Dans un article LinkedIn, nous avons décrit les difficultés que rencontrent les dirigeants, notamment dans les PME, pour prendre position par rapport à l’utilisation d’Excel dans des processus critiques de leur entreprise. Cette petite check-list a pour but de rendre cette prise de conscience « actionnable ».
🔎 1. Visibilité minimale (sans chasse aux sorcières)
- ☐ Ai-je clairement accepté que des fichiers Excel existent dans mes processus ?
- ☐ Mes équipes peuvent-elles en parler sans crainte de sanction ?
- ☐ Ai-je identifié au moins les processus critiques où Excel est utilisé ?
👉 Objectif : créer la confiance pour réduire l’invisibilisation
🧱 2. Identifier les classeurs à risque (en 15 minutes)
Pour chaque fichier Excel “important”, me poser 4 questions :
- ☐ Est-il utilisé par plusieurs personnes ?
- ☐ Sert-il à valider ou déclencher une action métier ?
- ☐ Est-il modifié régulièrement ?
- ☐ Est-il indispensable au fonctionnement quotidien ?
👉 Si 2 réponses ou plus sont “oui”, alors ce fichier est critique.
🧠 3. Investir dans la prévention plutôt que dans l’audit
- ☐ Mes utilisateurs ont-ils reçu une formation minimale sur les risques Excel ?
- ☐ Sont-ils sensibilisés aux erreurs fréquentes (saisie, copier-coller, formules) ?
- ☐ Connaissent-ils les bonnes pratiques de base (structures, contrôles de cohérence, tests, sauvegardes) ?
👉 Former coûte moins cher que corriger après coup.
🧰 4. Encadrer sans rigidifier
- ☐ Des règles simples existent-elles pour les fichiers critiques ?
- Validation des données,
- Séparation saisie / calcul / données de référence
- ☐ Ces règles sont-elles compréhensibles par les métiers ?
👉 Trop de règles = risque de contournement.
👉 Trop peu = risque de chaos.
🔗 5. Replacer Excel dans l’architecture globale
- ☐ Excel est-il connecté au système d’information ou totalement isolé ?
- ☐ Existe-t-il plusieurs versions de la même donnée clé ?
- ☐ Sais-je quelle est la “source de vérité” pour chaque information critique ?
👉 Excel ne doit ni être supprimé, ni devenir un second SI.
⚖️ 6. Chercher la solution la plus efficace
- ☐ Puis-je préserver la structure métier des fichiers existants ?
- ☐ Puis-je sécuriser les flux, les validations et les données ?
- ☐ Puis-je automatiser sans casser les pratiques terrain ?
👉 La plateforme Gathering Tools a justement été conçue pour combiner ces 3 exigences. Contactez-nous pour savoir comment mettre cette solution en œuvre dans votre contexte.
