Gathering Tools est-il un produit permettant de consolider des feuilles Excel ?
Non. Gathering Tools est une solution de collecte de données qui convertit les classeurs Excel des utilisateurs en formulaires et tableaux de bord, et assure le workflow et l’intégration au système d’information.
Toutes les fonctions d’Excel sont-elles reproduites ?
Réponse courte : oui. Dans le détail, Excel est un outil qui peut être utilisé dans un très grand nombre de cas. En revanche, la mission de Gathering Tools se décline en 3 objectifs :
- Automatiser les processus d’échanges de données
- Augmenter la qualité des données
- Diminuer les coûts de développement et de maintenance.
Arbitrage des fonctionnalités
Ces objectifs nous permettent de classer les fonctionnalités d’Excel en 4 catégories :
- Ignorées. Les fonctionnalités « hors sujet » par rapport à nos 3 objectifs ne seront pas implémentés. C’est par exemple le cas des « modèles de données » Excel. Dans un projet GT, le modèle de données est défini dans la base client avec laquelle les documents sont synchronisés. Seront également ignorées les fonctionnalités que nous rangeons dans la sous-catégorie « Evil » : il s’agit de fonctionnalités qui engendrent des couts de développement que GT cherche justement à diminuer
- ISO. Il s’agit des fonctionnalités alignées avec nos objectifs et qui seront donc intégralement reproduites.
- Remplacées. Cette catégorie regroupe les fonctionnalités alignées avec nos objectifs mais dont l’implémentation dans Excel engendre des coûts de développement / maintenance que GT peut justement diminuer. Dans ce cas, la fonctionnalité Excel est remplacée par une fonctionnalité GT. L’utilisateur final ne devrait remarquer aucune différence, mais le développement et la maintenance du projet seront considérablement facilités.
- Nouvelles. Il s’agit de fonctionnalités sans équivalent direct dans Excel.
La tableau ci-dessous regroupe les catégorie et liste quelques exemples de fonctionnalités.
Ai-je la possibilité de remplacer mes macros Excel ?
Les Macros Excel ne sont pas directement reproduites lors de la création de documents GT. En revanche, il y a de grandes chances que les fonctionnalités que vous aviez développé dans vos macros soient directement disponibles dans Gathering Tools – et sans plus avoir de code à écrire.
En effet, on peut globalement classer les Macros Excel en 2 familles :
Macros orientées « Client »
Les macros orientées client sont généralement utilisées pour fiabiliser les processus d’échange (par exemple : empêcher l’utilisateur de modifier certaines plages de cellules, de créer des données invalides, d’enregistrer un document s’il n’obéit pas certaines règles, le sauvegarder dans un répertoire spécifique avec un nom spécifique, etc.) Toute ces opérations sont nativement assurées par Gathering Tools :
- Les documents GT sont nativement non-modifiables pour les utilisateurs. Ils ne peuvent que les consulter et y ajouter des données sur les périmètres que leur sont affectés. Ces périmètre peuvent être totalement dynamiques.
- La transmission d’information dans GT n’implique pas l’envoi d’un fichier : les utilisateurs ont accès à des fils de discussion dans lesquels se trouvent les documents publiés à leur intention. Depuis le fil de discussion, ils peuvent consulter les documents et transmettre leurs données, étant entendu que la transmission ne sera autorisée que si les données fournies correspondent aux règles de gestion implémentées lors du paramétrage.
- Le système de publications de GT gère automatiquement l’archivage, le versionning et la traçabilité.
Macros orientées « Serveur »
Les macros orientées serveur sont généralement utilisées pour gérer les données issues des différents classeurs Excel impliquées dans le processus (par exemple, copier des plages de cellules contenant les données saisies par les utilisateurs et les coller dans des onglets « techniques » où elles seront réorganisées en vue de leur utilisation par un autre classeur ou un outil tiers).Là encore, ces opérations sont nativement assurées par Gathering Tools :
- Les données saisies par les utilisateurs sont automatiquement réorganisées à l’aide des compartiments du document pour être intégrées dans la base de données. Depuis la base, elles sont automatiquement disponibles pour les workflows GT ou pour vos outils tiers.
- Le cas échéant, vous pouvez réaliser tout type de transformation de données à l’aide d’actions SQL, ces actions pouvant elles-mêmes être totalement automatisées pour être déclenchées suite à un évènement prédéterminé à l’aide de déclencheurs ou de notre API.
Mes fichiers contiennent énormément de données ! GT pourra-t-il gérer cette volumétrie ?
Comme Excel, les documents GT peuvent contenir 255 onglets, chaque onglet pouvant contenir 4095 colonnes et 1 048 575 lignes. Le volume de données que peut contenir un document est donc identique.
Pour autant, dans le cadre d’un processus de collecte et d’analyse de données, Gathering Tools va se révéler bien plus efficace qu’Excel sur les gros volumes de données :
- Les documents GT sont automatiquement « découpés » lors de leur publication. Ainsi, chaque utilisateur recevra un document ne contenant que les données de son périmètre : il n’est plus nécessaire de copier la totalité du référentiel dans tous les documents.
- De plus, l’archivage des données ne se fait plus dans des classeurs Excel mais dans une base de données, dont la capacité est virtuellement illimitée (524 Petabytes pour la version Standard de SQL Server)
Les mises en forme conditionnelles avancées sont-elles reproduites ?
Les documents GT reproduisent les mises en forme conditionnelles d’Excel, y compris les « nouvelles » (ie : apparues avec Excel 2007). Les barres de données, nuances de couleurs et jeux d’icônes sont ainsi disponibles dans les documents GT.
2 limites techniques sont toutefois posées : pour les barres de données, les paramètres « Valeurs négatives et axe » et « Orientation de la barre » ne sont pas gérés pour le moment