Garantir la sécurité des données

Sécurité des données, pourquoi remplacer les fichiers Excel dans vos processus de collecte de données ?

Enjeux
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Ce que nous proposons

Si Excel reste apprécié pour sa flexibilité et sa facilité d’usage, il n’a pas été conçu pour garantir un haut niveau de sécurité et son utilisation dans les projets de collecte de données fragilise la sécurité du système d’information et in fine expose les organisations à des risques considérables (vol de données, atteinte à la réputation, perte de confiance, sanctions règlementaires).

Passer à un outil dédié de collecte de données, c’est simplifier et sécuriser vos processus.

Plus de contrôle d’accès

Plus de protection des données

Plus de traçabilité

Excel, c’est pratique…

...jusqu’à ce que ça devienne risqué !

votre besoin

On s’est rendu compte trop tard qu’un mauvais copier-coller avait exposé des données sensibles.

Avis de l’expert

Mettre en place un contrôle renforcé des droits d’accès des utilisateurs aux documents de saisie et applications.

La réponse Gathering Tools​

Plus de contrôle d’accès pour plus de sécurité

  • Authentification multifacteur
  • Gestion des autorisations et rôles par niveaux d’accès
  • Système de workflow avec étapes de validation
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Notre solution

Quand je saisis une donnée importante...

... je veux être sûr qu’elle est protégée et qu’elle a de la valeur.

votre besoin

Même avec un mot de passe sur le fichier et des feuilles protégées, je ne suis pas serein quand on l’envoie par mail.

Avis de l’expert

Privilégier une sécurité des données intégrée de façon native dans les solutions proposées.

La réponse Gathering Tools​

Renforcer la protection des données

  • Chiffrement des données
  • Transmission et stockage sécurisés
  • Reconnaissance des utilisateurs par identifiants sécurisés
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Notre solution

Face à un auditeur...

...un tableur ne suffit plus à prouver votre conformité.

votre besoin

J’ai 12 versions différentes du même fichier, je ne sais plus laquelle est la bonne ni qui l’a modifiée.

Avis de l’expert

Un logiciel intégré de collecte de données offre un historique complet et infalsifiable des modifications

La réponse Gathering Tools​

Garantir la traçabilité des échanges de données

  • Journalisation des logs d’accès
  • Centralisation des données en base
  • Historique des modifications et versioning
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Notre solution

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Bien plus qu’un outil, une équipe et des services à vos côtés.

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À vos côtés pour faire évoluer vos applications, en toute réactivité.

