Réinventez la collecte de données

Vous avez un projet de collecte de données ? Vous consolidez des données en compilant des fichiers Excel saisis par vos contributeurs ? Vous constatez que la gestion de ces collectes est chronophage et manque de fiabilité ?

Oubliez Excel. Découvrez Gathering Tools, notre solution logicielle de collecte d’indicateurs et de reporting. 

Bénéfices
Fonctionnalités
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Bénéfices de la solution

Gagnez du temps, réduisez vos coûts, améliorez vos performances. Voici ce que notre solution vous apporte.

Qualité des données

Améliorez la fiabilité des données par la mise en place de contrôles bloquants dans les formulaires de saisie.

Gains de temps

Automatisez les processus de collecte de données et gestion du suivi (état d’avancement et relances).

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Sécurité des échanges

Sécurisez les flux de données, l’authentification et la gestion des droits sur la plateforme.

Interopérabilité

Connectez vos processus à tous vos outils.

Avantages stratégiques

Ce que notre solution change vraiment pour vous — point par point.

Fiabilisation et sécurisation des données

Gathering Tools permet de transformer les processus de collecte de données basés sur Excel en workflows sécurisés, intégrés au système d’information de l’entreprise. Cette approche réduit les risques liés aux erreurs humaines, aux duplications et aux incohérences, garantissant ainsi une qualité de données optimale.

La solution agit comme un connecteur entre les données métier et le système d’information central, permettant une synchronisation efficace des données collectées. Elle est agnostique en matière de base de données, facilitant ainsi son déploiement dans des environnements informatiques variés.

La solution offre des fonctionnalités d’automatisation, telles que la gestion des workflows de collecte, la validation des données et l’envoi de relances. Cela permet de gagner du temps, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les tâches manuelles répétitives.

Gathering Tools permet de conserver l’apparence et les fonctionnalités des documents Excel existants, réduisant ainsi la résistance au changement des utilisateurs. Cette approche facilite l’adoption de la solution sans nécessiter une formation approfondie ou une refonte complète des processus.

Exploitez le plein potentiel des documents métiers créés par vos utilisateurs. Gathering Tools capitalise sur l’existant reflet de leur expertise.

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Fonctionnalités clés

Voici un panorama des principales fonctionnalités qui composent la solution.

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Transformation des documents Excel

Convertissez vos fichiers Excel existants en formulaires interactifs, reproduisant fidèlement leur structure, leurs formules, leurs formats et leurs règles de gestion.

Gestion des versions​

Accédez à l’historique de toutes les versions des documents et gagnez en traçabilité.

Contrôles de cohérence​

Empêchez la transmission de données incomplètes ou incohérentes. 

Collecte Online & Offline​

Saisissez vos données dans les formulaires en web ou en utilisant le mode déconnecté, très pratique quand vous n’avez pas accès à une connexion internet.

Synchronisation avec le SI

Connectez vos formulaires aux outils du SI pour les préremplir et  intégrez les collectes en base de données pour plus de sécurité et performance.

Compatibilité avec Excel

Importez et exportez vos données depuis et vers Excel, très utile pour s’intégrer aux processus existants.

Définition des droits utilisateurs​

Attribuez des rôles et autorisations spécifiques pour contrôler les accès et actions possibles sur les données.

Automatisation​

Accédez à des fonctionnalités d’automatisation par simples déclencheurs, ou en vous connectant à notre API.

Relances, validations et Workflow​​

Centralisez la gestion de vos campagnes de collecte de données, suivez l'état d’avancement, validez les réponses, relancez, notifiez les utilisateurs.

Mobilité

Collectez vos données sur supports mobiles (smartphones, tablettes)

Contactez un expert

Quelles que soient vos questions, nous aurons plaisir à échanger avec vous et partager vos enjeux dans un secteur que nous connaissons bien.

Services associés

Bien plus qu’un outil, une équipe et des services à vos côtés.

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Accompagnement projets

Un appui sur-mesure pour sécuriser chaque étape de vos projets.

Formations

Montez en compétence avec des sessions adaptées à vos besoins.

Assistance technique

À vos côtés pour faire évoluer vos applications, en toute réactivité.

Vidéos autour de la solution

Plongez au cœur de notre solution en vidéo : visites guidées, démonstrations, nouvelles fonctionnalités.

