Vous aimez la science-fiction ?
Voici un scénario dystopique : demain matin, Excel a disparu.
Désinstallé. Volatilisé. À jamais indisponible.
Combien de processus critiques de votre entreprise s’arrêtent net ?
Si la réponse est “plus d’un”, vous travaillez probablement dans une Excel Company.
Rassurez-vous, ce n’est ni rare, ni honteux, mais c’est une situation qui doit être bien comprise – gérée en conséquence.
Une Excel Company n’est pas une entreprise dysfonctionnelle : C’est une organisation dans laquelle des processus métier critiques reposent sur des classeurs Excel qui sont devenus, au fil du temps, des objets de coordination, de mémoire et de décision.
Voici les 5 phrases-types que nous entendons dans ce contexte.
#1 « Personne ne sait vraiment quelle est la bonne version du fichier »
Selon une étude de McKinsey, les cadres passent en moyenne 19 % de leur temps à chercher ou consolider de l’information.
Lorsque l’information est en partie construite dans des fichiers Excel partagés par mail ou SharePoint avant d’être consolidée en fin de mois, Excel joue pleinement son rôle d’objet-frontière, mais sans mécanisme de synchronisation.
Les risques ?
- Passer plus de temps sur la gestion du processus que sur l’analyse des données
- Prendre des décisions basées sur des données partielles ou obsolètes.
#2 « Un départ ou une absence bloque tout le processus »
La recherche académique a bien montré que dans de nombreuses PME, le risque opérationnel lié aux fichiers Excel dépasse le risque IT formellement identifié.
Les classeurs Excel contiennent souvent des règles implicites (onglets masqués, macros …) qui permettent au processus de fonctionner. En ce sens, ils sont une ressource rare et précieuse, mais difficilement transférable. Et si ces règles ne sont pas identifiées et documentées, alors vous entendrez une autre réplique-culte : “C’est X qui sait comment fonctionne le fichier”. Et que de stress lorsque X part en congés !
Les risques ?
- La dépendance critique à certaines personnes
- La perte du savoir tacite du métier.
#3 « Les données Excel n’existent pas dans le système d’information »
Gartner estime que jusqu’à 40 % des solutions IT en entreprise relèvent du Shadow IT.
Et c’est une situation qui peut se révéler fonctionnelle si elle est connue, assumée et gouvernée.
Les PME disposent toutes d’un système d’information. Mais parfois, les données de l’ERP proviennent de recopies de saisies depuis Excel. Parfois, il existe des reportings « parallèles » dans Excel et souvent, les fichiers Excel sont « hors du radar » du système d’information. C’est une situation que le CSCW permet d’expliquer :
- Le système d’information capte le travail prescrit
- Excel capte le travail réel.
Le risque ?
Laisser se développer une incohérence entre chiffres “terrain” et chiffres “officiels”.
#4 « On fait les contrôles en fin de processus » (quand il est trop tard)
À quel moment vos règles métier sont-elles réellement vérifiées :
au moment de la création du document, de la saisie, ou de la consolidation ?
Dans un article devenu célèbre, Raymond Panko a démontré que les erreurs dans les tableurs sont si fréquentes qu’il parle d’un taux d’erreur quasi structurel. Excel dispose pourtant d’un grand nombre de fonctionnalités visant à détecter les erreurs (évaluation de la syntaxe, gestion des dépendances…) mais il offre une telle liberté dans la conception qu’il est difficile de vérifier a posteriori qu’un document reflète réellement le besoin métier.
Dans les faits, les vérifications et audits sont fréquemment réalisés après la conception, et les corrections apportées ne sont pas toujours documentées, surtout lorsque les échéances approchent et que les utilisateurs sont incités à « transmettre au plus vite » leurs données.
Le risque ? Le coût de la non-qualité : quel est l’impact d’une décision prise sur la base de données erronées ?
#5. « On a déjà essayé de remplacer Excel… et ça a échoué »
L’université de Cambridge a montré que de nombreux projets IT échouent non pour des raisons techniques, mais parce qu’ils tentent de faire disparaître le travail réel au lieu de l’encadrer. Quelques répliques cultes dans ce contexte ?
- « Les utilisateurs font de la résistance au changement » (La direction / la DSI)
- « L’outil est trop rigide » (Les utilisateurs)
En réalité, le diagnostic est souvent plus simple : lorsque Excel est utilisé pour coordonner le travail entre des groupes d’utilisateurs dont les rôles diffèrent, il est fondamental de comprendre les pratiques réellement mises en œuvre par les utilisateurs avant de spécifier une solution alternative. Faute de quoi, le décommissionnement d’Excel par un outil « techniquement bien supérieur » risque fort d’échouer.
Les risques ?
- Une adoption faible – ou nulle – du nouvel outil
- Un retour « officieux » à Excel
Ces répliques-cultes montrent une chose : Excel n’est pas le problème.
Le problème est que parfois, Excel a été promu au rang de système, sans être géré en tant que tel. Sans en avoir les attributs de gouvernance, de sécurité et d’intégration. C’est donc sur ces points qu’il sera nécessaire de travailler.
Une “Excel Company” n’a pas besoin de bannir Excel.
Elle a besoin de le réintégrer dans une architecture maîtrisée, où :
- l’expertise métier est préservée,
- les données sont fiables,
- le SI est enrichi,
- et le travail réel est reconnu.
Si vous avez reconnu au moins une de ces situations, la question n’est plus “faut-il agir ?”, mais “par où commencer ?”
Vous pouvez commencer par consulter :
- Notre Check-List dirigeant : sécuriser l’utilisation d’Excel
- Notre FAQ “Pourquoi remplacer Excel (et pourquoi pas complètement)”
