“Nous avons un ERP / un EPM. Pourquoi nos équipes utilisent-elles encore Excel ?”
Parce que les ERP et les EPM ont été conçus pour gérer des processus stabilisés, structurés et gouvernés.
Or, une grande partie du travail réel dans les entreprises repose sur :
- Des arbitrages,
- Des hypothèses,
- Des consolidations locales,
- Des ajustements organisationnels,
- Des analyses intermédiaires,
- Des données incomplètes ou évolutives,
- Des échanges entre métiers.
Ces situations impliquent de la souplesse, de l’exploration et des adaptations permanentes.
Excel est souvent utilisé non pas parce qu’il est “meilleur” que le SI, mais parce qu’il permet aux équipes de travailler malgré l’incertitude et les limites des outils existants.
Pourquoi les processus collaboratifs complexes finissent-ils souvent dans Excel ?
Parce qu’un processus collaboratif réel ne consiste pas seulement à saisir des données dans un formulaire.
Il faut souvent enrichir des informations progressivement, partager des hypothèses, construire des analyses collectivement, gérer des exceptions et adapter localement les méthodes de travail.
Les ERP et les EPM excellent lorsqu’il faut :
- Appliquer des règles stables,
- Centraliser des données normées,
- Automatiser des traitements répétitifs,
- Sécuriser des workflows formels.
Mais ils deviennent plus rigides lorsque :
- Les données n’existent pas encore,
- Les règles métier évoluent rapidement,
- Les pratiques diffèrent selon les équipes,
- Les utilisateurs doivent explorer avant de formaliser.
C’est précisément dans cet espace que les tableurs prospèrent.
Est-ce un problème que les utilisateurs travaillent dans Excel ?
Excel n’est pas intrinsèquement un problème.
Dans de nombreuses entreprises, les classeurs Excel :
- Matérialisent l’expertise métier,
- Capturent des règles tacites,
- Servent de support de coordination,
- Conservent la mémoire des décisions,
- Permettent l’adaptation locale.
Le problème apparaît lorsque ces processus deviennent :
- Invisibles pour l’IT,
- Dépendants de quelques experts,
- Impossibles à gouverner,
- Difficiles à auditer,
- Sources d’erreurs ou de ressaisies,
- Déconnectés du système d’information.
Autrement dit : le risque ne vient pas de l’existence d’Excel, mais de l’absence de réelle gouvernance autour des processus qu’il supporte.
Pourquoi les projets visant à “remplacer Excel” échouent-ils souvent ?
Parce qu’ils cherchent fréquemment à remplacer un outil… sans comprendre le travail qu’il permet réellement d’accomplir.
Un fichier Excel métier n’est généralement pas une simple base de données, un formulaire mal conçu ou une anomalie temporaire.
C’est souvent un compromis construit progressivement par les utilisateurs pour faire fonctionner un processus réel.
Beaucoup de projets échouent car ils tentent de :
- Rigidifier trop tôt un processus encore évolutif,
- Imposer une structure avant la phase d’exploration,
- Supprimer les adaptations locales,
- Centraliser des pratiques qui reposent sur des contextes métier spécifiques.
Le résultat n’est généralement pas celui escompté :
- Baisse d’adoption,
- Retour aux fichiers Excel parallèles,
- Multiplication du Shadow IT,
- Perte d’informations utiles,
- Résistance au changement.
Pourquoi les ERP / EPM ont-ils du mal à gérer les données “réflexives” ?
Parce qu’ils sont conçus principalement pour gérer des données structurées et stabilisées.
Or les processus collaboratifs mobilisent aussi des données réflexives : prévisions, scénarios, arbitrages, hypothèses et justifications.
Ces informations n’existent souvent nulle part ailleurs. Elles émergent progressivement, sont construites collectivement, nécessitent des échanges humains et dépendent fortement du contexte local.
C’est pourquoi elles circulent généralement dans des tableurs, des emails ou de simples conversations.
Les ERP savent très bien gérer les données validées. Ils gèrent beaucoup moins bien la phase de construction collaborative de ces données.
Pourquoi les utilisateurs résistent-ils souvent aux nouveaux outils ?
Parce que changer d’outil revient souvent à modifier leurs méthodes de travail, leurs repères visuels, leurs routines et leurs mécanismes de coordination.
