De l’agilité dans la collecte !

/

« De l’agilité dans la collecte ! »

Mersen workflow collecte

Loick Horem

 

Par Loick Horem, IT Manager, Mersen

“J’imagine que nous sommes un des plus anciens clients de Calame Software !

L’idée des fondateurs de Calame Software était limpide : la plupart des entreprises, même les plus structurées, collectent des données à l’aide d’échanges de classeurs Excel. Cette information, non structurée, est ensuite très difficile à exploiter par les outils décisionnels. Comment concilier le besoin d’agilité des utilisateurs au besoin de structuration des données ?

Mersen est un groupe mondial avec une présence dans plus de 35 pays. Nous étions donc fréquemment confrontés au problème. Le Groupe était doté d’un outil de Consolidation pour gérer ses besoins en reporting financiers mais celui-ci n’était pas adapté aux autres directions fonctionnelles qui interrogent des populations différentes à des rythmes différents.

Premiers succès

En 2005, le premier service qui a recouru aux services de Calame était la trésorerie. Nous avions besoin de réaliser des prévisions de cash quotidiennes auprès de la totalité de nos filiales. Après avoir tenté de collecter ces données à l’aide de classeurs Excel, nous avons rapidement compris que la facilité avec laquelle nous avions réalisé nos maquettes se payait très cher lorsqu’il avait fallu mettre le processus en production : entre les filiales qui ne répondaient pas dans les temps et qu’il fallait relancer manuellement, et celles qui nous renvoyaient des données incomplètes ou qui modifiaient les classeurs de saisie, ce qui n’était pour nous qu’un petit processus occasionnait une charge de maintenance bien plus élevée que prévu.

A ce moment, nous étions déjà en relation avec Calame depuis environ un an, et leurs consultants nous avaient fourni un certain nombre de recommandations. Mais cette fois, ils nous ont proposé d’utiliser une suite d’outils qu’ils avaient développés. Ce n’était pas la suite complète qu’ils commercialisent aujourd’hui, mais il y avait déjà un éditeur de formulaires, un outil de workflow et un module de restitution. Et de fait, cela a très bien fonctionné ! Les contrôles de cohérence intégrés aux formulaires représentaient un grand progrès en termes de qualité et de complétude de données, le fait de ne plus se reposer sur Excel éliminait nos problématiques de langues et de versions hétérogènes, et la restitution automatique était très appréciée !

Nous avons donc continué à utiliser ces modules pour d’autres besoins au sein de la direction Financement et Trésorerie : il s’agissait de collectes « flash », qui mettaient en œuvre des indicateurs simples, et concernaient toutes les filiales et qui devaient remonter des données dans les délais.

Ainsi, lorsque Mersen a décidé de se doter d’un SIRH, il nous a fallu mettre un place un reporting permettant de structurer les collectes RH et d’assurer la transition vers le nouveau système. Un des intégrateurs de Calame a réalisé le projet, qui a ensuite tourné 18 mois sans aucun problème !

Généralisation

En 2011, nous avons constaté un changement profond d’approche chez Calame. Jusqu’alors, ils étaient des prestataires de conseil, ils nous interrogeaient sur nos pratiques et nous conseillaient sur l’implémentation mais on sentait bien que les modules qu’ils développaient n’étaient pour eux qu’une étape. En 2011, nous avons assisté à leur métamorphose : avec la publication de la première version de Gathering Tools, ils proposaient désormais un véritable produit, très complet et prévu pour les déploiements de grande envergure. Dans leurs premières années, leurs clients étaient les services métiers mais depuis cette période, ils se sont focalisé sur la DSI, avec une solution transversale, en tant qu’éditeur à part entière.

C’est juste à ce moment, après le succès du projet RH, que notre DSI a commencé à s’intéresser à eux. Il se trouve que notre DSI a la particularité d’être également directeurs des achats. Il a donc immédiatement compris l’intérêt de la technologie pour mettre en place son reporting achats avec une collecte de plans d’actions et des chiffres d’affaires. Ce nouveau projet a été rondement mené, et tourne encore aujourd’hui.

Enfin, l’outil a été mis à profit dans le cadre du déploiement de notre démarche d’Excellence Opérationnelle pour la mise en place de plusieurs workflows sur les sujets liés aux taux de service et à la non-qualité. Ces projets sont de véritables outils de pilotage et de management : chaque filiale y fournit ses propres objectifs, les valorise, met à jour ses indicateurs chaque mois et une restitution automatisée est transmise par l’outil à une population de 25 managers qui peut comparer les performances de chaque filiale.

Au-delà de la fiabilisation des processus, l’intérêt de Gathering Tools pour ces projets fut la capacité de l’outil à reproduire fidèlement les maquettes Excel de nos utilisateurs. Au fond, ce sont ces maquettes qui constituent l’essentiel de leur cahier des charges ! Par ailleurs, l’outil s’est révélé simple à prendre en main et pour la première fois, le projet fut intégralement réalisé en interne, et a d’ailleurs donné toute satisfaction. Nous le considérons dorénavant comme une nouvelle « brique » technique, qui nous permet de reprendre n’importe quel processus Excel que nous souhaiterions fiabiliser.

Témoignage de Jean-Philippe Fournier, Group VP, Operational Excellence

« Je suis satisfait de la première utilisation de Calame avec un réseau de plus de 60 correspondants pour la collecte des données et la restitution à un groupe de 25 managers. L’administration du logiciel en trois temps (collecte, intégration, distribution) est simple et intuitive. Il ne faut pas hésiter à passer le temps nécessaire pour définir le cahier des charges. Gathering Tools sait à merveille reproduire n’importe quel classeur Excel mais un projet n’est pas qu’un document : bien penser au workflow, à la maintenance des données de référence évitera toute frustration une fois le projet en production. En tant que gestionnaire du workflow, l’outil est structurant et pour les correspondants, appelle à de la discipline. La console de gestionnaire est simple d’utilisation. »

Bilan et perspectives

Avec le recul, nous sommes très satisfaits de la collaboration avec la société Calame Software. Pour avoir assisté à plusieurs reprises à leur club utilisateurs ou à leurs événements dédiés aux développeurs, je constate que l’utilisation que nous faisons de Gathering Tools chez Mersen est assez simple. Mais l’outil est très actif chez nous : des projets se créent fréquemment, d’autres se terminent, la facilité avec laquelle les projets sont mis en place nous permet cette agilité. Enfin, si l’on regarde les coûts de licences et les délais de mise en œuvre d’un projet, on peut dire que Gathering Tools est une solution très économique, ce qui ne gâche rien !