La méthodologie projet GT (agrémentée de précieux conseils)


Avoir une méthodologie bien rodée est essentiel pour tout éditeur ou intégrateur. Même si certaines étapes sont de grands classiques, chaque acteur a ses propres spécificités. Certains ont même baptisé leur méthode projet ! Chez Gathering Tools, nous ne sommes pas allés jusque-là, mais voici tout de même une liste exhaustive des principales étapes d’un nouveau projet GT, enrichie des précieux conseils de Sandra Durand-Desgranges, directrice de notre pôle consulting.

1) Première démonstration de l’outil

Lorsqu’un prospect prend contact avec Gathering Tools pour un éventuel projet, nous programmons toujours une première démonstration générale de l’outil. Elle est réalisée par un membre de l’équipe commerciale. Si la solution intéresse, nous pouvons réaliser une maquette de démonstration sur un exemple relatif à la demande initiale (même métier ou même problématique Excel). Cette maquette ne concerne pas que les documents à convertir, mais bien toute la démarche GT : actions qui publient les documents, saisie des données, intégration dans la base et restitution.

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

L’important pour cette première étape est de prendre conscience des capacités fonctionnelles de l’outil avant tout !

2) Réalisation d’un POC avancé

Si le prospect démontre un véritable intérêt à la fin de l’étape de démonstration, nous réalisons un Proof of concept (POC) beaucoup plus détaillé. Cette fois-ci, il est construit dans son environnement, avec un exemple de campagne plus abouti, afin d’être au plus proche d’une situation réelle.

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

Ce POC est souvent révélateur pour les clients, car nous travaillons dans leur environnement, avec un process qui leur appartient. Attention par contre à ne pas vouloir brûler les étapes et tout faire tout de suite !

3) Chiffrage global en fonction de l’existant Excel

Cette troisième étape (la première pour les clients existants qui n’ont pas besoin de POC) consiste à donner un chiffrage à partir de l’existant Excel. Les fichiers qui nous sont fournis sont étudiés attentivement par l’équipe Consulting afin d’établir un premier devis global qui comprend le développement, l’accompagnement, les coûts de licence et de formation. Bref, le projet complet !

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

Chez Gathering Tools, c’est l’existant Excel qui tient lieu de cahier des charges. Nous fonctionnons ensuite en mode itératif pour adapter le projet à vos besoins, au fur et à mesure.

4) Atelier de valorisation

Les ateliers de valorisation ont pour but de convaincre les décideurs des gains pouvant être obtenus par l’implémentation de Gathering Tools. En effet, ils ne sont pas les utilisateurs du logiciel et leurs attentes sont, par conséquent, différentes. La plupart du temps, les utilisateurs attendent de GT une automatisation et une fiabilisation de leurs processus : leur priorité est de gagner du temps. Les décideurs, de leur côté, ont une vision plus stratégique et se demandent quels autres bénéfices peuvent légitimement être obtenus.

Nous déroulons alors notre méthodologie de valorisation des données. À partir de l’impact du processus sur le fonctionnement de l’entreprise, nous définissons avec le client des indicateurs clé de performance (KPI) spécifiquement adaptés au contexte : qualité des données, interopérabilité, facilité d’obtention, contribution du processus au résultat de l’entreprise… Nous valorisons chacun des KPI retenus par le client à leurs niveaux actuels, puis nous définissons quels progrès peuvent être obtenus grâce à l’implémentation du projet par Gathering Tools.

Nous définissons ensuite un tableau de bord de suivi qui permettra de contrôler, au fur et à mesure de l’avancement du projet, que les bénéfices escomptés sont effectivement obtenus. Avec le chiffrage et l’atelier de valorisation, les clients connaissent avec autant de précision le montant de leur investissement que les bénéfices engrangés !

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

Les ateliers de valorisation permettent d’éduquer les décideurs sur la valorisation des données de leur propre entreprise lorsque cela est nécessaire.  Cela leur permet d’appréhender le déploiement de Gathering Tools comme une composante de leur propre stratégie.