Dans les projets de transformation, la résistance vient rarement d’un “refus du changement” en tant que telle. Elle vient souvent du fait que :
- Le nouvel outil réduit la capacité d’adaptation,
- Les exceptions deviennent impossibles à gérer,
- Les échanges informels disparaissent,
- Certaines expertises deviennent difficiles à exprimer,
- Les utilisateurs perdent leurs artefacts de travail.
Lorsqu’un processus est critique, les utilisateurs recréent alors des fichiers Excel parallèles pour retrouver cette flexibilité.
Pourquoi les entreprises continuent-elles malgré tout à investir dans les ERP et les EPM ?
Parce qu’ils restent indispensables.
Les ERP et les EPM apportent cohérence, gouvernance, sécurité et auditabilité. Ce sont également d’excellents outils de consolidation et ils constituent un important référentiel partagé.
Le problème apparaît lorsqu’on leur demande de remplacer totalement les espaces de travail collaboratifs flexibles nécessaires au travail réel.
En pratique, les entreprises ont besoin des deux :
- Des systèmes structurés pour gouverner,
- Des espaces souples pour construire les données.
Que manque-t-il souvent entre Excel et le système d’information ?
Une couche intermédiaire capable de :
- Préserver la souplesse des pratiques métier,
- Sécuriser les échanges,
- Structurer les données progressivement,
- Connecter les processus collaboratifs au SI,
- Maintenir la gouvernance,
- Conserver la mémoire des échanges.
C’est précisément l’espace que couvrent difficilement les ERP, les EPM, mais aussi les outils no-code classiques, et les workflows trop rigides.
Comment Gathering Tools répond-il à ce problème ?
Gathering Tools permet de transformer les classeurs Excel existants en formulaires collaboratifs sécurisés et connectés au système d’information.
L’objectif n’est pas de supprimer brutalement les pratiques métier existantes mais plutôt de préserver l’expertise encapsulée dans les fichiers, de réduire la résistance au changement, d’améliorer la qualité des données, tout en automatisant les workflows, et en sécurisant les échanges.
Que devient concrètement un fichier Excel dans Gathering Tools ?
Un classeur Excel va devenir un modèle de formulaire ou de tableau de bord structuré et distribué. Il sera alors inséré dans un workflow collaboratif et synchronisé au système d’information.
Techniquement, Gathering Tools :
- Conserve l’apparence et la logique métier du document,
- Structure les données en compartiments synchronisables
- applique des règles de gestion afin d’empêcher les transmissions incomplètes ou incohérentes,
- historise les échanges,
- trace les validations,
- automatise les relances et les circuits de validation.
Les utilisateurs continuent à travailler dans un environnement familier, tout en bénéficiant d’une gouvernance renforcée. Et tous les traitements de données sont automatisés, en lien avec les données de votre SI.
Gathering Tools remplace-t-il Excel ?
Non.
Gathering Tools considère qu’Excel joue un rôle légitime dans de nombreux processus métiers.
L’enjeu n’est pas d’éliminer les tableurs mais plutôt de :
- Sécuriser leur usage,
- Reconnecter les données au SI,
- Gouverner les workflows,
- Réduire les risques,
- Préserver la capacité d’adaptation des équipes.
Comment Gathering Tools évite-t-il de rigidifier les processus ?
Gathering Tools a été conçu pour préserver la flexibilité opérationnelle.
Par exemple :
- Un utilisateur peut être autorisé à exporter son formulaire vers Excel pour travailler localement,
- Les données peuvent ensuite être réimportées avec contrôle d’intégrité,
- Un formulaire peut être transféré à un acteur non prévu initialement, sous réserve qu’il soit autorisé à le faire.
- Les échanges restent traçables dans tous les cas,
- Les versions successives sont conservées,
- Les discussions restent attachées au contexte métier.
Cette approche permet :
- L’adaptation locale tout en garantissant la qualité des données
- La réduction des ressaisies,
- La continuité opérationnelle,
- La préservation de la mémoire métier.
En résumé : ERP ou Excel ?
La bonne question serait plutôt : “Comment gouverner efficacement les processus collaboratifs réels sans détruire la capacité d’adaptation des équipes ?”
Les ERP et les EPM structurent l’entreprise.
Les tableurs permettent souvent au travail réel de fonctionner.
Gathering Tools agit comme une couche de réconciliation entre ces deux mondes :
- la souplesse du terrain,
- et les exigences du système d’information.