Pourquoi Excel ne suffit plus pour le suivi des effectifs ?

La gestion des collaborateurs est un élément crucial dans la réussite d’une entreprise et pour sa rentabilité. La masse salariale évolue en continu au gré des entrées/sorties, mais aussi pour des raisons réglementaires ou conjoncturelles. Pour la suivre et adapter les ressources en fonction de l’activité de l’entreprise et des besoins, une gestion stricte des effectifs est nécessaire, encore plus dans un contexte international. 

Les SIRH et Excel sont souvent les meilleurs alliés des DRH. Ce sont des outils bien implantés dans les entreprises, mais ils ne permettent pas de gérer simplement toutes les spécificités des organisations : 

• accès au SIRH pour les filiales, 

• partage d’indicateurs via des fichiers indépendants, 

• processus de collecte différents d’un pays à un autre, 

• gestion des langues et devises, 

• gestion des cas particuliers comme la mise en place du télétravail selon les métiers, les pays, les services… 

Résultat : le suivi des effectifs manque de fiabilité. Des solutions alternatives s’imposent.

Quand un suivi des effectifs imprécis coûte cher à l’entreprise

Nombre de salariés, nature des compétences, évolution des carrières, anticipation des besoins de l’entreprise… la gestion des collaborateurs s’envisage à court, moyen et long termes. Ne pas disposer d’indicateurs de suivi fiables a un impact direct sur la performance. 

Sans visibilité globale des effectifs disponibles, d’une pyramide des âges, des compétences internes et externes, des départs à la retraite, du taux d’absentéisme ou encore du turnover, il est difficile de recruter les bons profils, de comprendre les points d’amélioration et d’accompagner les collaborateurs dans leurs plans de carrière. Cela a un impact sur la motivation des équipes (manque de moyens, sur-effectifs, poste inadapté…) et sur leur productivité. Le suivi des effectifs sert également à mettre en évidence la parité, le niveau des rémunérations et d’adapter un plan d’action en fonction des résultats. C’est donc un processus crucial pour les organisations.

Un suivi des effectifs défaillant empêche la prise de décisions et ne permet pas d’anticiper les goulets d’étranglement susceptibles d’impacter la productivité et la rentabilité à court comme à long terme (entraînant donc des coûts supplémentaires ou des pertes d’opportunités). 

Cette gestion imprécise impacte également la production du bilan social. En effet, ce dernier récapitule les principales données chiffrées permettant d’appréhender la situation sociale d’une entreprise. Sans réel suivi des effectifs, difficile d’établir et de communiquer les KPI appropriés. Tout cela implique des pertes de temps et des coûts inutiles pour l’entreprise.

Le suivi des effectifs avec Excel : les avantages…

Dans la cadre de la gestion RH, Excel reste un outil qui offre de nombreux avantages : 

• De nombreux gestionnaires RH savent l’utiliser, il n’y a donc pas besoin de formation. De plus, chacun dispose du logiciel sur son poste de travail sans déploiement complexe. Enfin, le partage de documents est facilité, assurant ainsi la diffusion des tableaux de bord aux personnes concernées (les managers qui doivent les remplir, les gestionnaires RH pour analyse, la Direction pour le reporting…).
• Le célèbre tableur offre de nombreuses fonctionnalités. Parmi elles, on retrouve la génération de tableaux de bord (avec de multiples formats de restitution) à partir des cellules de la feuille de calcul. Ainsi, le gestionnaire RH n’a pas besoin d’utiliser un autre logiciel pour diffuser les résultats de toutes les filiales de manière visuelle, et peut effectuer différents tris : par pays, par entités, par services…
• Excel permet d’utiliser des macros pour automatiser les tâches répétitives (verrouillage conditionnels de certaines cellules, calculs et contrôles automatiques (% femmes/hommes, CDI/CDD…), remplissage automatique…). Cela permet de gagner du temps et d’effectuer des traitements complexes. Ces macros sont modifiables et peuvent être adaptées à  l’évolution des processus RH.

