Pourquoi Excel est-il encore utilisé dans des processus critiques ?
Parce qu’Excel est universel, flexible et immédiatement appropriable. Il permet d’adapter rapidement un processus métier à des réalités locales, évolutives et parfois mal formalisées. Dans de nombreuses organisations, Excel sert de point de rencontre entre des métiers hétérogènes, des niveaux hiérarchiques différents et des systèmes d’information fragmentés.
Quels sont les risques d’un processus critique basé sur Excel ?
Les principaux risques concernent :
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la qualité des données (erreurs de saisie, copier-coller, formules modifiées),
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la traçabilité (versions multiples, échanges par mail),
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la dépendance aux personnes (macros, savoir tacite),
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le temps passé à préparer, vérifier et consolider les fichiers,
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la difficulté d’audit et de conformité.
Ces risques sont bien réels, mais ils ne suffisent pas à expliquer pourquoi Excel persiste : s’il est encore là, c’est également parce qu’il répond à des besoins que d’autres outils couvrent mal.
Quand remplacer Excel par un outil dédié ?
Dans le cadre d’un processus métier, il devient nécessaire de remplacer Excel lorsque :
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le volume de données augmente,
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le nombre d’acteurs impliqués devient important,
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la fréquence des échanges s’accélère,
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les exigences de fiabilité, de sécurité ou de conformité se renforcent,
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le coût opérationnel du processus devient excessif.
Dans ces cas, Excel devient un goulot d’étranglement, non pas parce qu’il est intrinsèquement « mauvais », mais parce qu’il n’a pas été conçu pour orchestrer des workflows distribués à grande échelle.
Pourquoi les projets de remplacement d’Excel échouent-ils souvent ?
Parce qu’ils tentent fréquemment de supprimer le processus réel au lieu de le comprendre.
Les échecs surviennent lorsque le nouvel outil :
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impose un modèle trop rigide,
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fige prématurément des besoins encore instables,
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supprime les marges d’adaptation locale,
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transforme des acteurs métiers en simples exécutants.
Résultat : non-adoption, contournement, recréation de fichiers Excel « cachés » ou retour pur et simple à l’ancien système.
Faut-il éliminer complètement Excel ?
Non. Excel reste un excellent outil :
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d’exploration,
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de simulation,
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de travail local,
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de compréhension des données.
Le problème n’est pas Excel en tant que tel, mais son usage comme infrastructure centrale de collecte, de coordination et de mémoire organisationnelle.
Que faut-il préserver lorsqu’on remplace un processus Excel ?
Un remplacement réussi doit préserver :
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la logique métier existante,
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la mémoire des itérations passées,
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les capacités d’ajustement local,
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l’autonomie des équipes,
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la compréhension partagée des indicateurs.
Autrement dit, il ne s’agit pas seulement de migrer des données, mais de transposer une expertise fonctionnelle.
Comment Gathering Tools aborde-t-il ce problème ?
Gathering Tools ne cherche pas à « tuer Excel », mais à :
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sortir Excel de son rôle d’orchestrateur central,
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fiabiliser la collecte et les échanges de données,
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conserver la logique fonctionnelle construite par les équipes,
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réduire le coût opérationnel sans détruire ce qui fonctionne.
L’objectif est de transformer progressivement un processus Excel en un dispositif plus robuste, sans rupture brutale ni perte de sens.
Comment savoir si un processus Excel doit être remplacé ?
Un bon indicateur n’est pas la présence d’Excel, mais la réponse à ces questions :
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Le processus est-il compréhensible sans ses créateurs ?
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Peut-on expliquer clairement qui fait quoi, quand et pourquoi ?
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Le coût humain est-il maîtrisé ?
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Les erreurs sont-elles détectables et explicables ?
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Excel est-il un support de travail… ou un système critique déguisé ?
Si Excel est devenu le seul garant de la cohérence globale, alors la question d’un outillage complémentaire se pose.