Née dans les années 1970 dans l’administration américaine, la méthode du budget base zéro connaît depuis environ cinq ans une nouvelle jeunesse. Reconnue comme booster de croissance dans les entreprises, elle exige de la part des contrôleurs de gestion des capacités de collecte et de consolidation plus complexes que les budgets classiques. Zoom sur une méthode qui fait la chasse aux dépenses inutiles…
Qu’est-ce que le budget base zéro au juste ?
Le principe du budget base zéro (BBZ) est simple : partir d’une page blanche et mettre un revenu en vis-à-vis de chaque dépense. Contrairement aux méthodes classiques “par reconduction”, où les prévisions sont basées (à la hausse ou à la baisse) sur celles d’une période précédente, le BBZ privilégie la production de valeur et pousse chaque manager à être créatif.
Ce sont les startups à croissance rapide (dans une approche de growth hacking), où chaque dépense doit générer un revenu, qui ont donné un nouveau souffle au budget base zéro. Dans la foulée, des entreprises de toute taille s’en sont emparées. TPE, PME, ETI et grandes société confondues, elles étaient 11 % à y recourir en France en 2017*. Aux Etats-Unis, 75 % des multinationales utilisant le BBZ en 2018 l’ont adopté au cours des trois dernières années**.
Dans tous les cas, la méthode est reconnue pour éliminer des dépenses inutiles… et aider à financer la transition numérique. Revers de la médaille : la collecte de données, l’élaboration budgétaire et le contrôle de gestion sont plus complexes. Avec le BBZ, le processus prévisionnel s’allonge et son automatisation requiert une attention particulière. Certaines entreprises optent d’ailleurs pour un déploiement partiel, ou le réservent à leurs activités nouvelles.
Le budget base zéro, trop détaillé pour l’EPM ?
Intrinsèquement, un budget base zéro suppose une collecte de données fines issues du terrain (“bas de l’échelle” ou bottom-up). Les directions financières des grandes entreprises vont naturellement s’appuyer sur leur solution EPM pour bâtir leur référentiel de données, formaliser les processus de consolidation, de simulation… jusqu’à un certain point.
Un BBZ implique en effet de descendre jusqu’à un niveau très détaillé des dépenses. Sauf à multiplier le nombre d’utilisateurs (et les coûts de licences), et sans garantie de performance, un EPM peinera à atteindre une telle profondeur de données. Avant d’être intégrées dans l’outil, les données feront donc très probablement l’objet d’une collecte à l’échelle d’une équipe, d’une filiale ou d’un département.
Comment combiner différents niveaux de granularité ?
Sur des plus petits périmètres, les TPE, PME ou ETI jusqu’à 1000 salariés, peuvent très bien construire leur budget base zéro en démarrant du terrain. La meilleure approche consiste à laisser à chaque équipe, chaque département la liberté de compiler sous Excel ses données en respectant, bien sûr, la logique dépense-coût du BBZ.
Le processus budgétaire devra ensuite consolider, toujours avec Excel, ces données “locales” pour permettre des analyses, un reporting et des simulations à l’échelle globale. Les contrôleurs de gestion disposeront ainsi d’un processus de collecte agglomérant des données fines, produites avec les niveaux de granularité pertinents pour chaque métier. En revanche, l’ensemble devra être fiabilisé pour pallier les travers des processus Excel.
Avec Gathering Tools, les responsables du budget, appuyés par leur DSI, vont pouvoir bâtir des documents de saisie rigoureusement identiques à l’existant Excel, que chaque responsable d’équipe ou département viendra alimenter à partir de ses propres données BBZ. Gathering Tools sera ainsi le garant de la fiabilité des informations, empêchant toute transmission de données contrevenant aux règles en vigueur dans l’entreprise. Il assurera le suivi des versions et des validations, garantira la cohérence des informations et la qualité des données.
Les contrôleurs de gestion pourront donc compter sur un processus de construction automatisé pour leur budget base zéro. Ils auront même la possibilité de redescendre jusqu’au niveau de données le plus fin, en retraçant toutes les étapes de la construction d’un chiffre, autrement dit jusqu’à la base zéro…
* Priorités du directeur financier 2018, PwC/DFCG
** ZBB : ce que cache l’emballement actuel, Accenture 2018
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Founded in the year 1970 in the American administration, the zero-based budgeting method has been for the past five years a new idea. Recognised as a growth booster in companies, it requires more complex collection and consolidation capacity than conventional budgets. Zoom on a method that hunts for unnecessary expenses.
Zero-Based Budgeting, priority for value creation
The principle of the zero-based budgeting (ZBB) is simple. Starting from a blank page and put an income in relation to each expenditure. Unlike conventional renewal methods, where forecasts are based, whether upward or downward, on those of a previous period, the zero-based budgeting favours value production and pushes each manager to be creative.
Some fast-growing startups, in growth hacking mode, with each expense an income must be generated, that has given new impetus to the zero-based budget. In the aftermath, companies of all sizes have seized it. Small-sized enterprise, SME, and large companies combined, 11% adopted it in France in 2017. In the United States, 75% of multinationals using ZBB in 2018 have adopted it in the last three years.
In any case, the method is recognised to eliminate unnecessary expenses and help finance the digital transformation. Flip side: Data collection, budgeting and management control are more complex. With the ZBB, the forecasting process is lengthened and its automation requires special attention. Some companies opt for a partial deployment or reserve it for their new activities.
Zero-based budget, too detailed for the EPM?
Intrinsically, a zero-based budgeting requires a collection of detailed data from the field. The financial directorates of large companies will naturally rely on their EPM solution to build their data repository, formalise the consolidation processes, simulation… to a certain extent.
A ZBB implies to go down to a very detailed level of expenditure. Except for multiplying the number of users (and licensing costs), and without any guarantee of performance, an EPM would struggle to reach such a depth of data. Before being integrated into the tool, the data will most likely be the subject of a team, subsidiary or department-wide collection. This side of the EPM, made in Excel, will have to be secured by the management controllers.
Zero-based budget: combine different levels of granularity
On smaller perimeters, small-sized enterprise or SME up to 1000 employees can very well build their ZBB by starting from the ground. The best approach is to leave each team, each department, with the freedom to compile its data in Excel, respecting, of course, the ZBB cost logic.
The budgetary process will then have to consolidate, always with Excel, this local data to allow analysis, reporting, and simulations on a global scale. The management controllers will thus have a process of collecting detailed data together, produced with the levels of granularity relevant to each business entity. On the other hand, the set of processes will have to be reliable to mitigate the faults of the processes done through Excel.
With Gathering Tools, the budget managers, supported by their IT Department, will be able to build rigorously identical input documents to the existing Excel, which each team manager or department will feed on its own ZBB data. Gathering Tools will be guarantee reliable data preventing any data transmission violating the management rules. It will ensure the monitoring of versions and validation, which will guarantee the consistency of the information and the quality of the data.
Thus, management controllers will be able to rely on an automated and reliable ZBB construction process. They will even be able to go back down to the most detailed data level, tracing all the steps of building a figure. In other words, up to base zero.