En finir avec le reporting Excel !

Répondants, vos premiers pas avec Gathering Tools

Connectivité Snowflake : tutoriel de paramétrage

Fiabilisez vos projets avec les actions combinées

Automatisez vos workflow avec les déclencheurs

Planifier une campagne avec l’API Gathering Tools

La Validation des réponses dans Gathering Tools

Gérer les conflits lors d’un import Excel

Importez vos données en masse dans Gathering Tools grâce à l’import Excel !

Les Multi-onglets dynamiques dans Gathering Tools

Parole d’Expert : les verrous conditionnels

Parole d’expert : maitriser le masquage conditionnel

Parole d’expert : enrichir vos questionnaires avec les pièces jointes !

Parole d’Expert : gérer les campagnes glissantes

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Nos clients

Des clients de tous horizons, ce sont eux qui parlent le mieux de nous. 

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Notre solution
En plus de faciliter la collecte des données des 90 établissements et leur consolidation, Gathering Tools a aussi l’avantage de ne pas provoquer de changements dans la manière de faire des contributeurs. En effet, puisque le logiciel ressemble en tout point à Excel, ils n’ont qu’à remplir le formulaire préparé comme à leur habitude. De mon côté en revanche, cela change tout. Je peux verrouiller toutes les cellules qui ne nécessitent pas de modifications, faire des contrôles de cohérence, relancer automatiquement les personnes qui n’auraient pas répondu… C’est un énorme gain de temps.
Contrôle de Gestion Sociale, Addictions France
Soyons clair : la digitalisation commence par l’obtention des données. L’apport de Gathering Tools sur ce point a été déterminant. De plus, indéniablement, nous avons gagné en temps : les filiales, jusqu’à 15 jours de travail par mois sur l’ensemble des 17 utilisateurs, et pour les fonctions groupe, plus besoin de relancer les correspondants par email, car c’est paramétré dans l’application. De plus, l’application nous a permis de configurer des contrôles bloquants et des alertes. Pour les équipes de Business Intelligence, l’utilisation de Gathering Tools permet de produire des statistiques consolidées groupe à J+3, autant dire en temps quasi-réel pour les commerciaux, le service développement et le COMEX. Avant, nous proposions les statistiques groupe sur une base semestrielle. En résumé, Gathering Tools a apporté de la simplicité, de la fiabilité et de la performance pour l’ensemble de nos processus.
Direction Financière, Safic Alcan
Gathering Tools a été déployé au sein de la direction commerciale pour collecter les prévisions de vente. L’idée était d’avoir une meilleure visibilité sur les chantiers à venir, afin que les responsables production puissent anticiper et éviter que nous soyons en rupture sur des produits très spécifiques. Avant le déploiement, les prévisions étaient transmises par mail dans des fichiers Excel, la traçabilité était alors très moyenne. Avec Gathering Tools, nous avons construit un workflow basé sur des processus ressemblant trait pour trait à Excel afin que les utilisateurs puissent facilement s’y retrouver. Dorénavant, les commerciaux remplissent chaque mois un formulaire pour transmettre leurs prévisions à leur directeur des ventes, et en retour, ils reçoivent des données sur le chiffre d’affaires réalisé en fonction de leurs objectifs définis annuellement et des prévisions des mois précédents.
Contrôle de Gestion Commercial, Edilians.
Pour nous, Gathering Tools répond vraiment bien à notre besoin : les campagnes sont automatisées, il y a une vraie gestion de la qualité des données et l’outil nous génère automatiquement le document de synthèse qui nous est demandé au fur et à mesure des retours. Le pré remplissage automatique des formulaires à partir des données préalablement collectées est également un gros point fort. Enfin, il faut savoir que le tissu associatif est fortement hétérogène, et mouvant. La souplesse avec laquelle l’outil permet de gérer les affectations, combiné au fait que le modèle économique ne tienne pas compte du nombre de répondants correspond parfaitement à notre mode de fonctionnement.
Finance, Etudes économiques, UNHAJ.
Au sein de notre service trésorerie, nous avons gagné jusqu’à une journée de travail par semaine pour la personne en charge de collecter et consolider le reporting de la position de cash du groupe. La solution nous a permis de se libérer de processus chronophages et sans valeur ajoutée et ainsi consacrer plus de temps à l’analyse des chiffres.
