Cahier des charges logiciels : la DSI en soutien des métiers


Un nouveau projet logiciel est souvent un événement pour les métiers. Et lorsque nous parlons de nouveau projet logiciel, nous ne parlons pas de l’intégration de la dernière application à la mode, mais bien d’un logiciel structurant pour tout un service, voire toute une entreprise. En voici quelques exemples : un SIRH, un logiciel EPM, TMS, CRM, ERP, etc. Bien évidemment, la construction du cahier des charges aux prémices du projet, est souvent une tâche ingrate et chronophage. Il est trop souvent bâclé, voire copié-collé sur les spécifications d’une solution du marché. Quand ce n’est pas le cas, il peut aussi être beaucoup trop exhaustif. Bref, c’est rare qu’il soit totalement adapté.

En tant que DSI, vous avez l’habitude de gérer ce type de document. Par ailleurs, le fait que vous soyez externe aux services en question vous permet d’avoir un recul supplémentaire. Vous pouvez donc jouer le rôle de guide dans la rédaction de ce cahier des charges. Voici comment.

Aider les métiers à ouvrir leurs horizons

Vous venez d’apprendre que le département RH a prévu de s’équiper d’un nouveau SIRH pour combler ses besoins d’automatisation des processus de gestion des absences, des tickets restaurants, d’onboarding, etc. Soit, c’est une excellente chose puisqu’en effet, cela fait plusieurs années que vous êtes derrière eux. Leurs processus, quasi entièrement basés sur Excel ou sur papier, avaient de gros manquements en termes de sécurité et de fiabilité.

Après les avoir contactés pour leur proposer vos services de “consultant” pour la rédaction de leur cahier des charges, qu’ils ont acceptés, vous vous heurtez à une situation problématique. Les managers du service RH veulent absolument s’équiper du SIRH leader sur le marché car ils sont persuadés que c’est LE logiciel qu’il leur faut. Et puisque l’éditeur est leader sur son marché, c’est une preuve suffisante qu’il n’y a pas de logiciel plus adapté.

Néanmoins, après l’étape de formalisation des besoins que vous avez réalisée ensemble, vous vous êtes rendus compte qu’une plateforme de digitalisation RH modulaire, serait nettement plus adaptée. La rigidité et la lourdeur du SIRH provoquerait un retour aux fichiers Excel comme mode de contournement en très peu de temps. Soyez donc force de proposition et tentez de les convaincre, en douceur, du bien fondé de vos recommandations. En insistant sur le fait qu’ils pourraient se retrouver contraints par les workflows du logiciel, et que les possibilités de personnalisation seraient très limitées, vous devriez avoir gain de cause.

Garder l’esprit business dans la construction du cahier des charges

Prenons maintenant un autre exemple, les contrôleurs de gestion de votre entreprise ont décidé de s’équiper d’un nouvel EPM (Enterprise Performance Management). Vous êtes totalement en accord avec leur cahier des charges et prêts à lancer l’appel d’offre. Un seul point vous chiffonne : le nombre d’utilisateurs prévus. En effet, parmi les 30 personnes du service contrôle de gestion, vous êtes persuadés que seulement 3 ou 4 auront véritablement besoin de l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. Le reste de l’équipe se contentera de remplir certains formulaires pour alimenter le logiciel. Alors pourquoi demander tant de licences ? Ne serait-ce pas l’occasion de réduire la facture logiciel ?

Afin de convaincre les contrôleurs de gestion de réduire la voilure, vous pouvez leur proposer un logiciel complémentaire, nettement plus abordable, qui permettra de faire de la saisie de données et de les transférer très simplement dans l’EPM. Bien sûr tout ceci intégré au SI, avec des workflows précis, des étapes de validation, des contrôles de cohérences etc. En clair tout ce qu’ils pouvaient trouver attractif dans l’EPM. Le plus ? Ce logiciel – Gathering Tools pour ne pas le nommer – ressemblerait trait pour trait aux fiches Excel précédemment utilisées. On supprime donc le volet conduite du changement du projet. Mis à part les quelques utilisateurs effectifs de l’EPM, une majorité de contrôleurs de gestion ne verra aucun changement dans sa méthode de travail. Et le résultat dans tout ça ? Une réduction drastique de la facture du projet et une mise en oeuvre beaucoup plus rapide !

Servir sa propre paroisse et améliorer le data management

Bien évidemment, lorsque vous accompagnerez les services métiers dans la rédaction de leurs cahiers des charges, vous devez penser aux bénéfices que ces projets pourraient apporter à la DSI. Certes cela va de soi, mais en tant que bon samaritain, vous pourriez penser à la correspondance réelle avec les besoins métiers, à faire économiser des coûts substantiels à l’entreprise, en oubliant que vous aussi vous pouvez tirer profit de ces déploiements.

La mise en place d’un logiciel structurant au sein d’un service est la parfaite occasion pour inciter les salariés à mettre en place une politique de data management sérieuse. Encore une fois, des applications de type Gathering Tools vous seront d’une aide précieuse pour gérer les à-côtés de ces fameux grands logiciels métiers. Quitte à changer les process en place, autant le faire sur toute la chaîne ! Vous pourrez donc faire entrer les données en bout de chaîne dans le SI, sans effort et avec l’aval des métiers qui seront déjà dans une démarche de changement.

Votre rôle de DSI dépasse de plus en plus les frontières de la technique. Vous devez désormais vous positionner en tant que business partner des métiers, les guider dans leurs choix, distiller les bonnes pratiques au fur et à mesure des projets… Et pour cela, rien de tel que de construire votre crédibilité en amont en coopérant  dès la formalisation des besoins métiers. Si vous réussissez votre mission, les métiers ne pourront ensuite plus se passer de vous !