{:fr}Un projet GT donne lieu à l’échange de nombreux messages entre les différentes parties prenantes.

Certains messages sont liés aux publications (collecte et restitution de données), d’autres sont inhérents au fonctionnement de la plateforme (gestion des comptes, paramétrage de l’instance, etc.)

Messages liés aux publications

Le cycle de vie d’une publication est rythmé par l’envoi de plusieurs types de messages. L’envoi des messages est activé dans les modèles, mais la rédaction des messages est généralement réalisée dans les actions de lancement, qui permettent d’enrichir les messages avec les données de la publication.

Types de messages d’une publication

Il existe 7 types de messages :

• • Lancement : émis lors de l’exécution de l’action de lancement
  • Première réponse : première réponse reçue pour l’entité (axes diffusion et axes de validation supplémentaires)
  • Réponses suivantes : réponses suivantes reçus pour l’entité (axes diffusion et axes de validation supplémentaires)
  • Refus de réponse, campagne fermée : une nouvelle réponse est reçu alors que la campagne est fermée
  • Refus de réponse, questionnaire fermé : une nouvelle réponse est reçu alors que le questionnaire est fermé
  • Relance
  • Fermeture de campagne

Les messages de lancement, de relance et de fermeture de campagne sont envoyés suite à une action de l’utilisateur gestionnaire (lancement, relance ou fermeture) ou de l’automatisation.

Les autres messages sont envoyés automatiquement par GTServer à la réception d’une réponse au questionnaire.

Destinataires des messages d’une campagne

Les destinataires des messages sont désignés de la manière suivante :

• Le correspondant : adresse mail à laquelle a été envoyé le questionnaire. Si l’adresse a été redirigée, c’est l’adresse redirigée.
• Le répondant : adresse mail de la personne qui a effectivement transmis la réponse. Cette adresse correspond au compte de l’utilisateur (s’il dispose d’un compte et a transmis sa réponse en http)), ou à l’adresse mail qui a été validée dans GTAnswer.
• Les correspondants : tous les correspondants pour une entité (y compris les axes de validation supplémentaires).
• Les répondants : tous les répondants pour une entité (y compris les axes de validation supplémentaires)

Les Champs CC et BCC des messages peuvent être remplis automatiquement par les correspondants, les répondants ou une combinaison des deux. De la même manière, le destinataire principal peut être choisi parmi le répondant ou le correspondant ou les deux.

Messages envoyés automatiquement par GTServer : première réponse, réponses suivantes, réponse refusée

Pour chaque nouvelle réponse reçue par GTServer, un mail est envoyé suivant que cette réponse est la première pour l’entité ou une réponse correctrice (nouvelle réponse pour l’entité) ou une réponse refusée pour cause de campagne fermée ou de questionnaire fermé.

Le champ A peut recevoir l’une des valeurs suivantes :

• au correspondant
• au répondant sinon au correspondant (i.e. si la validation d’adresse n’est pas utilisée)
• aux deux

Les champs CC et BCC peuvent recevoir l’une des valeurs suivantes :

• aux correspondants
• aux répondants sinon aux correspondants
• aux deux

Notes :

• Pour le message de questionnaire fermé, les champs CC et BCC ne sont pas accessibles.
• On peut toujours mettre des CC, BCC supplémentaires via la boîte de saisie à droite (les mots-clés sont également autorisés).

Messages envoyés par le gestionnaire ou l’automatisation : lancement de campagne, relance et fermeture de campagne

Choix possibles pour le champ To :

• à chaque correspondant
• à chaque répondant sinon à chaque correspondant
• Aux deux
• Adresse spécifique (à partir de la version 3.7 pour un message de relance)

L’envoi à une « Adresse spécifique » (disponible pour un message de relance à partir de la version 3.7) permet de spécifier une adresse mail directement ou au travers d’une variable (ex [[AxeRacine1]]) qui sera remplacée par la valeur de ce champ pour chaque entité relancée.

Choix possibles pour ‘CC et BCC :

• aux correspondants
• aux répondants sinon aux correspondants
• aux deux

Utilisation de variables dans les messages

Des variables ou mots-clés désignant des champs entre double crochets peuvent être utilisés dans le corps et le sujet des messages, mais également dans les zones CC et BCC des messages, ou adresse spécifique TO pour les messages de relance.

[[NomDeChamp]]

Utilisation du FOOTER dans les messages

Les utilisateurs qui ne disposent pas d’un compte auront besoin d’informations supplémentaires par rapport aux utilisateurs authentifiés. Ces informations peuvent être affichées à l’aide du FOOTER.

Le FOOTER est une section que vous pouvez insérer dans les messages GTServer et qui n’apparaitra que pour les utilisateurs sans compte.

