En tant que Comp & Ben Manager, la collecte et l’analyse des données RH et financières sont votre quotidien. Votre direction exige des rapports précis et représentatifs, vous devez donc également vous assurer de collecter les bonnes data et de leur qualité. Vous avez également besoin de ces data pour établir les bonnes stratégies. Pour cela, Excel est votre meilleur allié : vous manipulez des dizaines, voire des centaines de tableurs, les partagez avec les différents managers et les consolidez pour générer les indicateurs utiles. Mais, concrètement, comment optimiser et mieux gérer cette collecte ? Nous vous livrons trois astuces dans cet article.
Conseil #1 : collecter la data utile
Dans un premier temps, il est indispensable de faire l’inventaire des données dont vous avez besoin. La volumétrie de data est telle qu’il est nécessaire de bien définir le périmètre de votre projet, au risque de vous noyer. On pense souvent, à tort, que plus on dispose d’information, mieux c’est, que cela permet de ne passer à côté d’aucune opportunité ! Au contraire, il est nécessaire de se concentrer sur la data qui aura du sens et qui créera une vraie valeur. Par exemple, il n’est pas toujours nécessaire de rentrer dans les détails infimes des packages retraite nationaux, pour pouvoir en comparer le coût et les bénéfices, car ils sont très souvent hétérogènes. C’est la même chose pour les mutuelles et assurances.
On dit souvent également que plus il y a d’indicateurs, plus les objectifs sont flous. Collecter la data utile vous permettra de mettre au clair vos objectifs, en termes de création de valeur et de performance. Par exemple, dans l’évaluation d’un programme d’expatriation, vous pouvez vous concentrer sur quelques grandes catégories – voyages, logements, primes, double rémunération, frais scolaires, accompagnement de la famille – sans rentrer dans tous les détails – cours de langue, conseiller fiscal… Même si vous devez effectuer énormément de veille, n’ayez crainte d’abandonner certaines données au profit d’autres, si elles répondent davantage à votre objectif et celui de votre organisation.
Conseil #2 : accompagner les managers
Bien évidemment, pour mener à bien vos projets, vous avez besoin de collaborer étroitement avec différents métiers : principalement les ressources humaines et la direction financière. Il est donc nécessaire d’entretenir de bonnes relations avec eux et de communiquer autour de votre démarche de collecte de données. Il est indispensable qu’ils comprennent les enjeux et l’importance de disposer d’une donnée de qualité, par exemple lorsque vous sollicitez les RH d’une filiale pour comprendre une de leurs bonnes pratiques – un abondement sur plan d’Épargne ou avoir des informations précises sur la gestion des niveaux de qualifications et de salaire, en vue d’une harmonisation.
La qualité est donc un enjeu majeur de votre métier. Sans cela, vos rapports et préconisations risquent d’en pâtir. Les erreurs de collecte de données peuvent être multiples :
- double saisie,
- problème de versionning,
- problème de langue ou de devises…
- et bien d’autres.
Il est donc important de communiquer autour de cet aspect, d’encourager les différents managers à être vigilants, ce qui vous fera gagner du temps.
La communication autour des politiques de rémunération de l’entreprise est l’une de vos missions principales : il est nécessaire de pouvoir la justifier et la valoriser. C’est pourquoi vous devez disposer des meilleurs KPI, rapports et analyses pour étayer vos propos. La rémunération et leur revalorisation peuvent être un sujet sensible au sein des organisations. Vous devez alors donner à vos managers tous les éléments pouvant justifier les choix faits par l’entreprise. Une bonne communication descendante est donc nécessaire pour maintenir un climat social sain. À l’arrivée, c’est une stratégie gagnant-gagnant : vous collaborez avec les managers pour obtenir une donnée de qualité. En échange, vous leur livrez une politique de revalorisation salariale claire.
Conseil #3 : prendre ses distances avec Excel
Notre dernier conseil concerne les outils. Et plus particulièrement Excel. On le sait, ce tableur offre pléthore de fonctionnalités indispensables à votre métier. Difficile aujourd’hui de s’en passer : c’est l’outil le plus pratique pour partager, collecter et consolider les différentes données.
Pourtant, Excel possède aussi ses limites, qui peuvent compromettre la réussite de vos missions :
- problème de versions de fichier,
- sécurité de saisies non garantie,
- contrôle de cohérence difficile à faire…
Malgré tout, dans le cas de processus de collecte complexes auprès de multiples correspondants, nous vous conseillons de l’abandonner grâce à une alternative : Gathering Tools. Pour la saisie de données, l’outil reprend l’interface d’Excel et propose les mêmes fonctionnalités. La différence réside dans l’accès au document, le partage et le travail collaboratif associé. Vous ne donnez accès au document qu’aux personnes concernées, qui peuvent vous envoyer des messages directement depuis l’application, qui ne peuvent changer que les cellules autorisées. Un système d’alertes et de rappels peut être configuré pour automatiser les relances et les contrôles de cohérence, vous permettant de vous concentrer sur l’analyse des données collectées et leur consolidation. Ces données sont par ailleurs stockées dans une base de données, et non plus dans des fichiers isolés. Comme une image vaut mille mots, nous sommes à votre disposition pour une démo.
La collecte des données auprès des managers et équipes de terrain est un élément central de votre métier de C&B manager. Il est donc indispensable de l’optimiser pour gagner en temps et en performance. Nos trois conseils ci-dessus devraient déjà vous aider, mais évidemment, la liste est non exhaustive. Nous serions ravis d’en discuter avec vous !