Plus de qualité de données et moins de gestion du changement

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« Plus de qualité de données et moins de gestion du changement»

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Par Jean-Marie Robiquet, Expert SI Gestion, Direction de la Production Nucléaire

Je travaille à la Délégation Gestion Performance (DGP) depuis 2006. Au sein de la Direction de la Production Nucléaire (DPN), notre service gère la prévision et le pilotage budgétaire, en lien avec nos 23 unités : 20 Centres Nucléaires de Production d’Electricité (CNPE) et 3 Unités Centrales, qui assurent les fonctions support (Ingénierie, Sécurité, Maintenance, Communication Ressources humaines…).

Le directeur Délégué Gestion Performance de l’époque avait déjà structuré le processus budgétaire autour d’échanges de fichiers Excel qui donnaient globalement satisfaction. Toutefois, suite à l’ouverture du capital d’EDF et son introduction en bourse, le niveau d’exigence a beaucoup augmenté. De ce fait, j’ai été amené à créer de nombreux modèles de reportings pour satisfaire ces nouvelles obligations puis, en 2008, nous avons pris conscience qu’il n’était plus raisonnable de faire reposer notre système budgétaire sur des outils bureautiques.

Quel outil pour notre processus budgétaire ?

En 2008 la DPN a donc lancé un ambitieux projet en 2 parties :

  1. La définition d’un nouveau schéma de gestion
  2. La mise en place d’un outil support qui devait permettre de réconcilier le réalisé aux données budgétaires collectées auprès de nos entités. Le SI de la direction financière a porté son choix sur SAP mais le projet n’a pas fonctionné comme attendu. Le sujet était complexe et nous rencontrions beaucoup de problèmes liés à l’ergonomie et aux performances. Sur les conseils de l’éditeur, nous avons migré l’outil sur la version la plus à jour mais cette migration nous faisait perdre toutes nos modifications et, en 2010, il a été décidé d’abandonner cette voie.

Entre-temps, nous avions anticipé cette issue et préparé de nouveaux supports Excel, bien plus sophistiqués que nos anciennes maquettes : à l’aide de macros Excel, nous avions pu mettre en œuvre une première gestion de référentiel et proposer une meilleure ergonomie visant à faciliter la transition entre l’ancien et le nouveau schéma. Nous avons aussi développé une vingtaine de supports à nos enquêtes budgétaires, avec des périodicités différentesCe système nous imposait un coût de maintenance élevé mais il s’est révélé parfaitement opérationnel. Il nous a permis de formaliser notre reporting de façon très fine, de définir et d’implémenter toutes les règles de gestion que nous avions envisagé. Il était certes complexe à maintenir, mais il nous a permis de fonctionner, pendant que nous continuions à rechercher un outil.

Découverte de Gathering Tools

C’est en 2012 que l’adjoint du responsable SI Finance a découvert Gathering Tools et a organisé une rencontre afin que je puisse à mon tour découvrir leur solution.

Je me rappelle encore parfaitement bien de cette rencontre : c’était la première fois qu’un outil me proposait à la fois une technologie qui ne reposait plus sur Excel tout en me permettant de capitaliser sur le travail de conception que j’avais réalisé. Cela semblait presque trop beau pour être vrai et le Directeur Délégué Gestion Performance a donc immédiatement pris la décision de réaliser un POC.

Je dois reconnaitre que les précédents échecs que nous avions connus nous avaient rendus un peu méfiants face aux promesses des éditeurs, nous avons donc souhaité un POC extrêmement complet, qui permettrait de qualifier l’outil, aussi bien en termes de faisabilité technique que d’ergonomie et de gains fonctionnels. Et de fait, le POC fut une réussite et la Délégation de la Gestion Performance fut rapidement convaincue, nous permettant de travailler rapidement au projet définitif.

Bilan et perspectives

Du point de vue du développeur, l’un des principaux avantages de Gathering Tools est de structurer les données. Les processus basés sur Excel demandent le développement de macro excel VBA pour pallier les carences de l’outil et au final, ils génèrent beaucoup de liaisons entre cellules, entre différents documents et aucune structure robuste. Avec Gathering Tools, il y a une séparation nette entre les documents (formulaires et tableaux de bord) et la base de données. Et rien de tout cela n’est propriétaire. Ainsi, nous avons choisi de travailler avec SQL Server mais la base de données peut être n’importe quelle base du marché, et les formulaires y déversant automatiquement les données collectées, toutes les analyses deviennent envisageables. De même, la capacité de Gathering Tools à reproduire l’apparence et les fonctionnalités d’Excel permet de faire coup double : d’une part elle évite au développeur de se poser des questions sur les capacités de l’outil – pour faire simple, « si je sais le faire dans Excel, alors je sais le faire avec Gathering Tools » – et pour les utilisateurs finaux, cela diminue grandement la gestion du changement : les documents qui leurs sont présentés sont, visuellement et fonctionnellement, rigoureusement identiques aux maquettes Excel qu’ils connaissaient déjà. Et c’est là, de mon point de vue, un véritable différenciateur entre GT et d’autres outils financiers : en effet, de nombreux logiciels disent rassurer les utilisateurs par l’utilisation d’une interface Excel mais combien d’entre eux permettent de reproduire les documents qui existaient préalablement ? Il s’agit d’un point clé de différenciation.

Enfin, Gathering Tools renforce la qualité de données. Dans notre processus précédent, il nous fallait une journée pleine pour corriger les erreurs dans les fichiers qui nous remontaient. Dorénavant, les contrôles de cohérence sont intégrés aux formulaires : en cas d’erreur ou d’information manquante, l’utilisateur ne peut pas transmettre ses données et une série d’hyperliens le guide naturellement vers les données incriminées, c’est très intuitif. De plus, la capacité offerte aux utilisateurs de convertir les formulaires en classeurs Excel (avec toutes les fonctions : formules, graphiques, formats de nombres…) offre la possibilité de construire l’information demandée avec une totale liberté, évitant ainsi de nombreuses doubles saisies. Les fonctionnalités de workflow, plus classiques, offrent néanmoins un réel confort d’utilisation dans le dialogue avec nos différentes entités, et elles permettent de gagner en temps et en traçabilité.

Nous sommes donc très satisfaits et envisageons de continuer à investir sur la technologie. D’une part nous n’avons pas encore migré notre projet sur la dernière version mais nous comptons le faire prochainement car les nouvelles capacités de synchronisation vont considérablement simplifier nos flux, et à terme nous comptons connecter Gathering Tools à notre référentiel d’imputations SAP afin d’avoir un système homogène et sans redondances. Et dans un groupe tel que le nôtre, nul doute que l’outil soit promis à un bel avenir !