Trésorerie Groupe, BIC
On ne fait plus de consolidation manuelle. Les données sont remontées automatiquement, et surtout, elles sont justes. C’est un vrai gain de sérénité.
People Analytics & HRIS, Bouygues Construction.
Le vrai plus pour nous est la centralisation des différents fichiers, la possibilité de faire des envois de masse et de disposer d’une base de données consolidée avec l’intégralité des bilans sociaux. Les contrôles de cohérence sont une aide considérable : les correspondants ne peuvent pas renvoyer le fichier tant que l’erreur n’est pas résolue de leur côté (cellule non remplie, format incohérent…). Nous gagnons énormément de temps en aller-retour, les fichiers sont exploitables immédiatement. Les processus sont plus fluides. Nous gagnons un temps considérable, les processus de bilan social ont été réduits de 1 mois et demi.
Direction du pilotage des données & SIRH, Groupe BPCE.
Grâce à l’automatisation de nos campagnes de révisions salariales, nous avons réduit de 70% le temps passé sur les tâches administratives. Résultat : nos équipes ont retrouvé du temps pour l’analyse de la performance des collaborateurs.
C&B Manager, secteur Retail.
En intégrant des indicateurs commerciaux précis dans notre tableau de bord, nous avons doublé la fréquence des analyses et amélioré la réactivité des équipes terrain. La performance commerciale est maintenant pilotée de façon plus agile.
Direction Commerciale, entreprise de Grande Distribution.
Gathering Tools nous a permis de synchroniser les données des utilisateurs avec notre BI. Par son principe de fonctionnement, la solution permet à la DSI et aux métiers de collaborer sur des sujets sur lesquels ils ne se seraient pas rencontrés sans l’outil. Les utilisateurs qui viennent nous voir avec les fichiers Excel qu’ils utilisent sont généralement dépositaires d’une grande expertise que Gathering Tools permet de préserver, tout en la transposant dans une solution techniquement compatible avec nos exigences.
IT Finance & Digital Solutions Factory, Geodis.
De l’agilité dans la collecte ! La plupart des entreprises, même les plus structurées, collectent des données à l’aide d’échanges de classeurs Excel. Cette information, non structurée, est ensuite très difficile à exploiter par les outils décisionnels. La facilité avec laquelle les projets Gathering Tools sont mis en place nous permet cette agilité. Nous le considérons comme une nouvelle « brique » technique, qui nous permet de reprendre n’importe quel processus Excel que nous souhaiterions fiabiliser, nous comptons plus d’une dizaine d’applications : reporting RSE, Budget, prévisions des ventes, Excellence opérationnelle, reporting Achat…
SI métiers transverses, Mersen.
L’outil nous a débarrassé de la totalité des macros VBA, et sans aucune ligne de code, notre projet est bien plus souple à maintenir. Ainsi, lorsque nous devons modifier la structure du budget en cours de processus, il nous suffit de mettre à jour les données de référence et de relancer les campagnes : tous les documents sont alors automatiquement synchronisés. C’est sur ce point particulier que le gain de temps est le plus important, surtout concernant la restitution de nos tableaux de bord : nous avons économisés 18 jours / hommes. Gathering Tools nous permet donc de maîtriser la totalité du cycle de vie de nos données budgétaires, dans toute la phase de dialogue collaboratif jusqu’à la réintégration des données dans notre ERP.
Contrôle de Gestion Groupe, Kiloutou.
Notre premier projet Gathering Tools concernait un processus de provisions environnementales. Ce processus implique une collecte de données auprès de l’ensemble des sites dans le monde et il comprend une phase semestrielle de collecte, et une autre d’ajustement. Le but est d’obtenir une vision consolidée de l’ensemble des actions en faveur de l’environnement que le groupe entreprend, et des financements associés. Gathering Tools nous a permis de mettre en place un véritable workflow avec 2 niveaux de validation : le premier au niveau de la zone géographique, le second au niveau Corporate, avec toute la traçabilité et la gestion des versions et des droits dont nous avions besoin. De plus, les données sont désormais structurées et interopérables avec nos autres outils : ainsi les provisions sont-elles complétées par les dépenses enregistrées dans l’ERP.
Reporting HSE, secteur de la Chimie.

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