5) Kickoff : création d’une fiche projet

Pour faire suite à ce chiffrage, s’il a été accepté par le prospect/client, nous organisons une réunion collective. Sont présents : le métier à l’origine de la demande, sa DSI et l’équipe Consulting GT. L’objectif ? Soulever les interrogations amenées par l’analyse des fichiers, challenger les processus en place, aborder la question des workflows, des étapes de validation… À l’issue de cette réunion, une fiche projet GT est créée et partagée. Elle pose les bases des futurs échanges.

Cette fiche projet est aussi l’occasion de faire un chiffrage beaucoup plus précis. Nous affinons tous les postes du devis (paramétrages, temps expert alloué, etc.). C’est aussi l’occasion d’établir un planning, avec les délais prévus pour chaque stade du projet.

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

L’implication de la DSI, dès les prémices du projet, est très importante. Elle permet ensuite de fluidifier les échanges, de tenir les délais et d’aborder dès le départ les possibles spécificités liées à l’intégration des données au SI.

6) Cadrage avec le client

Lorsque tout est calé et décidé, la phase de cadrage démarre. Cette fois, seulement le chef de projet métier et le consultant Gathering Tools sont concernés. Nous mettons en place des ateliers pour rentrer plus en profondeur dans les processus. Quelles sont les manières de travailler, d’échanger les informations, d’intégrer les données, etc. Grâce à notre expérience, nous amenons de la robustesse dans la démarche, nous renforçons la sécurité des données, etc.

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

Cette étape de cadrage est extrêmement enrichissante pour nous comme pour le client car elle permet de véritablement se projeter dans GT, d’envisager de nouvelles manières de faire, impossible avec Excel ! Et pour qu’elle soit le plus fertile possible, je recommande systématiquement à tous les gestionnaires de campagnes de créer des référentiels de code libellés et de sortir des projets Excel informels ! C’est la clé du succès.

7) Phase de développement

Une fois le cadrage terminé, place au développement ! À cette occasion un kickoff chez le client est organisé où cette fois encore sa DSI est conviée. Nous discutons des accès serveur, des interconnexions avec les logiciels structurants, etc. En clair du déploiement de GT dans l’environnement hôte. Les développements sont ensuite réalisés au sein de notre entreprise. Dans la plupart des cas, il faut compter entre 20 et 40 jours hommes pour un premier projet.

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

Le fait que les développements soient faits en interne chez Gathering Tools peut parfois faire peur, mais les années d’expérience accumulées nous ont prouvé que c’était la manière la plus efficace de fonctionner. D’autant plus que nous organisons d’une part des comités de projet hebdomadaires avec les clients (métier) afin de les tenir informés de l’avancée de leur projet et d’autre part des comités de pilotage mensuels avec toutes les parties prenantes (DSI, métiers). Enfin, grâce au module Answer, ils peuvent tester les formulaires tout au long du projet. C’est un excellent moyen de se projeter !

8) Phase de test et de finition

Après la phase de développement, nous mettons le projet GT entre les mains du client pour qu’il réalise des tests dans son environnement. Nous livrons un manuel avec toutes les étapes de fonctionnement afin qu’il se mette en situation réelle par rapport à l’enchaînement des campagnes et la volumétrie s’il le souhaite. Nous n’intervenons que pour procéder aux derniers ajustements nécessaires.

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

Lors de cette phase de test et de finition, nous fournissons  une liste exhaustive des contraintes qu’il doit vérifier.

9) Mise en production

Enfin, quand les allers-retours liés à la phase de test sont clos, la mise en production débute. Evidemment, si besoin, les clients ont toujours accès au support projet ou technique GT. Nous restons en étroite relation avec eux.

 

L’avis de Sandra Durand-Desgranges, Directrice du Pôle Consulting

Même si le projet est en production, le client garde la main pour effectuer des modifications grâce aux questionnaires de paramétrage. C’est une véritable volonté de la part de Gathering Tools de donner de l’autonomie aux gestionnaires de campagnes, afin qu’ils ne soient pas totalement captifs comme c’est le cas chez d’autres éditeurs.