Saft Batteries rationalise son processus de trésorerie en adoptant la solution Gathering Tools

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Le besoin client : une meilleure maîtrise du processus de reporting des positions de trésorerie hebdomadaires

«Avant la mise en place de Gathering Tools, notre processus de collecte de reporting de trésorerie avec un seul fichier Excel. Et ce fichier, n’est accessible et modifiable que par une seule personne à la fois» rappelle Vannara Huot, Trésorier Groupe de Saft Batteries. Principal outil de travail dans les fonctions finances des entreprises, le tableur de Microsoft est un outil informatique très souple. Mais cette souplesse représente également son principal défaut.

«Certaines personnes peuvent ajouter des colonnes ou des cellules dans un onglet sans concertation préalable,» souligne Vannara Huot. Le groupe Saft Batteries compte 25 filiales, le fichier de travail pour le reporting des positions de trésorerie comportait donc 25 onglets avec les opérations bancaires de chacune des filiales par onglet. Ce fichier avait été conçu en 2007 et ne permettait pas non plus une vision dynamique du risque de change. «Nous procédions aux ajustements en fonction du timing des opérations, mais sans pouvoir prévoir plus avant. Nous souhaitions disposer d’un outil capable de nous donner une exposition dans le temps, par filiale et par couple de devises, par exemple» précise Vannara Huot. Enfin, la trésorerie groupe désirait mettre en place un reporting basé sur la méthode directe et non plus sur celle des variations par postes de bilan, «qui fonctionne très bien sur des périodes longues, mais est beaucoup moins précise au mois le mois,» souligne Vannara Huot.

La solution : déployer rapidement et sans désorganisation un outil de collecte standardisé

Pour répondre à ces problématiques, le groupe Saft Batteries décide de se doter d’un nouvel outil de collecte et de consolidation de données. Ayant déjà eu l’occasion de déployer la solution Gathering Tools, en tant que Directeur des Financements et de la Trésorerie chez IMS – International Metal Services, fusionné depuis avec le groupe Jacquet Metal, Vannara Huot se tourne vers Gathering Tools en février 2011. «Il y a avait d’autres éditeurs sur ce créneau, mais le déploiement aurait certainement été beaucoup plus long et couteux, leurs solutions nécessitant des modules complémentaires pour répondre précisément à nos besoins.» Le critère de choix est donc clair : il s’agit de trouver un outil permettant d’obtenir un ROI à court terme.

A la suite des validations techniques de la solution, et d’une commande confirmée en mai 2011, la solution GT a pu être déployée durant l’été, pour une mise en production du processus programmée pour septembre. «Via Finance, l’intégrateur recommandé par Gathering Tools nous a beaucoup aidé en amont pour la définition fonctionnelle du projet et la faisabilité de certaines options,» précise Vannara Huot. Désormais, les 25 filiales disposent d’un outil et d’une méthodologie standard. «Ce nouvel outil ressemble à s’y méprendre à Excel. Le fichier d’interface sous Excel permet de récupérer les données du système d’informations de chaque utilisateur et de l’importer ensuite dans le questionnaire au format GT. Les utilisateurs peuvent par ailleurs convertir les formulaires Gathering Tools vers Excel, y créer leurs données, puis réimporter leur travail vers le formulaire afin d’y vérifier la qualité des données et les injecter dans le workflow. Cette faculté a permis de déployer le produit sans aucun effort de formation pour nos utilisateurs.» détaille Vannara Huot.

Le résultat : des données de reporting plus riches, une satisfaction unanime

«Pour les positions de trésorerie, il est demandé plus de précisions quant à la maturité et les taux d’intérêts des dépôts,» rapporte Vannara Huot.

«Grâce à Gathering Tools, il est remonté plus d’informations, le système de relances automatiques intégré dans l’outil incite les gens à anticiper la délivrance des informations, et du coup ils travaillent davantage dans les délais. En outre, nous gagnons du temps de notre côté, car la restitution des prévisions de trésorerie est désormais réalisée en quelques minutes ce qui nous laisse plus de temps pour l’analyse».

Au final, Saft Batteries dispose d’une information enrichie, plus rapidement accessible, avec un risque réduit sur les erreurs de saisie ou les omissions. Et envisage d’étendre l’utilisation de Gathering Tools à d’autres fonctions et processus comme l’audit ou encore le reporting commercial pour la filiale américaine qui en a fait la demande.

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