Comment diminuer l’effet silo pour améliorer la gestion Supply Chain ?


Depuis plusieurs années, les grands managers s’échinent à casser les silos en entreprise et leurs effets pervers. Néanmoins, il y a encore beaucoup de travail. Prenons l’exemple des départements Finances et Supply Chain : il n’est pas rare de constater un manque flagrant de communication. Chacun oeuvre dans son coin, détermine ses propres objectifs… Pourtant les flux financiers sont des flux comme les autres et devraient intéresser la Supply Chain. Même chose du côté de la finance qui a beaucoup à apprendre des données liées aux flux physiques de l’entreprise. Le développement de la notion de Digital Workplace va dans le bon sens en incitant les différents services à revoir leur organisation et à s’ouvrir. Mais, concrètement, quels sont les bénéfices de la réduction de l’effet silo, pour la Supply Chain, comme pour l’entreprise dans sa globalité ? Comment y parvenir ?

Profiter des données des autres départements pour améliorer la Supply Chain

Afin de pouvoir améliorer la gestion de la Supply Chain dans son ensemble, il est indispensable de bénéficier d’indicateurs pertinents et transversaux. C’est à ce besoin que les logiciels SCM (Supply Chain Management) sont supposés répondre. Malheureusement, toutes les fonctions concernées par le SCM (les achats, la logistique, la production, le commercial…) ne sont pas intégrées directement à la direction Supply Chain. Par conséquent, malgré l’utilisation d’un outil commun et la mise en place de démarches S&OP ou DDMRP, il reste difficile d’effectuer des arbitrages et de choisir des mailles fines pour la définition de la stratégie. D’autant que certaines données sortent du périmètre du logiciel, chaque département étant équipé de ses propres outils.

Pourtant, l’analyse des indicateurs provenant du SCM peut permettre d’identifier certains coûts cachés importants à connaître pour les arbitrages. Puisque nous parlions de mailles, prenons l’exemple des unités commerciales : les volumes utilisés ne sont pas toujours optimisés pour la gestion des stocks. Cela engendre donc des coûts importants et présente des risques pour l’entreprise. Car, nous ne vous apprendrons rien, les stocks ne sont pas créateurs de valeur. Afin de résoudre cela, de plus en plus de magasins, dans le retail notamment, utilisent le grain le plus fin et pratiquent la gestion unitaire. Ce sont évidemment des gains de performance pour la Supply Chain qui adapte ses flux en fonction de quantités précisément calculées. Bien sûr, encore faut-il que les données remontent correctement et soient fiables.

Dernier exemple : être capable de connaître en temps réel les évènements liés au marketing. Un influenceur s’est emparé de l’un de vos produits et vient d’en faire la promotion sur son réseau social favori ? Mieux vaut que la Supply Chain en soit avertie rapidement afin de ne pas risquer la rupture de stock, allonger les délais de livraison, etc. et finalement créer un bad buzz de ce qui était initialement une belle opportunité commerciale.

Faire profiter des données Supply Chain aux autres départements

Évidemment, si la Supply Chain peut profiter des données des autres départements, elle peut (et doit) aussi faire profiter de sa science au reste de l’entreprise. Encore une fois, prenons des exemples spécifiques.

Un logiciel TMS (Transport Management System) peut, par exemple, être très utile pour les directions financières. Dans le cas d’achats ou de livraisons à l’international, le transport est une composante importante du prix. Il est donc possible grâce aux données collectées dans le TMS, de donner un coût de livraison par client. Mieux : on peut même calculer le coût d’un produit complet grâce à la génération d’une vision analytique du coût de revient du transport par produit livré ou acheté. Les données provenant du logiciel TMS peuvent aussi améliorer la qualité de service globale en fiabilisant les délais d’approvisionnement et de livraison. Les commerciaux sont alors en mesure de donner (et s’engager sur) des délais précis : la satisfaction client s’en voit donc améliorée.

Bien évidemment les données Supply Chain peuvent aussi venir alimenter des domaines comme la BI, la GMAO, les logiciels RSE, etc. En étant à l’origine de masses de données conséquentes et très stratégiques pour l’entreprise, il est effectivement tout à fait essentiel (et logique) qu’elle vienne enrichir les bases de données des autres logiciels structurants de l’entreprise.

Créer des processus d’échanges et de collecte transversaux et simples

Afin de parvenir aux situations idéales présentées dans les deux paragraphes précédents, il est important de trouver des moyens de communiquer entre les différents services, humainement, mais aussi technologiquement. Car, nous sommes bien d’accord, la majorité des transferts de connaissance se font aujourd’hui par des échanges de fichiers, la mise en place d’API entre l’ERP et les autres solutions logicielles, etc.

Cependant, chercher absolument à partager les informations via le SCM n’est pas forcément la meilleure réponse. La lourdeur et la rigidité de ces logiciels peuvent entraver le bon fonctionnement de cette collaboration interservices. Si le service commercial doit ressaisir des données dans le SCM et ne peut pas les entrer comme il le souhaite (problème de mesure de référence, pas d’export possible, etc.), il y  a fort à parier que les formulaires restent désespérément vides. Quant à un développement spécifique, cette option est souvent à oublier pour des questions de coûts ou de risque de plomber les performances du SCM.

Certaines solutions ont toutefois vu le jour comme l’ESB (Entreprise Service Bus) dans le retail qui permet de distribuer efficacement les données dans un environnement omnicanal, ou encore l’EAI (Enterprise Application Integration), une architecture intergicielle permettant à des applications hétérogènes de gérer leurs échanges. En revanche, même ces nouvelles technologies ont leurs limites et de très nombreux échanges ont encore lieu au travers de simples classeurs Excel.

Et si finalement, ce n’était pas une mauvaise nouvelle ? Si, finalement, Excel n’était pas le meilleur moyen de casser les silos au sein de l’entreprise ? En effet, les tableurs sont des outils connus de tous, complètement interopérables, extrêmement souples… Bref, leurs avantages ne sont plus à démontrer. Mais, car il y a un mais, ils ont aussi beaucoup d’inconvénients : sécurisation, fiabilité des données, gestion des versions, connexion au SI… Mais si vous en êtes là de votre réflexion, sachez qu’il existe une solution parfaitement adaptée à votre situation : Gathering Tools. Vous allez pouvoir convertir tous les fichiers Excel qui servent aux échanges de données en formulaires sécurisés et synchronisés aux données de votre système d’information. il est alors possible de gommer toutes les imperfections d’Excel pour ne garder que ses atouts. Vous serez dès lors en mesure de partager simplement toutes les données de l’entreprise évoluant hors des logiciels métiers (et donc du SI) pour que chacun profite des connaissances de l’autre.