre l’existant Excel sans changer les processus ayant fait leur preuve, est réellement plébiscité des équipes RH. En effet, elle permet de s’épargner de longues phases de conduite du changement, compliquées à gérer, tout en fiabilisant les workflows de suivi des effectifs (pour ne citer que cet aspect). Fini les erreurs de ressaisies, la gestion infernale des différentes versions, les risques de pertes de fichiers, etc. En clair, l’entreprise gagne en productivité et les services RH peuvent produire des reportings plus précis.

Bien évidemment, les possibilités de Gathering Tools ne s’arrêtent pas au suivi des effectifs RH. Tous les processus Excel peuvent être fiabilisés grâce à cette application. RSE, bilan social, gestion des éléments variables de paie… Tous vos indicateurs RH dépendant d’Excel ont à y gagner !


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