Depuis plus de 20 ans, chez Gathering Tools, nos consultants aident les entreprises à gérer leur processus métiers basés sur Excel. Et cette expérience nous a appris une chose essentielle :
Excel n’est pas le problème. Le problème, c’est l’illusion du contrôle.
Dans la majorité des organisations, Excel est partout.
Parfois officiellement. Très souvent discrètement.
Suivi d’activité, calcul de marges, consolidation de données, validation d’opérations, simulations…
Même lorsque l’entreprise dispose d’un ERP ou d’outils métiers, Excel reste souvent l’endroit où le travail réel s’organise.
👉 Le premier risque n’est pas l’utilisation d’Excel.
👉 Le premier risque, c’est de minimiser sa place, ou de croire qu’il n’existe pas.
Le mythe du contrôle total : une illusion dangereuse
Beaucoup d’organisations pensent maîtriser leurs processus parce qu’ils sont « cadrés » par des outils.
Mais dans les faits, lorsque ces outils ne couvrent pas complètement la réalité métier, les équipes s’adaptent.
Elles créent des fichiers Excel pour faire fonctionner l’activité.
Et plus le discours du management est restrictif, plus ces fichiers deviennent invisibles.
Résultat :
- Des classeurs critiques non déclarés,
- Des données non tracées,
- Au final, un faux sentiment de sécurité pour le management.
👉 Interdire Excel sans alternative fonctionnellement crédible ne supprime pas le risque.
👉 Cela le rend simplement moins visible.
Pourquoi intervenir trop tard coûte très cher
La majorité des classeurs Excel naissent avec une bonne intention :
« juste un brouillon », « temporairement », « pour dépanner ».
Puis ils évoluent :
- Ajout de règles de gestion,
- Duplication d’une période à une autre, d’une entité à une autre,
- Interventions de plusieurs utilisateurs,
- Création de liaisons de données d’un classeur à un autre
Lorsqu’un manager découvre enfin ce classeur, il est souvent déjà :
- Complexe,
- Difficile à auditer,
- Surtout, il est devenu indispensable à la réalisation du processus métier.
👉 Plus un fichier est complexe, plus le coût de détection et de correction des erreurs explose.
👉 Agir uniquement en aval est rarement rentable.
Le meilleur ratio coût / bénéfice : former les utilisateurs
Les utilisateurs d’Excel ne « déclarent » généralement pas leurs fichiers.
La stratégie la plus efficace n’est donc pas la chasse aux classeurs, mais la prévention.
Une étude menée à l’université de Novi Sad a révélé deux points clés :
- Une confiance excessive augmente la probabilité d’erreurs dans les classeurs,
- La sensibilisation aux risques les réduit significativement.
Former les utilisateurs, ce n’est pas les transformer en experts Excel. C’est leur donner :
- Des bases solides (beaucoup sont autodidactes),
- Des bonnes pratiques simples :
- Règles de gestion explicites,
- Contrôles de saisie,
- Séparation données / calculs / références,
- Documentation,
- Sauvegardes,
- Tests.
👉 Un utilisateur conscient des risques produit des fichiers plus fiables.
Une étude conduite par l’université de Caroline du Nord a montré que dans les entreprises, les utilisateurs chevronnés se distinguent notamment par :
- Une meilleure structuration de leurs fichiers
- La mise en place de stratégie de tests.
Pourquoi attendre des années que cette expérience se construise, au prix d’essais/erreurs potentiellement couteux ?
Excel crée aussi de la valeur (et parfois un avantage concurrentiel)
Se focaliser uniquement sur les erreurs serait une erreur stratégique.
Les classeurs Excel permettent souvent :
- Des adaptations locales,
- La gestion d’exceptions,
- La préservation d’un savoir-faire métier tacite.
Cette agilité est très précieuse lorsque les besoins évoluent rapidement.
Le mythe selon lequel il existerait une unique “meilleure façon” de faire est dangereux.
Un processus Excel reflète souvent ce que l’activité a de spécifique, de non standardisable.
👉 Certains fichiers Excel sont de véritables actifs immatériels de l’entreprise.
Le vrai danger : Excel isolé du système d’information
Dans un même processus, Excel peut servir :
- De formulaire,
- De base de données,
- De référentiel,
- D’outil d’analyse.
Les dirigeants sont souvent « coincés » entre deux attitudes, aussi risquées l’une que l’autre :
- Supprimer brutalement Excel des processus métier, et perdre la mémoire des pratiques,
- Ou bien laisser Excel devenir un second système d’information.
Dans ce dernier cas apparaissent :
- Des incohérences,
- Plusieurs versions de la vérité,
- Des décisions basées sur des données divergentes.
👉 Le problème n’est pas Excel.
👉 Le problème, c’est Excel isolé des données de l’entreprise.
La voie la plus efficace
La solution la plus robuste consiste à :
- Préserver la structure des fichiers Excel qui portent l’expertise métier,
- Tout en sécurisant le fonctionnement du processus :
- Garantir la qualité des données,
- Automatiser les workflows,
- Synchroniser les données avec le système d’information.
C’est exactement cette approche que nous avons retenue avec Gathering Tools :
transformer les classeurs Excel en formulaires intégrés au SI, automatiser les workflows, fiabiliser les données — sans détruire ce que les équipes ont construit.
Vous souhaitez évaluer votre niveau de « risque Excel » ? Consultez la check-list que nous avons publié sur notre site.
