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Dans les grands groupes, les directions financières s’appuient sur des solutions de type EPM pour piloter la performance de l’entreprise. Elles ont pu ainsi accélerer le déploiement de nouvelles méthodes de gestion budgétaire (rolling forecast, budget base zéro,…), réduire les délais de production des reportings, des prévisions/re-prévisions… Les contrôleurs de gestion ont gagné en efficacité et peuvent se consacrer davantage à l’analyse de la performance. Mais Excel, pour autant, n’a pas disparu de leur quotidien…
Excel, l’incontournable de la collecte
Les grandes entreprises utilisent leur EPM pour (entre autres) mesurer les écarts entre des prévisions budgétaires et le “réel”. Pour y parvenir, les contrôleurs de gestion ont besoin de faire remonter des données du terrain vers l’EPM, à intervalles réguliers.
Or, pour diverses raisons, les personnes qui produisent la donnée budgétaire sur le terrain – ceux qui engagent des dépenses, ou prévoient les revenus commerciaux – n’ont pas d’accès direct à l’EPM pour saisir ces informations. Dans certains cas, l’EPM n’est disponible qu’au siège. Et quand il l’est plus largement, pour ne pas multiplier les coûts de licences et de formation, son usage est limité aux contrôleurs de gestion des filiales et des départements.
Les contrôleurs de gestion se tournent donc vers la solution qu’ils connaissent le mieux pour collecter la donnée budgétaire auprès de ceux qui la produisent, une solution toujours disponible : les tableaux Excel à remplir. Au final, et même si les plug-in et la possibilité de décrire des “workflows” facilitent l’intégration de ces informations dans l’EPM, la remontée de ces données repose en partie sur Excel.
Restitution, analyse, reporting
À l’autre bout de la chaîne, les outils d’EPM fournissent des fonctions d’analyse, de reporting, de budget prévisionnel et de simulation puissantes… Ainsi dotés, les contrôleurs de gestion s’installent – plus ou moins aisément- dans un rôle de “performance manager”. Aujourd’hui ils sont attendus sur des analyses de plus en plus pointues, avec, par exemple, des études par produit, par client en intégrant toutes les données existantes.
Or, bien souvent, l’EPM ne concentre que des données déjà consolidées et agrégées. Pour descendre à des niveaux de granularité plus fins et réaliser ces analyses ad-hoc, le contrôleur de gestion va extraire des informations de l’EPM et les reformater, les retravailler, et les recroiser avec des données issues d’autres sources. Pour ces études fines, Excel demeure là encore l’outil n°1.
Une partie du process reste à sécuriser
Un EPM permet bien de fiabiliser les données budgétaires et de disposer d’un référentiel stable pour piloter la performance d’une organisation. Mais, nous l’avons vu, il est peu réaliste de le déployer auprès de l’ensemble des utilisateurs produisant de la donnée.
Une partie du processus de collecte reste donc géré sous Excel, avant transfert éventuel des données dans l’EPM. Les risques inhérents à l’usage des tableurs sont connus – données manquantes, incohérentes, erreurs de devises, de saisie, gestion des versions…
Il peut donc s’avérer pertinent de sécuriser cette partie du processus, avec une solution de type Gathering Tools, qui permettra de formaliser le workflow et de tracer la donnée jusqu’au niveau le plus fin, en s’appuyant sur l’existant. Car pour que les contrôleurs de gestion soient efficaces, ils doivent avoir une confiance absolue dans les données qui leur parviennent. C’est donc bien l’ensemble du processus budgétaire qui doit être fiabilisé.
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In large groups, financial departments rely on EPM-type solutions to drive the company’s performance. They were able to accelerate the deployment of new methods of budget management (rolling forecast, zero-based budgeting, …), reduce the production time of reports, forecasts / re-forecasts … The management controllers have gained in efficiency and can focus more on performance analysis. But Excel, so far, has not disappeared from their daily lives …
Excel, a must in a collecting process
Large companies use their EPMs to (among other things) measure discrepancies between budget forecasts and the actual budget. To achieve this, the management controllers need to send data from the field to the EPM at regular intervals.
For a variety of reasons, those who produce the budget data in the field – those who incur expenses, or provide for commercial revenues – do not have direct access to the EPM to capture this information. In some cases, the EPM is only available at headquarters. And when it is more widely, not to multiply the costs of licenses, its use is limited to the management controllers of subsidiaries and departments.
The management controllers, therefore, turn to what they know best to collect the budget data from those who produce like Excel tables to fill. And even though plug-ins and the ability to describe workflows make it easier to integrate this information into the EPM, the reconstruction of this data is partly based on Excel.
Restitution, analysis, reporting
At the other end of the chain, the EPM tools provide powerful analysis, reporting, budgeting and simulation functions … Thus equipped, the management controllers settle – more or less easily – in a role of performance management. Today they are expected on more and more sophisticated analysis, with, for example, studies by product, by client integrating all the existing data.
In many cases, the EPM only focuses on already consolidated and aggregated data. To go down to the detailed levels of granularity and perform these ad-hoc analyses, the management controller will extract information from the EPM and reformat them, rework them, check their coherence (and possibly re-cross them with data from other sources) as needed. For these detailed studies, Excel remains here again tool n ° 1.
Part of the process remain to be secured
An EPM makes it possible to protect budgetary data and to have a stable repository to control the performance of an organisation. But, as we have seen, it is a bit unrealistic to consider a centralised collect of workflows capable of tracking each expense incurred, each hour charged to a project, each projected income.
Part of the collection process, therefore, remains in Excel, before the data is transferred to the EPM. The risks inherent in the use of spreadsheets are known – missing data, inconsistent data, currency errors, input errors, version management …
It may, therefore, be relevant to secure this part of the process, with the Gathering Tools solution, which will structure the workflow and track the data to the most detailed level, based on the existing. Because for the management controllers to be effective, they must have absolute confidence in the data that reaches them. It is, therefore, the entire budget process that must be made more reliable.
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