• Tout d’abord, insérez-y le lien permettant de télécharger l’application GTAnswer.

Pour la fourniture des documents (questionnaires et tableaux de bord), 2 cas se présentent :

• • Si le serveur GTWeb est ouvert sur l’extérieur et que les utilisateurs peuvent s’y connecter alors vous pouvez utiliser l’URL de publication. Cela fournira aux utilisateurs un hyperlien permettant de télécharger le document
  • Si le serveur GTWeb n’est pas ouvert sur l’extérieur et que les utilisateurs ne peuvent s’y connecter alors n’insérez pas l’URL de publication. Ainsi, le document sera automatiquement ajouté en pièce attachée au mail.

Notifications

Les notifications apparaissent sur la page d’accueil. Elles sont également transmises par mail, sauf si l’utilisateur a demandé à ne plus les recevoir dans les paramètres de son compte. Si l’utilisateur autorise les notifications par mail, alors l’ensemble des notifications lui sera transmis, il n’est pas possible de choisir quelles notifications transmettre par mail.

Les notifications sont liées aux publications. Elles sont transmises aux utilisateurs possédant a minima un droit de lecture sur l’entité concernée. Elles répondent aux évènements suivants :

• Nouvelle publication
• Nouveau brouillon
• Nouvelle réponse
• Réponse validée
• Réponse invalidée
• Publication fermée

Les  messages de notifications ne peuvent pas être modifiés.

Message de création de compte

Le message de création de compte est un cas particulier : il n’est pas directement lié à un modèle ni à une entité et n’apparait pas dans les notifications. Il s’agit du message transmis par une action de création de compte et devant contenir a minima les informations permettant à l’utilisateur de configurer l’instance dans son client :

• Le lien de configuration : variable [[URL_INSTANCE_PARAMS]]
• Le login de l’utilisateur : variable [[USER_LOGIN]]
• Le mot de passe temporaire, que l’utilisateur devra modifier lors de la première connexion : variable  [[USER_PASSWORD]]

{:}{:en}A GT project gives rise to the exchange of many messages between the different stakeholders.

Some messages are related to publications (data collection and rendering); others are inherent to the functioning of the platform (account management, instance configuration, etc.)

Messages related to publications

The life cycle of a publication is punctuated by the sending of several types of messages. The sending of messages is activated in the templates, but the writing of messages is generally carried out in the launch actions, which allow the messages to be enriched with data from the publication.

Types of messages in a publication

There are 7 types of messages:

• Launch: issued when the launch action is executed
• First response: first response received for the entity (diffusion axis and additional validation axis).
• Subsequent responses: subsequent responses received for the entity (diffusion and additional validation axis)
• Rejection of response, closed campaign: a new response is received while the campaign is closed
• Rejection of response, questionnaire closed: a new response is received while the questionnaire is closed
• Relaunch
• Campaign closed

The launch, relaunch and closing messages of a campaign are sent following an action of the user manager (launch, relaunch or closing) or the automation.

The other messages are sent automatically by GTServer when a response to the questionnaire is received.

Recipients of the messages of a campaign

The recipients of the messages are designated as follows:

• The correspondent: email address to which the questionnaire has been sent. If the address has been redirected, it is the redirected address.
• The respondent: email address of the person who actually sent the response. This address corresponds to the user’s account (if he/she has an account and has sent his/her response in http) or to the email address that has been validated in GTAnswer.
• The correspondents: all the correspondents for an entity (including the additional validation axis).
• Respondents: all respondents for an entity (including additional validation axis)

The CC and BCC fields of the messages can be filled in automatically by the correspondents, the respondents or a combination of both. In the same way, the main recipient can be chosen among the respondent or the correspondent or both.

Messages sent automatically by GTServer: first response, subsequent responses, rejected response

For each new response received by GTServer, an email is sent depending on whether this response is the first for the entity or a corrective response (new response for the entity) or a rejected response due to a closed campaign or a closed questionnaire.

Field A can receive one of the following values:

• to the correspondent
• to the respondent if not to the correspondent (i.e. if the address validation is not used)
• to both

The CC and BCC fields can receive one of the following values:

• to the correspondents
• to the respondent otherwise to the correspondent
• to both

Notes:

• For the closed questionnaire message, the CC and BCC fields are not accessible.
• You can always put additional CC, BCC via the input box on the right (keywords are also allowed).

Messages sent by the manager or the automation: campaign launch, relaunch and campaign closure

Possible choices for the To field:

• to each correspondent
• to each respondent otherwise to each correspondent
• to both
• specific address (from version 3.7 for a reminder message)

Sending to a « Specific address » (available for a reminder message from version 3.7) allows you to specify an email address directly or through a variable (e.g. [[RootAxis1]]) which will be replaced by the value of this field for each entity reminded.