Le suivi des effectifs avec Excel : … mais aussi des inconvénients

Si les points forts d’Excel sont connus de tous, il existe malheureusement des faiblesses qui entravent la performance des services Ressources Humaines qui en font un usage intensif, surtout concernant la collecte des données. Parmi eux :

• Les feuilles de calcul Excel sont particulièrement sujettes aux erreurs. Une étude de l’Université d’Hawaï montre que 88 % des feuilles de calcul étudiées comportaient une erreur. Les prises de décision sont donc basées sur des données fausses. Cela peut avoir des conséquences non négligeables sur la gestion des effectifs et les coûts associés.
• Malgré les efforts pour créer des feuilles de calcul simples et exploitables par les gestionnaires RH impliqués dans les processus de collecte des données, il reste difficile de s’assurer que le document n’a pas été modifié, que toutes les cellules sont renseignées avec la bonne unité, qu’il n’existe pas de doublons… De plus, cela demande au gestionnaire concerné de suivre scrupuleusement qui a rempli ou non le document, de relancer manuellement les retardataires…
• L’utilisation de macro permet d’automatiser certaines tâches, pourtant la gestion des effectifs à travers des fichiers Excel reste très chronophage. En effet, renseigner les données par chaque manager (de filiale, d’entité, de département…), diffuser les feuilles de calcul, relancer les répondants (manager locaux), contrôler la fiabilité des données (répartition hommes/femmes, types de contrat, mobilité interne, formations…), consolider les KPI, extraire des tableaux de bord… prend du temps ! À l’arrivée, cela empêche les gestionnaires RH de se concentrer sur leur cœur de métier : l’analyse et la prise de décision.
• Les fichiers Excel ne se connectent pas de façon native avec les autres outils du SIRH. Pour les exploiter, il faut créer des interfaces et des APIs dédiées, revoir parfois les formats pour pouvoir importer les informations… Sans cela, il faut importer les données par copier/coller ou les ressaisir dans les applications dédiées, engendrant des pertes de temps et accroissant le risque d’erreurs.
• Enfin, Excel est réputé pour être simple. Cependant, plus les feuilles de calculs sont complexes, plus elles deviennent difficiles à gérer. Chaque modification impacte plusieurs cellules, rendant donc instable le document. Cet outil n’est donc pas adapté aux processus complexes, impliquant plusieurs collaborateurs, services, entreprises… Ce qui est le cas du suivi des effectifs des grandes entreprises à l’échelle internationale.

Suivi des effectifs : optez pour une solution efficace sans repartir de zéro

Pour pallier les faiblesses d’Excel, il existe une alternative sans repartir de zéro : Gathering Tools. Le logiciel reprend les fichiers Excel existants avec les cellules prédéfinies (données personnelles des collaborateurs, services, métier, statut hiérarchique, formation suivie, perspectives d’évolution, rémunération…) tout en les sécurisant. Son interface est semblable à celle du célèbre tableur, permettant aux utilisateurs de prendre en main l’outil rapidement.

Les plus ? Le responsable du fichier peut verrouiller les cellules qui ne doivent pas être modifiées, chaque répondant sait quelles données il doit renseigner, les incohérences sont automatiquement détectées (devise, langue, format de cellule…), le document ne peut pas être renvoyé tant que les incohérences ne sont pas traitées. Chaque répondant (ou correspondants locaux / manager) travaille sur le même document, supprimant les problèmes de doublons et de versionning. Enfin, les répondants sont automatiquement relancés s’ils n’ont pas fait leurs retours à temps.

Ainsi, le gestionnaire ne perd pas en temps et peut se consacrer à la consolidation et à l’analyse des résultats pour une meilleure gestion des carrières et des collaborateurs et pour l’amélioration de la productivité de l’entreprise.