Les bonus et rémunérations variables sont des dispositifs attractifs pour les collaborateurs. Ils sont aussi un argument non négligeable dans les processus de recrutement. Pourtant, dans les ETI ou les grandes entreprises, leur gestion peut se révéler fastidieuse. En effet, tous les métiers ne sont pas concernés par ces rémunérations, les entreprises qui ont plusieurs filiales dans le monde doivent gérer de multiples devises ou encore des règles de calcul propres à chaque pays concerné. La collecte des données est donc clé pour assurer une rémunération juste et fiable. Or, c’est là que le bât blesse.
Dans cet article, nous faisons le point sur les enjeux de la collecte de ces éléments variables de paie, les outils à disposition pour la fiabiliser, et les bénéfices à en retirer.
Collecte des données RH : les KPI indispensables pour la gestion des rémunérations variables
Chaque entreprise a ses propres critères pour attribuer des bonus et des rémunérations variables à ses collaborateurs. Ces parts variables de salaires sont calculées à partir d’objectifs, de résultats, et prennent parfois en compte l’ancienneté, le statut hiérarchique… Leur calcul est donc fastidieux et nécessite une collecte de données fiable et sécurisée. En effet, pour leur attribution, les gestionnaires RH doivent utiliser des données personnelles (identité, métiers, statut hiérarchique, salaire, implantation géographique…), et les croiser avec les indicateurs collectifs définis par l’entreprise (objectifs, % de rémunération selon le département ou le métier, calcul du bonus suivant l’ancienneté et les accords d’entreprise, commissions individuelles ou d’équipe…).
Bien souvent, la collecte de ces données s’effectue via Excel. Cela représente des tableaux de plusieurs milliers de lignes et d’une centaine de colonnes, à remplir par les gestionnaires RH de chaque site / département. Ces fichiers doivent ensuite être validés à différents niveaux hiérarchiques afin de contrôler et de valider les rémunérations. Cela soulève plusieurs problématiques :
- Formats de cellules hétérogènes
- Remplissage manuel (copier-coller)
- Partage des fichiers par email
- Sécurisation des cellules par des macros
- Contrôle manuel des données
- Relance par email des gestionnaires et des administrateurs
- Problème de versioning du logiciel
Conséquences : le risque d’erreur augmente, les contrôles prennent du temps, les fichiers sont éparpillés aux quatre coins de l’entreprise, les gestionnaires doivent relancer manuellement les répondants ou les valideurs. De plus, la fiabilité et la sécurisation des données en pâtissent, étant donné le nombre d’allers-retours entre tous les acteurs impliqués dans le processus.
Fiabiliser la collecte des données de rémunération sans chambouler les habitudes des équipes RH
La gestion des rémunérations est un sujet délicat, car il implique la manipulation de données personnelles des collaborateurs. Fiabiliser les processus de collecte est donc une priorité pour les services RH. Cependant, ces processus étant fastidieux, ayant parfois fait l’objet de développements, la mise en place de nouveaux outils chamboulant l’ensemble de l’organisation peut effrayer. Heureusement, des alternatives sont à disposition des gestionnaires RH. La solution Gathering Tools en est une. Adoptant la même interface que les fichiers Excel, Gathering Tools offre aux utilisateurs une solution facile à prendre en main, ce qui favorise son adoption par les gestionnaires.
L’outil Gathering Tools permet de structurer des campagnes de collecte des données. À chaque période de calcul des rémunérations variables (qui varient selon les entreprises, mais sont souvent mensuelles), l’administrateur envoie aux gestionnaires locaux un fichier de collecte connecté au SI de l’entreprise. Certaines cellules du fichier sont automatiquement remplies : le gestionnaire doit les contrôler et renseigner les KPIs manquants et concernant ses collaborateurs. Les autres cellules sont verrouillées. De plus, si un format de donnée entré dans une cellule est incorrect, si les informations paraissent incohérentes, le fichier ne peut pas être renvoyé à l’administrateur, obligeant ainsi le répondant à contrôler sa saisie. L’outil gère également les relances automatiquement en cas de non-réponse.
Enfin, il est possible de paramétrer des workflows de validation directement dans l’outil, facilitant ainsi les échanges et leur traçabilité et permettant de ne pas bloquer le processus. Les flux d’informations sont ainsi mieux structurés (définition des rôles, contrôles de cohérence…) et chaque fichier est adapté au répondant avec les bons indicateurs collectifs (adaptés au métier, au département). L’accès à ces fichiers est protégé car il faut se connecter à une plateforme sécurisée par identifiant et mot de passe, garantissant la confidentialité des données.
Gestion des rémunérations variables et des bonus : des processus fiables, rapides et tracés
Grâce à la structuration des processus de collecte pour calculer les rémunérations variables, les services ressources humaines disposent d’une vue globale de l’ensemble des indicateurs. Les informations remontées sont plus fiables, grâce à un workflow cadré et facilité, et une consolidation possible en quelques clics. Il est ainsi plus facile d’analyser la performance des collaborateurs et de calculer une rémunération juste.
Avec Gathering Tools, les gestionnaires RH gagnent en temps et les données collectées sont plus fiables. Terminés les copier-coller, les contrôles manuels des données, les modifications aléatoires des fichiers… Les informations sont synchronisées avec le SI, un gage de sécurisation, tandis que les données sont consolidées dans une base de données, et partagées directement depuis l’application.
Grâce au look & feel semblable à Excel, les utilisateurs s’approprient l’outil Gathering Tools rapidement, sans gestion du changement, permettant donc de déployer rapidement l’outil. De plus, cette solution peut être utilisée pour d’autres processus RH (gestion des effectifs) ou d’autres métiers (collecte budgétaire), mutualisant ainsi les outils digitaux au sein de l’entreprise.
42 % des dirigeants interrogés déclarent qu’il est compliqué de mettre place la rémunération variable
44 % des dirigeants affirment qu’ils introduisent des indicateurs qualitatifs dans la rémunération variable
Les critères quantitatifs restent prépondérants : CA (64 %), marge (49 %), nouveaux clients (33 %) pour le calcul des bonus et des parts variables