Possible choices for ‘CC and BCC :

• to the correspondents
• to the respondents otherwise to the correspondents
• to both

Use of variables in messages

Variables or keywords designating fields enclosed in double brackets can be used in the body and subject of messages, the CC and BCC fields of messages, or specific TO addresses for relaunch messages.

Generalities

Variables can be used in the messages (or in the names of files produced by qst or xls) to create « dynamic » messages or file names that will be different according to the recipients.

They are written as the field name enclosed in double brackets:

[[FieldName]]

The so-called « system » variables such as the sending date, the receiving date, etc… are proposed by GTServer

In general, variables (system or non-system) can be available in messages (« msg »: subject or body of the message) or the names of sent files (« file »: name of qst attachments or rendering files).

The availability also depends on the context: a date of reception variable cannot be used in a launch message.

Variables corresponding to components of the root of the questionnaire can be used with the hash prefix # (e.g. [[#FieldName]]); these variables will be substituted by the values returned by the correspondents (and not the values sent to the correspondents).

Access to variables when editing messages and file names is usually done by right-clicking in the GTAnswer editing dialog box (the # suffix will have to be added manually, however).

Type of variable                                 Source data                                                        Context of use

[[FieldName]]          Field present in the kernel of the launch action

or

Field present in the root of the questionnaire

AND fed by a table associated with a compartment                                       – Subject and body of

messages, direct recipients

(To), CC and BCC of messages

– File names ( renderings on

Excel or Qst template).

[[#FieldName]]             Field present in the kernel of the launching action

or

Field present in the root of the questionnaire

This variable is replaced by the value returned in the response (can be calculated by a

formula in the questionnaire) 

                                                                                                                                 – Subject and body of messages, direct recipients (To), CC and BCC

of messages

                                                                                                                      Cannot be used for launch messages

[[System variable]]                 produced by GT                             – Subject and body of messages

-File names (renderings on Excel or Qstx

template) Some pop-up menu variables cannot be used for certain messages (e.g. the date of                    reception for the launch message)

Different copy recipients depending on the entities

The CC and BCC fields of the messages can refer to fields of the kernel or the root compartment, with the syntax [[FieldName]], but cannot refer to system variables.

This can be useful to associate different copy recipients depending on the entity: a field in the kernel or root will contain the copy recipients (separated by commas and not semicolons), this field will be used as a variable (in double brackets) in the CC or BCC field.

The copy recipient can even depend on the response sent in the questionnaire (use the prefix # in the variable).

Date display

The dates/times can be generated in the time zone of the GTServer service account.

This option is enabled in the GTServer instance configuration (via GTAdmin)

List of system variables

Here is the list of variables provided by GTServer.

Variable                              Description                                         Availability                              Remarks

MODEL_NAME          Name of the template                             msg, file

MODEL_FILE             Name of the msg template file               (qst/xls)

DATE_LAUNCH          Date/time of execution of the action       msg                            In the time zone specified in the instance

DATE_ANSWER        Date/Time of sending the response          msg                  In the time zone specified in the instance

DATE_RECEPTION      Date/Time of reception (ie via polling)   msg                  In the time zone specified in the instance

DATE_REFUSED         Date/Time of refusal of the response      msg                 In the time zone specified in the instance

DATE_ARRETE               Statement date                                    msg, file                In the locale of the GTServer station

ANSWER_STATUS       Status of the response                      msg                       In one of the following strings:

– Pending

– Validated

– Invalidated

– No response

PUBLISH_URL             Publication url                              msg                           url to download the questionnaire via GTWeb,

PUBLISH_SETUP        Answer setup URL                    msg                              url to download the Answer update when GTWeb is installed and the SetupAnswer.exe file is in the GTServer installation directory,

VALID_COMMENT      Comment of validation of the response.    msg

VALID_VALIDATOR       Validator of the response       msg

VALID_TIME                Validation date/time of the response     msg               In the time zone specified in the instance

Notifications

The notifications appear on the home page. They are also sent by email unless the user has asked to stop receiving them in the account settings.

Notifications on the home page

Notifications are linked to publications. They are sent to users who have at least a read right on the entity concerned. They respond to the following events:

• New publication
• New draft
• New response
• Validated response
• Invalidated response
• Publication closed

Notification messages cannot be edited.

Account creation message

The account creation message is a special case: it is not directly linked to a template or an entity and does not appear in the notifications. It is the message sent by an account creation action and must contain at least the information allowing the user to configure the instance in his client:

• The configuration link: variable [[URL_INSTANCE_PARAMS]]
• The user’s login : variable [[USER_LOGIN]]
• The temporary password, which the user has to change at first login: variable [[USER_PASSWORD]]

{:}