Éléments variables de paie : définition, catégories et enjeux de collecte


En entreprise, la gestion des éléments variables de paie est d’une importance capitale, en premier lieu pour le service Paie, qui les manipule au quotidien. Pour autant, leur très grande diversité peut les rendre complexes à classer, tandis que leur collecte pose encore aujourd’hui divers problèmes de fiabilité.
Pour tirer tout cela au clair : au travers de cet article, nous revenons sur les principales connaissances à avoir concernant les éléments variables de paie.

Éléments variables de paie : définition

Les éléments variables de paie peuvent être définis comme l’ensemble des éléments pouvant changer tous les mois où à chaque période de paie. Contrairement aux éléments fixes qui conservent un montant unique de manière générale (salaire de base, tickets restaurant…) d’un mois sur l’autre, les éléments variables de paie sont par nature fluctuants, et peuvent donc modifier la rémunération des salariés concernés. Les services Paie, Compta ou RH doivent ainsi maintenir un bon niveau de visibilité sur ces paramètres. En effet, la justesse de la paie est essentielle à la motivation des salariés et au bon fonctionnement d’une entreprise de manière générale.

Des éléments de paie variables… mais surtout variés !

Liste d'éléments variables de paie

En complément de la rémunération de base, il existe un grand nombre d’éléments variables de paie susceptibles d’impacter la rétribution d’un salarié et les charges afférentes. Ils peuvent être répartis en trois grandes catégories : 

 

  • Les éléments variables conventionnels regroupent les différents modificateurs financiers prévus par la convention collective de l’entreprise. Ici, on va, par exemple, retrouver le nombre d’heures supplémentaires (chez les catégories pour qui elles sont rémunérées), les primes d’ancienneté ou encore la cotisation de l’entreprise sur l’assurance santé collective (de 50 à 100 %), ces dernières étant déduites du salaire brut imposable.

 

  • Viennent ensuite les éléments variables contractuels, régis par les contrats de travail. Parmi ces éléments, les plus connus sont les différentes primes sur objectif(s) et les commissions que peuvent toucher certains employés sur la base de leur performance. L’intéressement est un autre exemple d’élément variable contractuel, mais il possède toutefois une particularité : son versement s’effectue de façon annuelle et non pas mensuelle.

 

  • Enfin, les éléments de paie personnels englobent les modificateurs de rémunération propres au salarié et ne pouvant pas rattachés aux catégories précédentes. Par exemple, les congés sans solde font baisser la paie d’un salarié, au même titre que les arrêts maladie du fait des jours de carence. Sur une note plus positive, l’employeur peut aussi décider d’accorder une prime exceptionnelle à un collaborateur, voire des jours de congé supplémentaires (au-delà de ceux imposés par la loi).

Une collecte aux enjeux multiples

Nombreux et variés, les éléments variables de paie sont importants pour différents pôles dans les entreprises.

Collecte des éléments de paie


Les services Paie, tout d’abord, doivent s’assurer de la justesse des différents salaires en tenant compte de toutes les variations potentielles. Une paie inexacte entraîne en effet l’insatisfaction des salariés et un surcroît de travail liés aux correctifs. Elle expose aussi l’entreprise sur le plan réglementaire, puisque les informations transmises et les virements  effectués aux organismes sociaux, notamment via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), seront erronés et sujets à redressement. Les services Comptables ont également besoin de ces éléments variables. Ces derniers peuvent constituer un poste de dépenses plus ou moins important dans l’entreprise. Ils revêtent donc une importance toute particulière au niveau de la maîtrise de la masse salariale.
Enfin, les départements RH sont aussi concernés par ces composants variables de la paie. Leur bonne gestion est primordiale pour conserver la cohérence de la politique de rémunération, mais également pour l’attractivité des postes proposés par l’entreprise.

 


La collecte de ces données variables de paie est donc une mission importante pour les services concernés, qui doivent s’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude de ces  différents modificateurs.


Cette phase de récupération est souvent délicate, puisque les sources de ces données sont particulièrement hétérogènes : logiciels de gestion des temps, CRM ou même Excel ! Ainsi, dans la majeure partie des cas, il est difficile de centraliser toutes les informations directement, et certaines données se retrouvent à transiter sur Excel, avec les risques d’erreurs ou de duplication inhérents à son utilisation.

Chez Gathering Tools, nous avons développé une alternative aux processus Excel : elle  vous permet de conserver les usages et l’interface habituels d’Excel tout en convertissant l’ensemble des processus de collecte en workflows sécurisés. Un atout précieux pour la remontée et la consolidation d’éléments variables de paie stockés sous des formats hétérogènes. N’hésitez pas à contacter nos experts pour plus d’informations !