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Notre solution
En plus de faciliter la collecte des données des 90 établissements et leur consolidation, Gathering Tools a aussi l’avantage de ne pas provoquer de changements dans la manière de faire des contributeurs. En effet, puisque le logiciel ressemble en tout point à Excel, ils n’ont qu’à remplir le formulaire préparé comme à leur habitude. De mon côté en revanche, cela change tout. Je peux verrouiller toutes les cellules qui ne nécessitent pas de modifications, faire des contrôles de cohérence, relancer automatiquement les personnes qui n’auraient pas répondu… C’est un énorme gain de temps.
Contrôle de Gestion Sociale, Addictions France
Soyons clair : la digitalisation commence par l’obtention des données. L’apport de Gathering Tools sur ce point a été déterminant. De plus, indéniablement, nous avons gagné en temps : les filiales, jusqu’à 15 jours de travail par mois sur l’ensemble des 17 utilisateurs, et pour les fonctions groupe, plus besoin de relancer les correspondants par email, car c’est paramétré dans l’application. De plus, l’application nous a permis de configurer des contrôles bloquants et des alertes. Pour les équipes de Business Intelligence, l’utilisation de Gathering Tools permet de produire des statistiques consolidées groupe à J+3, autant dire en temps quasi-réel pour les commerciaux, le service développement et le COMEX. Avant, nous proposions les statistiques groupe sur une base semestrielle. En résumé, Gathering Tools a apporté de la simplicité, de la fiabilité et de la performance pour l’ensemble de nos processus.
Direction Financière, Safic Alcan
Gathering Tools a été déployé au sein de la direction commerciale pour collecter les prévisions de vente. L’idée était d’avoir une meilleure visibilité sur les chantiers à venir, afin que les responsables production puissent anticiper et éviter que nous soyons en rupture sur des produits très spécifiques. Avant le déploiement, les prévisions étaient transmises par mail dans des fichiers Excel, la traçabilité était alors très moyenne. Avec Gathering Tools, nous avons construit un workflow basé sur des processus ressemblant trait pour trait à Excel afin que les utilisateurs puissent facilement s’y retrouver. Dorénavant, les commerciaux remplissent chaque mois un formulaire pour transmettre leurs prévisions à leur directeur des ventes, et en retour, ils reçoivent des données sur le chiffre d’affaires réalisé en fonction de leurs objectifs définis annuellement et des prévisions des mois précédents.
Contrôle de Gestion Commercial, Edilians.
Pour nous, Gathering Tools répond vraiment bien à notre besoin : les campagnes sont automatisées, il y a une vraie gestion de la qualité des données et l’outil nous génère automatiquement le document de synthèse qui nous est demandé au fur et à mesure des retours. Le pré remplissage automatique des formulaires à partir des données préalablement collectées est également un gros point fort. Enfin, il faut savoir que le tissu associatif est fortement hétérogène, et mouvant. La souplesse avec laquelle l’outil permet de gérer les affectations, combiné au fait que le modèle économique ne tienne pas compte du nombre de répondants correspond parfaitement à notre mode de fonctionnement.
Finance, Etudes économiques, UNHAJ.
Au sein de notre service trésorerie, nous avons gagné jusqu’à une journée de travail par semaine pour la personne en charge de collecter et consolider le reporting de la position de cash du groupe. La solution nous a permis de se libérer de processus chronophages et sans valeur ajoutée et ainsi consacrer plus de temps à l’analyse des chiffres.
Trésorerie Groupe, BIC
On ne fait plus de consolidation manuelle. Les données sont remontées automatiquement, et surtout, elles sont justes. C’est un vrai gain de sérénité.
People Analytics & HRIS, Bouygues Construction.
Le vrai plus pour nous est la centralisation des différents fichiers, la possibilité de faire des envois de masse et de disposer d’une base de données consolidée avec l’intégralité des bilans sociaux. Les contrôles de cohérence sont une aide considérable : les correspondants ne peuvent pas renvoyer le fichier tant que l’erreur n’est pas résolue de leur côté (cellule non remplie, format incohérent…). Nous gagnons énormément de temps en aller-retour, les fichiers sont exploitables immédiatement. Les processus sont plus fluides. Nous gagnons un temps considérable, les processus de bilan social ont été réduits de 1 mois et demi.
Direction du pilotage des données & SIRH, Groupe BPCE.
Grâce à l’automatisation de nos campagnes de révisions salariales, nous avons réduit de 70% le temps passé sur les tâches administratives. Résultat : nos équipes ont retrouvé du temps pour l’analyse de la performance des collaborateurs.
C&B Manager, secteur Retail.
En intégrant des indicateurs commerciaux précis dans notre tableau de bord, nous avons doublé la fréquence des analyses et amélioré la réactivité des équipes terrain. La performance commerciale est maintenant pilotée de façon plus agile.
Direction Commerciale, entreprise de Grande Distribution.
Gathering Tools nous a permis de synchroniser les données des utilisateurs avec notre BI. Par son principe de fonctionnement, la solution permet à la DSI et aux métiers de collaborer sur des sujets sur lesquels ils ne se seraient pas rencontrés sans l’outil. Les utilisateurs qui viennent nous voir avec les fichiers Excel qu’ils utilisent sont généralement dépositaires d’une grande expertise que Gathering Tools permet de préserver, tout en la transposant dans une solution techniquement compatible avec nos exigences.
IT Finance & Digital Solutions Factory, Geodis.
De l’agilité dans la collecte ! La plupart des entreprises, même les plus structurées, collectent des données à l’aide d’échanges de classeurs Excel. Cette information, non structurée, est ensuite très difficile à exploiter par les outils décisionnels. La facilité avec laquelle les projets Gathering Tools sont mis en place nous permet cette agilité. Nous le considérons comme une nouvelle « brique » technique, qui nous permet de reprendre n’importe quel processus Excel que nous souhaiterions fiabiliser, nous comptons plus d’une dizaine d’applications : reporting RSE, Budget, prévisions des ventes, Excellence opérationnelle, reporting Achat…
SI métiers transverses, Mersen.
L’outil nous a débarrassé de la totalité des macros VBA, et sans aucune ligne de code, notre projet est bien plus souple à maintenir. Ainsi, lorsque nous devons modifier la structure du budget en cours de processus, il nous suffit de mettre à jour les données de référence et de relancer les campagnes : tous les documents sont alors automatiquement synchronisés. C’est sur ce point particulier que le gain de temps est le plus important, surtout concernant la restitution de nos tableaux de bord : nous avons économisés 18 jours / hommes. Gathering Tools nous permet donc de maîtriser la totalité du cycle de vie de nos données budgétaires, dans toute la phase de dialogue collaboratif jusqu’à la réintégration des données dans notre ERP.
Contrôle de Gestion Groupe, Kiloutou.
Notre premier projet Gathering Tools concernait un processus de provisions environnementales. Ce processus implique une collecte de données auprès de l’ensemble des sites dans le monde et il comprend une phase semestrielle de collecte, et une autre d’ajustement. Le but est d’obtenir une vision consolidée de l’ensemble des actions en faveur de l’environnement que le groupe entreprend, et des financements associés. Gathering Tools nous a permis de mettre en place un véritable workflow avec 2 niveaux de validation : le premier au niveau de la zone géographique, le second au niveau Corporate, avec toute la traçabilité et la gestion des versions et des droits dont nous avions besoin. De plus, les données sont désormais structurées et interopérables avec nos autres outils : ainsi les provisions sont-elles complétées par les dépenses enregistrées dans l’ERP.
Reporting HSE, secteur de la Chimie.

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